I. Ứng dụng AI trong hành chính công – xu hướng không thể đảo ngược
Sự xuất hiện của việc ứng dụng AI trong cơ quan nhà nước là một xu hướng tất yếu, bắt nguồn từ nhu cầu cải cách và hiện đại hóa nền quản trị nhà nước. Trong bối cảnh Chính phủ đang đẩy mạnh chuyển đổi số, các cơ quan cần một công cụ đủ mạnh để xử lý khối lượng dữ liệu ngày càng lớn và phức tạp. Đây là lý do ứng dụng AI trong hành chính công trở thành chủ đề được quan tâm. AI có thể tham gia vào nhiều khâu: từ soạn thảo văn bản, ghi biên bản họp, phân tích số liệu đến hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định. Những việc vốn tiêu tốn nhiều công sức của cán bộ nay có thể được AI thực hiện nhanh chóng, giúp tiết kiệm hàng giờ làm việc mỗi ngày. Xu hướng này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn đặt nền móng cho một nền hành chính minh bạch, hiện đại, tiệm cận với mô hình Chính phủ số mà Việt Nam đang hướng tới.
II. Công cụ AI cho cơ quan nhà nước – lợi ích thiết thực
Trong số các công cụ AI cho cơ quan nhà nước, có bốn nền tảng nổi bật đang được áp dụng nhiều trong hành chính công. Mỗi công cụ có thế mạnh riêng, hỗ trợ các khâu khác nhau từ soạn thảo, báo cáo cho đến quản lý công việc.
ChatGPT là công cụ quen thuộc nhất, có khả năng gợi ý nhanh nội dung văn bản, soạn công văn, thông báo hay báo cáo theo khung chuẩn. Điểm mạnh là dễ sử dụng, phản hồi nhanh, phù hợp cho cả cán bộ mới và cán bộ nhiều kinh nghiệm cần tiết kiệm thời gian.
Gemini được đánh giá cao nhờ khả năng phân tích dữ liệu và tạo báo cáo tổng hợp. Với những đơn vị cần xử lý lượng lớn văn bản hoặc thông tin, Gemini giúp lọc, tóm tắt và trình bày kết quả rõ ràng hơn.
NotebookLM lại nổi bật ở chức năng tóm tắt và ghi nhớ biên bản họp. Cơ quan hành chính công vốn có nhiều cuộc họp định kỳ, nhờ NotebookLM mà cán bộ có thể nhanh chóng có bản recap đầy đủ, tránh bỏ sót thông tin.
Gamma là lựa chọn hiệu quả khi cần trình bày báo cáo hoặc kế hoạch dưới dạng slide trực quan. Nhờ giao diện thân thiện, cán bộ không giỏi thiết kế cũng có thể tạo bài trình bày rõ ràng, chuyên nghiệp trong thời gian ngắn.
Sự kết hợp hợp lý giữa bốn công cụ này giúp cơ quan nhà nước nâng cao hiệu suất làm việc, chuẩn hóa quy trình và giảm áp lực cho đội ngũ công chức viên chức.
📌 Cách lựa chọn các công cụ AI phù hợp từng tác vụ: Xem ngay
III. AI hỗ trợ công chức viên chức – nâng cao hiệu quả công việc
Trong thực tế, khối lượng công việc của cán bộ, công chức, viên chức ngày càng đa dạng và áp lực thời gian lớn. AI không thay thế con người mà đóng vai trò “trợ lý ảo”. Cụ thể:
- Xử lý nhanh thủ tục hành chính: AI giúp rút ngắn thời gian chuẩn bị hồ sơ, báo cáo, công văn nháp để cán bộ tập trung chỉnh sửa theo quy định.
- Hỗ trợ học hỏi cho người ít kinh nghiệm: Các gợi ý từ AI là nguồn tham khảo giúp cán bộ trẻ hoặc mới vào nghề nâng cao kỹ năng nghiệp vụ.
- Chuẩn hóa văn bản, báo cáo: Văn bản được đề xuất theo đúng mẫu, trình bày thống nhất, hạn chế lỗi sai.
- Giảm tải áp lực công việc: Nhờ AI lo phần soạn thảo – xử lý ban đầu, cán bộ có thêm thời gian cho nhiệm vụ quản lý, giám sát và phục vụ người dân.
IV. Giải pháp AI trong quản lý nhà nước – đi kèm thách thức và rủi ro
Dù mang lại nhiều cơ hội, việc triển khai giải pháp AI trong quản lý nhà nước cũng đi kèm không ít thách thức. Một số rủi ro chính có thể kể đến:
- Rủi ro pháp lý: Các văn bản hành chính công quan trọng vẫn phải được kiểm duyệt và ký bởi con người. Nếu lạm dụng AI, rất dễ dẫn tới sai phạm hoặc văn bản không đúng quy chuẩn.
- Nguy cơ bảo mật dữ liệu: Cơ quan nhà nước thường xử lý thông tin mật, nhạy cảm. Đưa dữ liệu này lên nền tảng công khai có thể làm tăng rủi ro rò rỉ, mất an toàn thông tin.
- Sự phụ thuộc vào công nghệ: Nếu cán bộ quá quen dựa vào AI, năng lực nghiệp vụ cá nhân có thể giảm sút, khó xử lý tình huống độc lập.
Để hạn chế những rủi ro này, các cơ quan cần:
- Xây dựng khung pháp lý rõ ràng: quy định văn bản nào được phép ứng dụng AI, văn bản nào phải do cán bộ trực tiếp thực hiện.
- Tăng cường đào tạo kỹ năng sử dụng và kiểm soát AI: biến AI thành công cụ hỗ trợ, chứ không thay thế con người.
V. Ví dụ thực tế – cơ quan nhà nước ứng dụng AI bước đầu
Nhiều cơ quan, đơn vị hành chính đã thử nghiệm đưa AI vào công việc và ghi nhận những kết quả khả quan. Một số ứng dụng tiêu biểu gồm:
- Soạn thảo báo cáo, công văn nháp: Sử dụng ChatGPT để tạo bản dự thảo nhanh, sau đó cán bộ chỉnh sửa lại. Cách làm này giúp tiết kiệm 30–50% thời gian soạn văn bản thường kỳ.
- Ghi âm và tóm tắt họp: AI hỗ trợ ghi âm và phiên âm nội dung cuộc họp, đồng thời tóm tắt thành bản recap. Lãnh đạo nhờ đó có thông tin ngắn gọn chỉ sau vài phút.
- Phân tích dữ liệu khảo sát: Ở các phòng ban có nhiều số liệu cần xử lý, AI giúp phân tích và trực quan hóa dữ liệu. Báo cáo vì thế dễ đọc, dễ so sánh hơn, phục vụ tốt cho ra quyết định.
- Soạn slide báo cáo bằng Gamma: Thay vì tốn hàng giờ thiết kế, cán bộ có thể nhập nội dung và để AI tự động dàn trang slide chuyên nghiệp, tiết kiệm công sức và tạo sự thuyết phục khi thuyết trình.
- Tạo sổ tay công việc với NotebookLM: Cán bộ có thể đưa văn bản, tài liệu quan trọng vào NotebookLM để AI hệ thống hóa thành “sổ tay công việc”, dễ dàng tra cứu khi cần.
Các công chức trẻ có thể dùng AI để tham khảo cách soạn báo cáo hoặc tạo bản nháp công văn trước khi chỉnh sửa theo quy định. Những cán bộ ít kinh nghiệm cũng có thể học hỏi từ gợi ý của AI, qua đó nâng cao kỹ năng hành chính. Lợi ích không chỉ nằm ở tốc độ mà còn ở chất lượng: văn bản, báo cáo được chuẩn hóa và trình bày đúng mẫu hơn. Về lâu dài, sự đồng hành của AI sẽ góp phần giảm tải áp lực, giúp đội ngũ công chức dành nhiều thời gian cho công việc quản lý, giám sát và phục vụ người dân – những nhiệm vụ vốn không thể giao hoàn toàn cho máy móc.
VI. Kết luận
Ứng dụng AI trong cơ quan nhà nước là xu hướng tất yếu để nâng cao hiệu quả quản lý, chuẩn hóa quy trình và giảm áp lực cho cán bộ. Tuy nhiên, rủi ro về pháp lý, bảo mật và kỹ năng thực hành đòi hỏi mỗi cơ quan phải có cách tiếp cận thận trọng. AI chỉ thực sự hữu ích khi được dùng như công cụ hỗ trợ, đi cùng với đào tạo và quy định rõ ràng.
Đây cũng là lý do NOTE EDU triển khai khóa học ứng dụng AI dành cho cán bộ, công chức, viên chức – biết cách khai thác AI đúng giới hạn, an toàn và biến nó thành trợ lý đồng hành lâu dài trong công việc.
📌 Tham khảo thông tin khóa học: Tại đây
📌 Nếu anh/chị muốn bắt đầu ứng dụng AI vào công việc hành chính, nhưng chưa biết cách, hãy tham gia group Zalo hỗ trợ 👉 [Tham gia group Zalo tại đây]
Liên hệ với NOTE EDU:
Hotline: 0936 557 916
Email: edu@note.com.vn
Website: note.edu.vn
Facebook: Viện Đào tạo quản trị và Hợp tác quốc tế
Youtube: NOTE EDU – Viện Đào tạo và Hợp tác quốc tế
Địa chỉ: Đường D4, KDC Hồng Loan, P.Hưng Thạnh, Q.Cái Răng, TP. Cần Thơ
