Năm 2025 đánh dấu một bước ngoặt trong tiến trình chuyển đổi số hành chính công tại Việt Nam. Các cơ quan hành chính công đang phải xử lý khối lượng công việc khổng lồ: hàng trăm văn bản, báo cáo, kế hoạch và thông báo mỗi tháng. Áp lực thời hạn và yêu cầu chuẩn mực khiến nhiều cán bộ, công chức gặp khó khăn trong việc vừa bảo đảm tốc độ, vừa duy trì chất lượng. Trong bối cảnh đó, AI trong hành chính công nổi lên như một xu hướng tất yếu. Những công cụ như ChatGPT, Gemini, NotebookLM hay Gamma đã và đang được thử nghiệm rộng rãi, hứa hẹn thay đổi cách thức quản lý và soạn thảo văn bản. Nhưng vì sao xu hướng này lại được nhấn mạnh ở năm 2025?
I. Bối cảnh và động lực thúc đẩy chuyển đổi số hành chính công
Trước hết, phải nhìn vào bối cảnh thực tế. Khối lượng văn bản hành chính mỗi năm tăng đều, trong khi nhân lực không phải lúc nào cũng được bổ sung tương xứng. Một cán bộ văn phòng cấp xã có thể phải soạn từ 20 đến 50 văn bản mỗi tháng, chưa kể báo cáo tổng kết, kế hoạch công tác, hay biên bản các cuộc họp. Áp lực thời gian lớn, cộng thêm sự thay đổi liên tục của các quy định pháp luật, tạo ra một khoảng trống mà công nghệ có thể lấp đầy.
Cùng lúc đó, Chính phủ Việt Nam đang đẩy mạnh chiến lược ứng dụng công nghệ trong quản lý và triển khai các chương trình hành động khuyến khích đổi mới. Từ hệ thống một cửa điện tử, cổng dịch vụ công trực tuyến, cho đến thử nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, AI được xem như giải pháp giúp giảm tải cho bộ máy hành chính. Khi xu thế chính sách và nhu cầu thực tiễn gặp nhau, chuyển đổi số hành chính công trở thành một lựa chọn tất yếu, không còn dừng ở mức thử nghiệm.
II. Lợi ích thực tiễn của việc ứng dụng công nghệ trong quản lý nhân sự và văn bản
Điểm dễ nhận thấy nhất của AI là khả năng tăng tốc các tác vụ lặp đi lặp lại. Trong soạn thảo văn bản thường hoặc báo cáo nội bộ, ChatGPT có thể tạo ra bản nháp với bố cục hợp lý, ngôn từ chuẩn mực, giúp cán bộ tiết kiệm gần một nửa thời gian. Điều này đặc biệt hữu ích trong những kỳ tổng kết, khi hàng loạt báo cáo cần hoàn thành trong thời gian ngắn.
Không chỉ dừng lại ở văn bản, AI còn hỗ trợ hiệu quả trong việc tổng hợp và xử lý thông tin. Khi tiến hành khảo sát ý kiến cán bộ hoặc người dân, ChatGPT và Gemini có thể phân tích hàng trăm phản hồi, rút ra ý chính và xuất kết quả dưới dạng bảng biểu hoặc biểu đồ. Việc này vốn mất hàng giờ đồng hồ nếu làm thủ công, nay chỉ gói gọn trong vài phút.
Đặc biệt, trong ứng dụng công nghệ trong quản lý nhân sự, AI có thể hỗ trợ sắp xếp công việc, phân tích hiệu suất, hoặc tạo báo cáo định kỳ một cách chuẩn xác. Nhờ vậy, lãnh đạo có thêm dữ liệu tin cậy để ra quyết định.
Một điểm sáng khác là khả năng trình bày. Với công cụ như Gamma, báo cáo vốn khô khan có thể nhanh chóng biến thành bản trình bày trực quan, hỗ trợ lãnh đạo trong các cuộc họp hoặc buổi tuyên truyền. Nhờ vậy, AI không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn nâng cao chất lượng truyền đạt thông tin.
III. Giới hạn và rủi ro khi triển khai AI
Dù lợi ích rõ ràng, việc ứng dụng AI trong chuyển đổi số hành chính công không thể thiếu sự thận trọng. Điểm quan trọng nhất là phân biệt giữa văn bản thường và văn bản có giá trị pháp lý. Với thông báo nội bộ, biên bản cuộc họp hay báo cáo tổng kết, AI có thể tham gia mạnh mẽ vào quá trình soạn thảo. Nhưng đối với công văn, quyết định, hay tờ trình liên quan đến ngân sách và chính sách, AI chỉ nên đóng vai trò tham khảo. Trách nhiệm cuối cùng trong việc soạn thảo, kiểm tra căn cứ pháp luật và ký duyệt phải thuộc về con người.
Một rủi ro khác đến từ cách sử dụng công nghệ AI. Nếu cán bộ chưa được đào tạo đầy đủ, việc nhập liệu hoặc triển khai sai cách có thể dẫn đến sai sót hoặc rò rỉ dữ liệu. Đặc biệt, nhiều cơ quan hành chính lưu trữ thông tin nhạy cảm, từ ngân sách đến hồ sơ cá nhân, nên bảo mật luôn là ưu tiên hàng đầu.
Cuối cùng, cũng cần lưu ý nguy cơ phụ thuộc. Nếu quá lạm dụng AI, cán bộ sẽ mất dần kỹ năng soạn thảo và phân tích thủ công, trong khi đây là năng lực cốt lõi không thể bỏ qua.
VI. Kết luận
Có thể thấy, chuyển đổi số hành chính công đang trở thành xu hướng tất yếu của năm 2025 bởi nó giải quyết được những áp lực hiện hữu: khối lượng công việc lớn, thời hạn gấp, nhu cầu chuẩn hóa và minh bạch hóa thông tin. Lợi ích là rõ ràng, từ tiết kiệm thời gian, nâng cao chất lượng báo cáo, cho đến hỗ trợ trong ứng dụng công nghệ trong quản lý và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý.
🎓 Để hỗ trợ điều này, NOTE EDU xây dựng khóa học “Ứng dụng AI trong hành chính công”, với phương pháp thực hành trực tiếp trên tình huống thực tế. Khóa học giúp cán bộ, công chức, viên chức không chỉ hiểu bản chất công nghệ mà còn biết ứng dụng công cụ AI vào công việc hàng ngày một cách an toàn, hiệu quả.
📌 Nếu anh/chị muốn bắt đầu ứng dụng AI vào công việc hành chính, nhưng chưa biết cách, hãy tham gia group Zalo hỗ trợ 👉 [Tham gia group Zalo tại đây]
Tham khảo thông tin khóa học: tại đây
Liên hệ với NOTE EDU:
Hotline: 0936 557 916
Email: edu@note.com.vn
Website: note.edu.vn
Facebook: Viện Đào tạo quản trị và Hợp tác quốc tế
Youtube: NOTE EDU – Viện Đào tạo và Hợp tác quốc tế
Địa chỉ: Đường D4, KDC Hồng Loan, P.Hưng Thạnh, Q.Cái Răng, TP. Cần Thơ
