Ứng dụng AI trong soạn thảo văn bản hành chính đang trở thành giải pháp thiết thực cho các cơ quan Nhà nước trong quá trình chuyển đổi số. Với khả năng hỗ trợ viết nháp, kiểm tra lỗi, gợi ý mẫu văn bản và tự động điền thông tin lặp, công cụ AI giúp cán bộ tiết kiệm đáng kể thời gian, giảm sai sót và chuẩn hóa văn phong hành chính. Bài viết dưới đây sẽ phân tích thực trạng, khó khăn thường gặp và hướng dẫn cách áp dụng AI hiệu quả trong công việc soạn thảo văn bản hàng ngày.
I. Thực trạng soạn văn bản trong cơ quan hành chính hiện nay
Tại hầu hết các đơn vị hành chính sự nghiệp, công việc soạn thảo văn bản vẫn đang được thực hiện theo phương pháp truyền thống. Cán bộ thường phải tự tổng hợp nội dung, chọn mẫu văn bản phù hợp, gõ tay hoàn toàn hoặc sao chép từ các văn bản cũ rồi chỉnh sửa thủ công. Với các loại văn bản như công văn trả lời, quyết định, thông báo nội bộ hay tờ trình gửi lên cấp trên, sự lặp đi lặp lại về hình thức, cấu trúc và nội dung khiến quá trình soạn thảo mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết.
Chưa kể, việc đảm bảo tính chính xác về hình thức, số hiệu, ngày tháng, căn cứ pháp lý hay nội dung trình bày… luôn là yêu cầu bắt buộc, nhưng không phải lúc nào cũng được thực hiện trọn vẹn, đặc biệt trong những giai đoạn cao điểm, văn bản dồn dập hoặc khi có thay đổi về thể thức theo quy định mới. Đây chính là lý do khiến nhiều cơ quan đang tìm đến giải pháp tự động hóa soạn văn bản trong cơ quan Nhà nước bằng công nghệ AI.
II. Những khó khăn, lỗi phổ biến khi soạn văn bản
Thực tế cho thấy, việc soạn thảo văn bản hành chính thủ công đang gặp nhiều bất cập. Trước tiên là lỗi chính tả, lỗi câu từ hoặc cách diễn đạt chưa chuẩn giọng hành chính – vốn là yêu cầu quan trọng trong văn bản công vụ. Nhiều cán bộ vẫn gặp khó khăn trong việc đảm bảo văn phong đúng quy định, dẫn đến việc văn bản bị yêu cầu chỉnh sửa nhiều lần.
Tiếp theo, các văn bản thường có nội dung lặp như họ tên người ký, chức vụ, đơn vị ban hành, ngày tháng, số hiệu… Những phần này nếu không dùng mẫu có sẵn hoặc không tự động hóa sẽ phải điền thủ công nhiều lần, dễ sai sót. Ngoài ra, việc chọn nhầm mẫu hoặc không cập nhật theo quy định thể thức văn bản mới (theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP) cũng là vấn đề phổ biến. Tất cả những điều này làm tăng áp lực cho cán bộ phụ trách văn thư, văn phòng – đặc biệt trong thời gian cao điểm hoặc khi có sự thay đổi nhân sự.
III. Giải pháp AI hỗ trợ soạn thảo văn bản hành chính
Cách dùng AI soạn văn bản hành chính hiệu quả: Công nghệ AI – đặc biệt là các công cụ tạo nội dung bằng trí tuệ nhân tạo – đang mở ra cách tiếp cận hoàn toàn mới cho việc soạn văn bản. Thay vì phải tự gõ toàn bộ nội dung từ đầu, cán bộ có thể nhập yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên, và hệ thống AI sẽ tự động gợi ý văn bản nháp theo đúng định dạng hành chính…
Công nghệ AI – đặc biệt là các công cụ tạo nội dung bằng trí tuệ nhân tạo – đang mở ra cách tiếp cận hoàn toàn mới cho việc soạn văn bản. Thay vì phải tự gõ toàn bộ nội dung từ đầu, cán bộ có thể nhập yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên, và hệ thống AI sẽ tự động gợi ý văn bản nháp theo đúng định dạng hành chính. Ví dụ: nhập “soạn công văn trả lời về việc chậm thanh toán ngân sách năm 2025” → AI có thể tạo ngay đoạn mở đầu, nội dung chính và phần kết đúng mẫu văn bản.
Bên cạnh đó, AI còn hỗ trợ tự động điền các thông tin lặp như ngày tháng, số hiệu văn bản, đơn vị ban hành, họ tên lãnh đạo ký duyệt… giúp tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ sai sót. Một số công cụ còn có khả năng kiểm tra chính tả, ngữ pháp, cấu trúc hành văn – rất hữu ích với những cán bộ chưa tự tin về kỹ năng ngôn ngữ.
Đặc biệt, AI còn có thể gợi ý mẫu công văn, quyết định, thông báo… tùy theo ngữ cảnh và mục đích sử dụng, giúp cán bộ dễ dàng chọn đúng loại văn bản cần thiết. Điều này rất phù hợp trong môi trường hành chính, nơi yêu cầu tính chuẩn hóa và nhất quán về thể thức.
IV. Các công cụ AI hỗ trợ soạn công văn
Hiện nay, có nhiều công cụ AI hỗ trợ soạn thảo văn bản hành chính mà cán bộ công chức có thể tiếp cận dễ dàng:
- ChatGPT: Công cụ tạo nội dung phổ biến, có thể sử dụng để viết nháp công văn, quyết định, biên bản, tờ trình… theo yêu cầu cụ thể. Ưu điểm là dễ sử dụng, hỗ trợ tiếng Việt tốt.
- Microsoft Copilot trong Word: Tích hợp sẵn trong Microsoft 365, giúp gợi ý nội dung văn bản ngay trong Word. Có thể sử dụng để rút ngắn văn bản, viết lại đoạn hoặc tạo mới theo giọng hành chính.
- Gemini (của Google): Tích hợp trong Google Docs và Gmail, hỗ trợ tốt cho cán bộ sử dụng hệ sinh thái Google Workspace.
- Phần mềm quản lý văn bản có tích hợp AI: Một số hệ thống quản lý văn bản điều hành nội bộ (VD: QLVB, DVC trực tuyến) hiện đang thử nghiệm tích hợp AI để hỗ trợ soạn nội dung nhanh và chuẩn mẫu.
Việc lựa chọn công cụ nào phụ thuộc vào thói quen làm việc và hệ thống phần mềm mà cơ quan đang sử dụng. Tuy nhiên, điểm chung là tất cả các công cụ này đều hướng tới việc đơn giản hóa quá trình tạo văn bản và giúp cán bộ làm việc hiệu quả hơn.
V. Lợi ích khi ứng dụng AI vào cơ quan
Việc ứng dụng AI không chỉ giúp cán bộ hành chính tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra nhiều lợi ích thiết thực:
- Rút ngắn thời gian soạn thảo: Từ vài chục phút xuống chỉ còn vài phút cho mỗi văn bản.
- Giảm thiểu sai sót: AI kiểm tra lỗi chính tả, cú pháp, giúp văn bản chính xác hơn ngay từ bản nháp.
- Chuẩn hóa văn phong: Giúp văn bản đúng giọng hành chính, dễ được duyệt và phát hành nhanh.
- Giảm áp lực khi khối lượng công việc tăng cao: Đặc biệt trong các đợt cao điểm như cuối quý, cuối năm.
- Tăng hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận: Vì văn bản mẫu rõ ràng, dễ chia sẻ, dễ chỉnh sửa.
Từ những lợi ích đó, có thể thấy rõ ràng rằng việc ứng dụng AI trong công tác văn thư, soạn thảo văn bản tại các cơ quan hành chính là xu thế tất yếu trong quá trình chuyển đổi số.
VI. Kết luận
AI không thay thế cán bộ – nhưng AI hoàn toàn có thể thay anh/chị làm những việc lặp đi lặp lại, tốn thời gian, và dễ gây sai sót. Quan trọng nhất là anh/chị không cần là người rành công nghệ, chỉ cần hiểu rõ công việc mình đang làm. Việc còn lại, công cụ AI có thể hỗ trợ từng bước.
Nếu anh/chị muốn thử sử dụng AI trong công việc hàng ngày, hãy bắt đầu từ những công cụ đơn giản này. Tại NOTEEDU, chúng tôi đã thiết kế “Khóa học ứng dụng AI dành riêng cho cán bộ hành chính” hướng dẫn cách sử dụng các công cụ như ChatGPT, Copilot, Google Sheets AI… để phục vụ công việc văn thư, báo cáo, thống kê một cách hiệu quả, dễ áp dụng ngay cả khi không rành công nghệ.
Hotline: 090 283 1123
Email: notevn.jsc@gmail.com
Website: note.edu.vn
Facebook: Viện Đào tạo quản trị và Hợp tác quốc tế
Địa chỉ: Đường D4, KDC Hồng Loan, P.Hưng Thạnh, Q.Cái Răng, TP. Cần Thơ