Cập nhật mới nhất theo Nghị định 70 năm 2025: đơn vị có thu bắt buộc dùng hóa đơn điện tử, lưu ý gì khi nhận hóa đơn để không bị loại chi? Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, kéo theo nhiều thay đổi quan trọng trong quản lý hóa đơn điện tử. Đáng chú ý là quy định mới bắt buộc đơn vị có thu phải sử dụng hóa đơn điện tử, kể cả các tổ chức không phải là doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giúp anh chị cập nhật nội dung mới của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đồng thời chỉ rõ những lưu ý quan trọng khi nhận và sử dụng hóa đơn để tránh sai sót, bị từ chối thanh toán hoặc xử phạt.
I.Tổng quan về Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Đối tượng áp dụng gồm:
(Căn cứ Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP)
Nghị định 70 2025 áp dụng khi nào? Từ ngày 01/06/2025, các đối tượng sau phải áp dụng hóa đơn điện tử:
- Đơn vị sự nghiệp công lập có phát sinh thu, bao gồm:
- Trường học công lập thu học phí ngoài NSNN;
- Bệnh viện công thực hiện dịch vụ khám dịch vụ;
- Các đơn vị sự nghiệp có thu từ thanh lý tài sản, cho thuê, dịch vụ…
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh.
- Nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam
→ Có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ số tại Việt Nam (Google, Meta, Apple…) cũng phải xuất hóa đơn điện tử.
II. Điểm mới Nghị định 70 về hóa đơn
2.1. Các điểm mới nghị định 70/2025 bắt buộc áp dụng với đơn vị có thu
a) Đối tượng áp dụng mới được mở rộng
Theo Khoản 1, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ 01/06/2025:
“Đơn vị sự nghiệp công lập và tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, có thu tiền, phải lập hóa đơn điện tử theo quy định.”
🔸 Tức là: Không chỉ doanh nghiệp, mà cả đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, trung tâm đào tạo công lập, bệnh viện công, viện nghiên cứu có dịch vụ thu phí… đều bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử nếu phát sinh thu tiền từ hoạt động dịch vụ, bán hàng hóa.
Ví dụ cụ thể:
- Trung tâm đào tạo công lập mở lớp bồi dưỡng → phải xuất hóa đơn điện tử học phí.
- Bệnh viện công khám dịch vụ ngoài BHYT → phải xuất hóa đơn điện tử phí khám.
b) Hóa đơn điện tử: Có mã hoặc không mã tùy đăng ký
Theo quy định mới, đơn vị có thu có thể:
- Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Hoặc sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, nếu đáp ứng điều kiện tự chịu trách nhiệm và đã đăng ký với cơ quan thuế.
Tất cả phải đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
c) Biên lai giấy và hóa đơn giấy phải hủy trước 30/11/2025
Trường hợp đơn vị còn tồn:
- Biên lai thu tiền,
- Hóa đơn giấy chưa dùng hết…
Bắt buộc phải lập danh sách, thông báo hủy với cơ quan thuế.
Hạn cuối để xử lý: ngày 30/11/2025.
Sau thời điểm này, nếu vẫn sử dụng sẽ bị xử phạt theo quy định pháp luật.
d) Mã loại hóa đơn dành riêng cho đơn vị hành chính sự nghiệp
Một điểm mới đáng chú ý là:
- Nghị định 70/2025 bổ sung hệ thống ký hiệu, mẫu số hóa đơn riêng cho đơn vị có thu không phải doanh nghiệp.
- Việc phân loại này giúp quản lý dữ liệu hóa đơn minh bạch, chính xác hơn trong hệ thống của cơ quan thuế.
2.2. Những đơn vị nào bắt buộc, đơn vị nào không cần xuất hóa đơn điện tử?
| Tình huống | Có phải dùng hóa đơn điện tử? | Ghi chú |
| Trung tâm đào tạo công lập thu học phí lớp ngắn hạn | ✅ Có | Dịch vụ có thu – phải xuất HĐĐT |
| Bệnh viện công khám dịch vụ ngoài BHYT | ✅ Có | Phát sinh thu – áp dụng NĐ 70 |
| UBND xã thu lệ phí hộ tịch | ❌ Không | Lệ phí nhà nước, vẫn dùng biên lai giấy |
| Đơn vị sự nghiệp bán tài sản thanh lý | ✅ Có | Hoạt động bán hàng có thu |
2.3. Quy trình chuyển đổi từ biên lai giấy sang hóa đơn điện tử đối với đơn vị có thu
Đây là phần mang tính hướng dẫn, phù hợp nếu bạn muốn người đọc thực thi được ngay.
Các bước thực hiện:
- Rà soát toàn bộ hoạt động có phát sinh thu tiền → Xác định đối tượng hóa đơn.
- Lập hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế.
- Chọn loại hóa đơn (có mã hoặc không mã) phù hợp.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu (thường là 01/ĐKT-HĐĐT).
- Hủy biên lai giấy/hóa đơn giấy còn tồn trước ngày 30/11/2025.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp với hệ thống kế toán.
III. Các đơn vị hành chính sự nghiệp khi nhận hóa đơn cần lưu ý gì?
Sau khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ 01/06/2025, không chỉ bên phát hành hóa đơn mà cả bên nhận hóa đơn – đặc biệt là các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) – cũng cần cẩn trọng khi tiếp nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử. Dưới đây là những lưu ý quan trọng:
3.1 Hóa đơn phải có mã cơ quan thuế hoặc được thông báo phát hành hợp lệ
- Với đơn vị bán hàng sử dụng hóa đơn điện tử có mã, cần kiểm tra mã xác thực của cơ quan thuế (mã QR, số mã…).
- Nếu là hóa đơn không có mã, phải xác minh bên bán đã thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế (qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế).
Trường hợp nhận hóa đơn không hợp lệ → không được hạch toán, không được thanh toán.
3.2 Kiểm tra thông tin hóa đơn đầy đủ, chính xác
Đơn vị hành chính, sự nghiệp cần đối chiếu kỹ:
- Tên, mã số thuế, địa chỉ của bên bán – bên mua;
- Mã loại hóa đơn, mẫu số, ký hiệu;
- Nội dung hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất, tổng tiền;
- Ngày lập hóa đơn;
- Tình trạng hóa đơn: hợp lệ, không bị thu hồi hoặc thay thế.
Nếu có sai sót → yêu cầu đơn vị bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định.
3.3 Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng định dạng và thời hạn
Theo quy định tại Điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC, đơn vị hành chính, sự nghiệp nhận hóa đơn điện tử cần:
- Lưu trữ bản XML của hóa đơn điện tử;
- Bảo quản hóa đơn đúng định dạng, không chỉnh sửa nội dung;
- Thời gian lưu trữ: tối thiểu 10 năm kể từ thời điểm lập hóa đơn.
Nên sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn để lưu trữ tập trung, tránh thất lạc.
3.4 Kiểm tra hóa đơn đầu vào trước khi thanh toán
Trước khi thanh toán bất kỳ khoản chi nào, đơn vị hành chính, sự nghiệp cần đảm bảo:
- Hóa đơn hợp pháp, hợp lệ và đúng quy trình thanh toán NSNN;
- Có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan (hợp đồng, biên bản nghiệm thu, đề nghị thanh toán…);
- Hóa đơn không trùng, không bị hủy hoặc chỉnh sửa sai quy định.
Đây là yêu cầu bắt buộc để kho bạc nhà nước duyệt thanh toán.
3.5 Lập bảng kê hóa đơn kèm theo thanh toán (nếu cần)
Trong một số trường hợp, kế toán hành chính, sự nghiệp cần lập bảng kê đính kèm hóa đơn khi gửi hồ sơ thanh toán. Bảng kê phải rõ:
- Số hóa đơn, ngày hóa đơn;
- Tên hàng hóa/dịch vụ;
- Số tiền;
- Ghi chú đặc biệt (nếu có điều chỉnh hoặc nhiều hóa đơn liên quan).
IV. Tổng kết
Từ 01/06/2025, hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc với nhiều loại hình đơn vị, trong đó có đơn vị hành chính sự nghiệp có thu. Tuy nhiên, ngay cả khi không trực tiếp phát hành hóa đơn, đơn vị hành chính, sự nghiệp vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về tiếp nhận và xử lý hóa đơn đầu vào.
Việc kiểm tra, lưu trữ và hạch toán đúng quy định là yếu tố quan trọng để đảm bảo hồ sơ quyết toán minh bạch, tránh bị xuất toán hoặc xử phạt sau này.
Hotline: 090 283 1123
Email: notevn.jsc@gmail.com
Website: note.edu.vn
Facebook: Viện Đào tạo quản trị và Hợp tác quốc tế
Địa chỉ: Đường D4, KDC Hồng Loan, P.Hưng Thạnh, Q.Cái Răng, TP. Cần Thơ