Mô tả công việc kế toán hành chính sự nghiệp theo từng nghiệp vụ. Kế toán hành chính sự nghiệp làm những gì mỗi ngày? Công việc ở trường học có khác gì bệnh viện, phòng ban khác không? Không chỉ ghi chép sổ sách, kế toán hành chính sự nghiệp còn trực tiếp tham gia quản lý tài chính, ngân sách, đảm bảo sử dụng nguồn lực đúng quy định. Tùy theo lĩnh vực và quy mô đơn vị, công việc của kế toán có thể có những đặc thù riêng. Note Edu sẽ giúp anh/chị hiểu rõ hơn để lựa chọn hoặc định hướng nghề nghiệp phù hợp.
1. Giới thiệu vai trò của kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Kế toán hành chính sự nghiệp (kế toán HCSN) là người có trách nhiệm, đảm nhiệm quản lý ngân sách, điều hành các hoạt động tài chính, kinh tế tại các đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước, như: Trường học công lập, bệnh viện công, ủy ban nhân dân xã, phường, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập…
Tại đơn vị, kế toán hành chính đóng vai trò rất quan trọng, cụ thể là: Chấp hành đúng quy định, tiêu chuẩn định mức về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp được Nhà nước ban hành. Đáp ứng yêu cầu về quản lý tài chính, kinh tế, tăng cường kiểm soát, quản lý tài sản công, chi quỹ Ngân sách nhà nước. Đồng thời, kế toán cần nâng cao chất lượng công tác, quản lý đơn vị hành chính. Đảm bảo thống nhất về nội dung, phương pháp với chế độ kế toán hiện hành cũng như yêu cầu quản lý của Nhà nước.
2. Tổng quan công việc kế toán hành chính sự nghiệp
Công việc của kế toán hành chính sự nghiệp bao gồm các nhiệm vụ hàng ngày, định kỳ và cuối năm. Toàn bộ hoạt động phải tuân theo quy định tại Thông tư 24/2024/TT-BTC. Nhìn chung, việc mô tả công việc kế toán hành chính sự nghiệp bao gồm:
a) Công việc thường xuyên
- Nhận và kiểm tra đầy đủ chứng từ kế toán
- Ghi số các nghiệp vụ: thu – chi, tiền mặt, chuyển khoản, lương…
- Nhập liệu chính xác trên phần mềm kế toán
b) Công việc định kỳ tháng/quý
- Tính lương, các khoản trả cho cán bộ, BHXH
- Lập báo cáo tài chính tạm thời theo quy định
- Kiểm tra tài sản, CCDC, đối chiếu quỹ
c) Công việc cuối năm
- Lập báo cáo tài chính, quyết toán năm
- In sổ, ký số, đóng quyển, lưu trữ sổ kế toán theo Thông tư 24/2024
- Phối hợp làm việc với đoàn thanh tra, kiểm toán (nếu có)
3. Phân biệt kế toán viên và kế toán trưởng hành chính sự nghiệp
a) Kế toán viên – Người thực thi nghiệp vụ
Kế toán viên trong các đơn vị hành chính sự nghiệp là người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kế toán hàng ngày. Vai trò của kế toán viên bao gồm:
- Nhập liệu chứng từ kế toán: ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán.
- Theo dõi sổ sách, tài khoản: đảm bảo các khoản thu – chi, công nợ, tài sản được ghi nhận và phản ánh đúng thực tế.
- Thực hiện báo cáo định kỳ: lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán theo phân công.
- Phối hợp kiểm tra nội bộ: cung cấp số liệu cho kế toán trưởng hoặc các đoàn thanh tra, kiểm toán khi cần thiết.
Kế toán viên chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về độ chính xác và đầy đủ của dữ liệu mình thực hiện.
b) Kế toán trưởng hành chính sự nghiệp – Người kiểm soát và chịu trách nhiệm toàn diện
Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm cao nhất trong bộ phận kế toán. Vai trò của kế toán trưởng đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm:
- Kiểm soát toàn bộ hoạt động kế toán: phê duyệt, kiểm tra các chứng từ kế toán trước khi trình lãnh đạo.
- Quyết toán ngân sách: tổ chức lập, tổng hợp và trình bày quyết toán ngân sách đúng quy định.
- Tham mưu tài chính: tư vấn cho lãnh đạo đơn vị về phương án sử dụng ngân sách, mua sắm, đầu tư tài sản công.
- Chịu trách nhiệm pháp lý: kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị và trước pháp luật về số liệu, báo cáo và công tác kế toán.
Đây là vị trí đòi hỏi chuyên môn cao, kinh nghiệm vững và cần có chứng chỉ kế toán trưởng theo quy định.
4. Mô tả công việc kế toán hành chính sự nghiệp theo đặc thù từng lĩnh vực
a) Kế toán hành chính sự nghiệp trường học tại các đơn vị giáo dục công lập (trường tiểu học, THCS, THPT, trung tâm GDTX…) có nhiệm vụ:
- Quản lý học phí và các khoản thu hỗ trợ: Ghi nhận, theo dõi và hạch toán học phí, tiền ăn bán trú, bảo hiểm, quỹ lớp, học thêm, học kỹ năng… Lập danh sách thu – chi theo lớp, khối và báo cáo định kỳ.
- Theo dõi và sử dụng ngân sách giáo dục: Hạch toán đúng nguồn, đúng mục lục ngân sách Nhà nước cấp phát cho trường hoạt động hàng năm.
- Chi tiền lương và phụ cấp giáo viên, nhân viên: Lập bảng lương, chứng từ đúng quy định. Theo dõi các khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN và khấu trừ
- Quản lý chi phí cơ sở vật chất, thiết bị dạy học: Lập kế hoạch mua sắm, ghi tăng/giảm tài sản cố định, theo dõi hao mòn tài sản.
- Lập báo cáo tài chính – quyết toán ngân sách hàng năm: Tổng hợp và trình kế toán trưởng, hiệu trưởng phê duyệt theo định kỳ. Lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán theo quy định.
Từ năm 2024, việc quản lý thu – chi trong trường học càng chặt chẽ hơn theo quy định tại Thông tư 24/2024/TT-BTC.
b) Kế toán tại bệnh viện, trung tâm y tế và các phòng ban sự nghiệp khác
Kế toán trong lĩnh vực y tế có những đặc thù riêng, đòi hỏi kỹ năng nghiệp vụ chuyên sâu:
- Xử lý viện phí và thanh toán bảo hiểm y tế (BHYT): Ghi nhận, quản lý và tổng hợp các khoản thu viện phí từ bệnh nhân (có BHYT và không có BHYT). Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ thanh toán viện phí.
- Thanh toán bảo hiểm y tế: Tổng hợp hồ sơ thanh toán BHYT gửi cơ quan bảo hiểm đúng thời hạn. Đối chiếu quyết toán với BHXH, xử lý các khoản bị từ chối hoặc tạm thu.
- Theo dõi dự toán khám chữa bệnh: Lập dự toán chi phí khám chữa bệnh, vật tư, mua thuốc.
- Quản lý chi phí hoạt động: Ghi nhận nhập – xuất – tồn kho vật tư, lập phiếu chi, kiểm soát định mức sử dụng. Kiểm soát chi phí điện, nước, vật tư y tế, dịch vụ thuê ngoài.
- Lập báo cáo tài chính và quyết toán theo yêu cầu chuyên ngành y tế: Báo cáo định kỳ gửi Sở Y tế, BHXH, Kho bạc Nhà nước. Chứng từ kế toán được lưu trữ đầy đủ, đúng chuẩn
Kế toán bệnh viện cần am hiểu các quy định về giá dịch vụ y tế, đấu thầu thuốc, hóa chất và các phần mềm nghiệp vụ đặc thù như HIS, LIS, phần mềm BHYT.
5. Yêu cầu năng lực của kế toán hành chính sự nghiệp
- Cập nhật Thông tư 24/2024/TT-BTC – thay thế TT 107 từ năm 2024, nhiều điểm thay đổi quan trọng về hệ thống tài khoản, báo cáo tài chính, mẫu biểu chứng từ, hướng dẫn sửa đổi và bổ sung chế độ kế toán
- Áp dụng đúng Quyết định 19/2006/QĐ-BTC và các văn bản liên quan đến quản lý ngân sách, tài sản công, kho bạc nhà nước.
- Thành thạo phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp : Quản lý thu – chi, tài sản, lương, ngân sách… Sử dụng tốt Excel tài chính công: Biết cách lập bảng tổng hợp, báo cáo phân tích, sử dụng hàm tính, Pivot Table, biểu đồ, lọc và tìm dữ liệu tài chính nhanh chóng.
- Kỹ năng lập báo cáo tài chính và quyết toán: Lập báo cáo tài chính định kỳ theo mẫu biểu mới Thông tư 24/2024 quy định. Tổng hợp báo cáo thu – chi quỹ lương, tài sản, nguồn kinh phí cho lãnh đạo đơn vị. Phân tích số liệu rõ ràng,chính xác, đảm bảo thời hạn để đưa ra nhận định, hỗ trợ ra quyết định về ngân sách, chi tiêu, đầu tư.
- Kỹ năng phối hợp với kiểm toán, thanh tra tài chính: Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ đầy đủ khi có đoàn kiểm toán/kiểm tra đến kiểm tra. Giải trình số liệu logic khi có vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm tra. Phối hợp với các phòng ban liên quan để đảm bảo tính minh bạch, công khai.
6. Lộ trình nghề nghiệp
Làm việc trong lĩnh vực kế toán hành chính sự nghiệp không chỉ mang lại sự ổn định mà còn mở ra lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng và có giá trị lâu dài. Dưới đây là các bước phát triển điển hình trong ngành:
6.1 Kế toán viên
- Vị trí khởi điểm dành cho sinh viên mới ra trường hoặc người mới vào nghề.
- Nhiệm vụ chủ yếu: nhập liệu, theo dõi sổ sách, hỗ trợ lập chứng từ, đối chiếu thu – chi theo từng mảng (lương, học phí, viện phí…) hạch toán thu – chi, theo dõi và in sổ sách.
- Yêu cầu: Tốt nghiệp trung cấp/cao đẳng/đại học ngành kế toán – tài chính. Nắm vững nghiệp vụ kế toán cơ bản, thông thạo Excel và phần mềm kế toán.
6.2 Kế toán tổng hợp
- Sau 2–3 năm kinh nghiệm làm tốt, kế toán viên có thể được giao vai trò tổng hợp toàn bộ dữ liệu kế toán của đơn vị.
- Nhiệm vụ: tổng hợp số liệu vật tư, tài sản, ngân sách. Lập báo cáo tài chính, quyết toán ngân sách, giám sát các khoản thu – chi và hỗ trợ kiểm toán nội bộ.
- Yêu cầu: Kinh nghiệm ít nhất 2–3 năm làm kế toán hành chính sự nghiệp. Có khả năng phân tích tài chính, kỹ năng phối hợp liên phòng ban.
6.3 Kế toán trưởng hành chính sự nghiệp
Đây là vị trí cao nhất trong hệ thống kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp.
- Nhiệm vụ: Kiểm soát chứng từ kế toán, xét duyệt bảng lương, chi ngân sách. Ký xác nhận báo cáo tài chính, quyết toán ngân sách hàng năm. Chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý tài chính về tính chính xác và minh bạch số liệu kế toán.
- Yêu cầu: Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính công nhận. Có kinh nghiệm tối thiểu 2 năm làm kế toán tổng hợp tại đơn vị hành chính sự nghiệp (theo Thông tư 199/2011/TT-BTC). Nắm chắc pháp luật tài chính – kế toán, kỹ năng lãnh đạo và xử lý tình huống.
7. Học kế toán hành chính sự nghiệp ở đâu uy tín?
NOTE EDU – Tổ chức giáo dục. Chúng tôi cung cấp các khóa học kế toán hành chính sự nghiệp theo Thông tư 24/2024, cập nhật nội dung thực hành, sát với thực tế công việc tại đơn vị hành chính – sự nghiệp nhà nước.
Phù hợp với:
- Người mới vào nghề kế toán nhà nước
- Cán bộ kế toán trường học, bệnh viện, phòng tài chính
- Những ai cần bồi dưỡng, nâng hạng, bổ nhiệm kế toán trưởng hành chính sự nghiệp
Nếu anh/chị xác định gắn bó với công việc kế toán trong khối Nhà nước – hãy chủ động:
- Học thêm các khóa chuyên sâu nghiệp vụ kế toán hành chính sự nghiệp
- Đăng ký lớp bồi dưỡng kế toán trưởng hành chính sự nghiệp có cấp chứng chỉ
- Tích lũy kinh nghiệm và kỹ năng xử lý chứng từ – báo cáo – kiểm toán
Tham khảo ngay lộ trình học kế toán trưởng – nhận chứng chỉ – cập nhật thông tư 24/2024 => Khóa học Kế toán trưởng
8. Kết luận
Dù làm việc tại trường học, bệnh viện hay các đơn vị sự nghiệp khác, kế toán đều cần hiểu rõ nghiệp vụ, tuân thủ chế độ kế toán hiện hành và liên tục cập nhật kiến thức mới. Lộ trình phát triển nghề nghiệp của kế toán hành chính sự nghiệp không chỉ đòi hỏi chuyên môn vững vàng mà còn yêu cầu sự kiên trì học hỏi, kinh nghiệm thực tế, và chứng chỉ nghề nghiệp phù hợp. Việc đầu tư đúng hướng sẽ giúp anh/chị dễ dàng vươn tới vị trí kế toán trưởng – một vai trò quan trọng trong các đơn vị công lập.
Hotline: 090 283 1123
Email: notevn.jsc@gmail.com
Website: note.edu.vn
Facebook: Viện Đào tạo quản trị và Hợp tác quốc tế
Địa chỉ: Đường D4, KDC Hồng Loan, P.Hưng Thạnh, Q.Cái Răng, TP. Cần Thơ