I. Quyết toán vốn đầu tư công dự án hoàn thành là gì?
Quyết toán vốn đầu tư công dự án hoàn thành là bước tổng hợp và xác nhận toàn bộ chi phí đã thực hiện của dự án sau khi công trình được hoàn thành, bàn giao và đưa vào sử dụng. Đây là giai đoạn quan trọng nhằm xác định giá trị tài sản hình thành từ vốn đầu tư, đồng thời là căn cứ để cơ quan tài chính thẩm tra, phê duyệt và đóng dự án theo quy định.
Đối với chủ đầu tư và ban quản lý dự án, quyết toán giúp chứng minh rằng nguồn vốn đã được sử dụng đúng mục tiêu, đúng khối lượng đã nghiệm thu và tuân thủ dự toán được phê duyệt. Còn đối với cơ quan tài chính – kế hoạch, đây là cơ sở để kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chi phí, đánh giá hiệu quả đầu tư và làm căn cứ kiểm toán sau này.
Như vậy, có thể hiểu đơn giản rằng quyết toán là bước “khóa sổ” toàn bộ dòng vốn, tổng hợp chi phí từ đầu đến cuối và đảm bảo dự án được kết thúc minh bạch, đầy đủ và đúng quy định.
II. Hồ sơ cần chuẩn bị khi quyết toán vốn đầu tư công dự án hoàn thành
Trong quá trình quyết toán, cơ quan tài chính sẽ yêu cầu ba nhóm hồ sơ chính:
1. Hồ sơ pháp lý của dự án
Bao gồm quyết định phê duyệt chủ trương, phê duyệt dự án, thiết kế dự toán, kế hoạch vốn… Giúp chứng minh dự án được phê duyệt đúng thẩm quyền và có cơ sở để triển khai.
2. Hồ sơ hợp đồng và nghiệm thu
Các hợp đồng chính, phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu khối lượng, xác nhận giá trị hoàn thành. Đây là căn cứ để xác định phần khối lượng đã hoàn thành theo thực tế.
3. Hồ sơ thanh toán qua Kho bạc Nhà nước
Gồm chứng từ đã thanh toán, giấy đề nghị thanh toán, phiếu kiểm soát chi. Nhóm hồ sơ này chứng minh khoản chi đã được Kho bạc chấp nhận và giải ngân.
4. Báo cáo quyết toán và tài liệu kèm theo
Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành theo mẫu biểu hiện hành. Tổng hợp toàn bộ số liệu để trình cơ quan tài chính thẩm tra.
Hồ sơ quyết toán là phần quan trọng nhất của quá trình kết thúc dự án. Trong thực tế, ba nhóm hồ sơ này luôn liên kết chặt chẽ với nhau. Hồ sơ pháp lý thể hiện phạm vi và nội dung được phép triển khai. Hồ sơ nghiệm thu phản ánh phần khối lượng thực tế đã hoàn thành. Cuối cùng, hồ sơ thanh toán thể hiện các khoản chi đã được Kho bạc giải ngân. Khi ba nhóm tài liệu này thống nhất về số liệu và nội dung, việc lập báo cáo quyết toán sẽ diễn ra thuận lợi và ít phải bổ sung.
“Để đảm bảo hồ sơ thanh toán đầy đủ, bạn có thể xem hướng dẫn tổng quan tại bài: Thủ tục thanh toán vốn đầu tư qua Kho bạc Nhà nước.”
III. Quy trình quyết toán vốn đầu tư công dự án hoàn thành
Quy trình quyết toán diễn ra theo bốn bước chính:
1. Chủ đầu tư lập báo cáo quyết toán
2. Gửi hồ sơ đến cơ quan tài chính
3. Thẩm tra quyết toán
4. Phê duyệt quyết toán
Về bản chất, quy trình này không quá phức tạp nếu hồ sơ được chuẩn bị kỹ ngay từ đầu. Các khó khăn thường phát sinh khi số liệu giữa hợp đồng, nghiệm thu và thanh toán không thống nhất, hoặc khi dự án có điều chỉnh nhưng chưa kịp cập nhật văn bản phê duyệt.
IV. Những khó khăn thường gặp khi quyết toán vốn đầu tư công dự án hoàn thành
Quyết toán vốn đầu tư công là bước tổng hợp toàn bộ chi phí của dự án, nhưng cũng là giai đoạn dễ phát sinh vướng mắc nhất. Trong thực tế, đơn vị thường gặp phải một số khó khăn phổ biến sau:
1. Hồ sơ pháp lý và hồ sơ điều chỉnh còn thiếu hoặc chưa thống nhất
2. Số liệu không trùng khớp giữa dự toán – hợp đồng – nghiệm thu – thanh toán
3. Thiếu chứng từ thanh toán do lưu trữ rời rạc hoặc thất lạc
4. Hợp đồng và khối lượng nghiệm thu không tương ứng với hồ sơ thanh toán
5. Chậm cập nhật các quyết định điều chỉnh dự án, dẫn đến sai lệch khi tổng hợp
6. Hồ sơ nghiệm thu thiếu chi tiết hoặc chưa đáp ứng yêu cầu thẩm tra của cơ quan tài chính
Những khó khăn này xuất phát chủ yếu từ việc hồ sơ của dự án kéo dài nhiều năm, có nhiều lần điều chỉnh hoặc nhiều nhà thầu tham gia. Khi số liệu và chứng từ không được cập nhật đồng bộ ngay từ đầu, đến giai đoạn quyết toán rất dễ phát sinh sai lệch, khiến cơ quan tài chính phải yêu cầu bổ sung nhiều lần. Vì vậy, việc lưu trữ hồ sơ khoa học và cập nhật đầy đủ trong suốt quá trình thực hiện dự án sẽ quyết định 70–80% hiệu quả của bước quyết toán cuối cùng.
V. Những lưu ý để quyết toán nhanh và hạn chế bị yêu cầu bổ sung hồ sơ
1. Lưu trữ hồ sơ đầy đủ ngay từ giai đoạn thanh toán
2. Đảm bảo sự thống nhất của số liệu trong toàn bộ hồ sơ
3. Nắm rõ các mẫu biểu và yêu cầu của cơ quan tài chính
4. Chuẩn bị đầy đủ phê duyệt điều chỉnh (nếu dự án thay đổi thiết kế, khối lượng, giá trị)
5. Chủ động trao đổi sớm khi thấy hồ sơ có yếu tố đặc thù
Các lỗi phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả về đều liên quan đến sự thiếu thống nhất hoặc thiếu phê duyệt điều chỉnh. Khi chuẩn bị tốt từ đầu, quyết toán không còn là giai đoạn “gánh nặng” mà chỉ là bước tổng hợp cuối cùng.
VI. Kết luận
Quyết toán vốn đầu tư công dự án hoàn thành là bước cuối cùng để “khóa sổ” toàn bộ quá trình đầu tư, đồng thời là cơ sở đánh giá tính đầy đủ, hợp lệ và minh bạch của các khoản chi. Khi hồ sơ được chuẩn bị đúng ngay từ đầu và bám sát quy trình, việc quyết toán sẽ diễn ra thuận lợi, hạn chế tối đa yêu cầu bổ sung hay kéo dài thời gian thẩm tra.
Nếu đơn vị của anh/chị muốn nắm trọn mạch từ đấu thầu, thanh toán, quyết toán theo cách dễ hiểu, thực tế và đúng quy định, tham khỏa khóa “Tập huấn, hướng dẫn về Quản lý đấu thầu và thanh quyết toán” được thiết kế dành riêng cho cán bộ HCSN, kế toán, BQLDA và các đơn vị sử dụng vốn đầu tư công.
Đăng ký tư vấn khóa học: Tại đây
Liên hệ với NOTE EDU:
Hotline: 0936.557.916
Email: edu@note.com.vn
Website: note.edu.vn
Facebook: Viện Đào tạo quản trị và Hợp tác quốc tế
Địa chỉ: Đường D4, KDC Hồng Loan, P.Hưng Thạnh, Q.Cái Răng, TP. Cần Thơ
