Mua hàng không có hóa đơn đầu vào là tình huống thường gặp khi doanh nghiệp, hợp tác xã thu mua nông sản trực tiếp từ nông dân. Tuy nhiên, việc không có hóa đơn khiến nhiều kế toán lo ngại: Liệu chi phí này có được tính hợp lệ? Doanh nghiệp có được xuất hóa đơn đầu ra không? Và cần xử lý như thế nào để tránh bị loại chi phí hoặc xử phạt khi cơ quan thuế kiểm tra? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ căn cứ pháp lý và hướng dẫn chi tiết để xử lý đúng, an toàn cho doanh nghiệp.
I. Mở đầu: Đặt vấn đề
- Giới thiệu bối cảnh:
- Doanh nghiệp chế biến, hợp tác xã, thương mại nông sản thường xuyên mua nguyên liệu trực tiếp từ nông dân, hộ gia đình, cá nhân sản xuất nhỏ lẻ.
- Tuy nhiên, người bán không thuộc đối tượng phải xuất hóa đơn => bên mua không có hóa đơn đầu vào.
- Vấn đề phát sinh:
- Không có hóa đơn đầu vào => ảnh hưởng đến việc xuất hóa đơn đầu ra.
- Dễ bị loại chi phí, không được khấu trừ thuế, có nguy cơ bị xử phạt khi quyết toán thuế.
- Câu hỏi đặt ra:
- Doanh nghiệp có được xuất hóa đơn đầu ra khi không có hóa đơn đầu vào?
- Kế toán cần làm gì để hợp lệ, đúng quy định, không bị phạt?
II. Vì sao mua hàng nông sản không có hoá đơn?
Việc mua hàng hóa nông sản từ người nông dân nhưng không có hóa đơn là thực tế phổ biến và không vi phạm quy định pháp luật. Lý do là vì:
2.1. Nông dân không thuộc đối tượng phải kê khai, nộp thuế
Theo quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn như Thông tư 40/2021/TT-BTC, các cá nhân, hộ gia đình chỉ phát sinh thu nhập từ sản xuất nông nghiệp thuần túy không thuộc diện chịu thuế, và không phải đăng ký kinh doanh, không phải kê khai thuế.
Do đó, họ cũng không cần và không được cấp hóa đơn như các doanh nghiệp hay hộ kinh doanh.
2.2 Không có mã số thuế, không sử dụng hóa đơn điện tử
Người nông dân sản xuất nông sản để bán trực tiếp thường:
- Không đăng ký kinh doanh,
- Không có mã số thuế,
- Không có tài khoản đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Vì vậy, họ không thể lập hoặc xuất hóa đơn cho doanh nghiệp mua hàng, kể cả khi doanh nghiệp có nhu cầu.
2.3 Bán sản phẩm nông nghiệp thô – đối tượng không chịu thuế GTGT
Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC, các sản phẩm nông sản chưa qua chế biến (gạo, ngô, khoai, rau quả tươi,…) do tổ chức, cá nhân tự sản xuất, đánh bắt bán ra thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT).
Điều này có nghĩa là:
- Không phát sinh nghĩa vụ thuế GTGT,
- Không yêu cầu phải có hóa đơn GTGT khi bán ra,
- Phù hợp với chính sách hỗ trợ nông dân và phát triển nông nghiệp của Nhà nước.
2.4 Pháp luật cho phép doanh nghiệp mua hàng không hóa đơn từ người nông dân
Do hiểu được thực tế trên, Bộ Tài chính đã quy định rõ trường hợp mua nông sản không có hóa đơn, doanh nghiệp được phép lập bảng kê để thay thế chứng từ đầu vào – theo Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC.
III. Xử lý thế nào để vẫn xuất được hóa đơn hợp lệ?
Khi mua nông sản từ nông dân nhưng không có hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp vẫn có thể xuất hóa đơn đầu ra hợp lệ nếu biết cách xử lý đúng theo quy định. Dưới đây là các bước và căn cứ pháp lý cần tuân thủ:
3.1 Doanh nghiệp được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa thay cho hóa đơn đầu vào
Theo Điểm 2.4 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp được phép lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu 01/TNDN nếu mua hàng hóa từ các đối tượng sau:
- Người sản xuất trực tiếp bán ra: như nông dân trồng lúa, ngô, khoai, cà phê, rau củ tươi,…
- Cá nhân, hộ không kinh doanh bán đất, đá, cát, sỏi, phế liệu, thủ công mỹ nghệ,…
- Hộ/cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm (theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC).
Lưu ý: Chỉ áp dụng khi mua trực tiếp từ người sản xuất, không qua trung gian hoặc đại lý.
3.2. Điều kiện để khoản chi được tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ
Để được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần đảm bảo:
- Có bảng kê thu mua hàng hóa (mẫu 01/TNDN) do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm.
-
Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ: Là văn bản thỏa thuận giữa bên mua và bên bán, ghi rõ thông tin về hàng hóa, số lượng, đơn giá, phương thức thanh toán, thời gian giao nhận…
-
Chứng từ thanh toán:
-
Nếu thanh toán bằng tiền mặt: sử dụng phiếu chi.
-
Nếu thanh toán qua ngân hàng: sử dụng ủy nhiệm chi hoặc giấy báo có.
👉 Lưu ý: Trường hợp giá trị giao dịch trên 20 triệu đồng, không bắt buộc phải chuyển khoản nếu người bán không thuộc diện phải lập hóa đơn.
-
-
Biên bản giao nhận hàng hóa: Là tài liệu xác nhận giữa hai bên về việc hàng hóa đã được giao đủ số lượng, đúng chủng loại và tình trạng theo thỏa thuận trong hợp đồng
Khoản chi này phải liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và phục vụ cho việc tạo ra doanh thu. Không bắt buộc phải có hóa đơn lẻ nếu đúng đối tượng quy định như nông dân sản xuất trực tiếp.
3.3 Trường hợp phải yêu cầu người bán xuất hóa đơn
Doanh nghiệp không được lập bảng kê nếu:
- Mua từ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm,
- Mua từ cá nhân không phải là người sản xuất trực tiếp (mua qua thương lái, đầu mối…).
Trong các trường hợp này, người bán phải:
- Liên hệ cơ quan thuế để mua hóa đơn lẻ (hóa đơn do cơ quan thuế cấp),
- Cung cấp hóa đơn cho doanh nghiệp để ghi nhận đầu vào hợp lệ.
3.4. Sau khi lập bảng kê, doanh nghiệp vẫn được xuất hóa đơn đầu ra
Dù không có hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp vẫn được xuất hóa đơn đầu ra hợp lệ khi bán sản phẩm chế biến từ nông sản đã mua. Trên hóa đơn đầu ra, doanh nghiệp kê khai đầy đủ:
- Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất (nếu thuộc đối tượng chịu thuế),
- Kèm theo các chứng từ đầu vào như: bảng kê, biên bản giao nhận, phiếu chi,…
=> Doanh nghiệp mua nông sản không có hóa đơn từ nông dân không đồng nghĩa với việc sai phạm. Nếu xử lý đúng – lập bảng kê đúng đối tượng, đúng mẫu, có chứng từ thanh toán đầy đủ – thì vẫn được tính chi phí hợp lệ và xuất hóa đơn đầu ra đúng quy định, tránh rủi ro về thuế.
IV. Rủi ro nếu không xử lý đúng
Việc mua nông sản không có hóa đơn nếu không được xử lý đúng cách không chỉ ảnh hưởng đến tính hợp pháp của chi phí mà còn kéo theo nhiều rủi ro về thuế và pháp lý cho doanh nghiệp:
4.1. Chi phí bị loại khỏi quyết toán thuế TNDN
Nếu doanh nghiệp không lập Bảng kê 01/TNDN hoặc lập sai đối tượng (ví dụ mua từ thương lái nhưng vẫn kê khai là mua từ người sản xuất), thì khoản chi đó sẽ:
- Bị cơ quan thuế loại trừ khi xác định chi phí được trừ,
- Làm tăng thu nhập chịu thuế và phải nộp thuế TNDN cao hơn,
- Ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh.
4.2. Bị xử phạt vi phạm về hóa đơn và chứng từ kế toán
Căn cứ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp:
- Không có hóa đơn đầu vào, không có bảng kê hợp lệ,
- Hoặc kê khai không trung thực về nguồn gốc hàng hóa,
Thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn và thuế, với mức phạt:
- Từ 2 triệu đến 20 triệu đồng tùy mức độ vi phạm và giá trị hàng hóa,
- Trường hợp xác định có dấu hiệu gian lận, có thể bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp, và phạt đến 3 lần số thuế trốn.
4.3. Không đủ điều kiện xuất hóa đơn đầu ra
Nếu doanh nghiệp không có hóa đơn đầu vào hoặc chứng từ hợp lệ chứng minh nguồn gốc hàng hóa, cơ quan thuế có thể:
- Không chấp nhận việc xuất hóa đơn đầu ra,
- Truy cứu trách nhiệm về hàng hóa không rõ nguồn gốc, nhất là trong lĩnh vực thực phẩm, chế biến nông sản,
- Ảnh hưởng đến đối tác, khách hàng do thiếu hóa đơn hợp lệ.
4.4 Ảnh hưởng uy tín và hồ sơ kế toán – thuế
Việc xử lý sai chứng từ đầu vào có thể khiến:
- Hồ sơ kế toán không đầy đủ, không minh bạch, dễ bị nghi ngờ khi thanh tra thuế,
- Mất điểm trong đánh giá rủi ro tuân thủ thuế (nguy cơ bị đưa vào diện thanh kiểm tra thường xuyên),
- Gây ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp với ngân hàng, đối tác, kiểm toán…
V. Kết luận
Trong quá trình mua hàng không có hóa đơn đầu vào, đặc biệt là từ nông dân, kế toán và doanh nghiệp cần nắm rõ quy định để xử lý đúng – tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế hoặc bị xử phạt. Việc lập bảng kê mua hàng đúng mẫu, xác định đúng đối tượng được phép kê khai, và lưu trữ đầy đủ chứng từ là yếu tố then chốt. Đừng để sai sót nhỏ trong thủ tục khiến doanh nghiệp gánh hậu quả lớn về tài chính và pháp lý.
Hotline: 090 283 1123
Email: notevn.jsc@gmail.com
Website: note.edu.vn
Facebook: Viện Đào tạo quản trị và Hợp tác quốc tế
Địa chỉ: Đường D4, KDC Hồng Loan, P.Hưng Thạnh, Q.Cái Răng, TP. Cần Thơ