I. Vì sao nên ứng dụng ChatGPT trong soạn thảo văn bản hành chính?
Trong môi trường hành chính công, cán bộ, công chức, viên chức phải soạn thảo rất nhiều loại văn bản: từ công văn, thông báo, tờ trình, báo cáo, kế hoạch, đến quyết định. Trung bình một đơn vị hành chính cấp xã có thể phát hành hàng trăm văn bản mỗi tháng.
- Khối lượng lớn: Một cán bộ văn phòng có thể phải xử lý 20–50 văn bản/tháng.
- Yêu cầu cao: Văn bản phải chuẩn mực về bố cục, câu chữ, đúng quy định pháp luật.
- Áp lực thời gian: Thời hạn thường gấp, dễ dẫn đến sai sót.
Đây chính là lý do các cơ quan hành chính bắt đầu quan tâm đến AI – đặc biệt là ChatGPT, để tìm cách hỗ trợ soạn thảo văn bản nhanh và chính xác hơn
II. Vì sao ChatGPT hữu ích trong soạn văn bản hành chính?
ChatGPT không phải “thay thế con người”, mà là công cụ tăng tốc. Khi được sử dụng đúng cách, có thể:
- Tạo khung văn bản nhanh
Ví dụ: yêu cầu “soạn khung báo cáo tổng kết quý” → ChatGPT sẽ dựng sẵn bố cục, giúp cán bộ không phải bắt đầu từ con số 0. - Gợi ý câu chữ chuẩn mực
ChatGPT giúp giảm lỗi chính tả, ngữ pháp, và hành văn chưa trôi chảy – đặc biệt hữu ích cho cán bộ mới. - Tiết kiệm thời gian
Thay vì mất 1–2 giờ soạn nháp, cán bộ chỉ cần 15–20 phút để chỉnh sửa, bổ sung thông tin. - Tham khảo cách trình bày
Với những văn bản ít làm (ví dụ: tờ trình xin chủ trương), ChatGPT có thể đưa ra mẫu cơ bản, giúp cán bộ hình dung rõ cấu trúc cần có.
Ví dụ thực tế: Khi nhập yêu cầu Soạn công văn xin kinh phí sửa chữa phòng học theo các quy định hiện hành về quản lý tài chính và đầu tư công.”, ChatGPT sẽ tạo khung gồm: căn cứ pháp lý, nội dung xin kinh phí, thời gian dự kiến, và đề xuất kinh phí. Người soạn chỉ cần chỉnh lại số liệu và trích dẫn văn bản gốc.
III. Mẹo sử dụng ChatGPT để soạn văn bản hành chính hiệu quả
3.1 Viết yêu cầu (prompt) rõ ràng
Anh/chị có thể dùng công thức 4 bước R–C–G–F ChatGPT sẽ hiểu vai trò, bối cảnh, mục tiêu, và cách trình bày, giúp văn bản hành chính chuẩn hơn, giảm thời gian chỉnh sửa.
| Thành phần | Ý nghĩa | Câu hỏi gợi ý | Ví dụ cụ thể |
| R – Role (Vai trò của AI) | Bạn muốn AI đóng vai trò gì? | “Bạn là AI trong tình huống này?” | Chuyên viên văn phòng UBND xã… |
| C – Context (Bối cảnh công việc) | Sự việc hoặc tình huống cụ thể | “Đang diễn ra điều gì?” | Xây dựng kế hoạch tổ chức Tết trồng cây “Đời đời nhớ ơn Bác Hồ” năm 2026 |
| G – Goal (Mục tiêu đầu ra) | Bạn muốn AI tạo ra cái gì? | “Bạn cần AI làm gì?” | Soạn một kế hoạch hành chính đầy đủ, rõ ràng, dễ triển khai… |
| F – Format (Định dạng mong muốn) | Kết quả trình bày dưới hình thức nào? | “Kết quả cần trình bày theo kiểu gì?” | Bố cục kế hoạch hành chính gồm: mục đích, yêu cầu, nội dung, hình thức tổ chức, thời gian… |
3.2 Kiểm tra và chỉnh sửa lại
- Không copy nguyên văn từ AI.
- Đối chiếu căn cứ pháp luật: Luật, nghị định, thông tư hiện hành.
- Cập nhật số liệu thực tế: kinh phí, ngày tháng, đơn vị, người ký.
- Chuẩn hóa thể thức: số hiệu văn bản, căn cứ, nơi nhận.
3.3 Giới hạn sử dụng AI – đừng lạm dụng
Đây là nguyên tắc quan trọng:
- Văn bản thường, báo cáo nội bộ → Dùng AI để tiết kiệm thời gian.
- Văn bản hành chính công quan trọng (công văn, quyết định, tờ trình…) → Chỉ tham khảo AI, sau đó tự soạn hoặc chỉnh sửa kỹ lưỡng.
Văn bản hành chính công có giá trị pháp lý, nên trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về người cán bộ.
IV. Một số loại văn bản có thể nhờ ChatGPT hỗ trợ
Không phải văn bản nào cũng dùng AI được giống nhau. Việc phân loại sẽ giúp cán bộ sử dụng đúng công cụ, giảm rủi ro pháp lý.
- Văn bản nội bộ và báo cáo thường
Đây là những văn bản tái sử dụng nhiều lần, ít rủi ro pháp lý, ví dụ: báo cáo tổng kết, Thư mời, giấy mời hội nghị, thông báo nội bộ.
ChatGPT có thể:- Tạo khung báo cáo nhanh, liệt kê các mục cần trình bày.
- Chuẩn hóa câu chữ, hạn chế lỗi chính tả và hành văn.
- Rút ngắn thời gian soạn thảo đến 40–50%.
Ví dụ: Một cán bộ soạn báo cáo tổng kết quý có thể yêu cầu ChatGPT liệt kê mục kết quả đạt được, tồn tại, đề xuất. Cán bộ chỉ cần điền số liệu thực tế và chỉnh sửa nhỏ, thay vì viết từ đầu.
- Văn bản quan trọng, có giá trị pháp lý cao
Đây là công văn, quyết định, tờ trình, kế hoạch ngân sách… Nội dung cần đúng chuẩn, căn cứ pháp luật, và phải chịu trách nhiệm pháp lý.
ChatGPT có thể hỗ trợ ở mức tham khảo:- Gợi ý bố cục, cách diễn đạt chuẩn hành chính.
- Nhắc nhở thiếu thông tin cần bổ sung (ngày tháng, căn cứ pháp lý, đơn vị thụ hưởng).
V. Lưu ý khi ứng dụng ChatGPT trong hành chính công
Dù AI tiện lợi, nếu không hiểu những giới hạn sẽ dễ gặp những rủi ro:
- Sai lệch ngữ cảnh pháp lý
ChatGPT không tự cập nhật tất cả quy định, thông tư, nghị định mới. Nếu dựa hoàn toàn vào AI, văn bản có thể thiếu căn cứ pháp luật hoặc trích dẫn lỗi. - Rủi ro bảo mật dữ liệu
Không nên nhập thông tin nhạy cảm: số liệu ngân sách, danh sách cán bộ, kế hoạch bí mật. Lộ dữ liệu nhạy cảm có thể gây hậu quả pháp lý và uy tín. - Thiếu chính xác số liệu thực tế
AI tạo ra các con số minh họa hoặc gợi ý, không thể thay thế dữ liệu thực tế. Người soạn vẫn phải đối chiếu, cập nhật số liệu chính xác. - Nguy cơ phụ thuộc công nghệ
Nếu quá lạm dụng AI, cán bộ sẽ yếu kỹ năng tự soạn thảo, rà soát pháp lý, dẫn đến khó khăn khi AI không khả dụng hoặc cần xử lý tình huống phức tạp.
Hãy xem ChatGPT là trợ lý, không thay thế con người. Kết hợp AI + chuyên môn con người sẽ vừa tiết kiệm thời gian, vừa đảm bảo chất lượng văn bản.
VI. Kết luận
ChatGPT là công cụ hữu ích giúp soạn văn bản hành chính nhanh, chuẩn hóa câu chữ và tiết kiệm thời gian, đặc biệt với báo cáo hay văn bản nội bộ, nhưng với công văn, quyết định hay tờ trình quan trọng, cán bộ nên chỉ tham khảo AI và tự soạn hoặc chỉnh sửa kỹ lưỡng để đảm bảo đúng pháp luật; để nâng cao kỹ năng sử dụng AI hiệu quả trong công việc hành chính, anh/chị có thể tham gia khóa học “Ứng dụng AI trong hành chính công” của NOTE EDU, trang bị tư duy, công cụ và thực hành trực tiếp để soạn văn bản nhanh – đúng – chuẩn mực.
📌 Nếu anh/chị muốn bắt đầu ứng dụng AI vào công việc hành chính, nhưng chưa biết cách, hãy tham gia group Zalo hỗ trợ 👉 [Tham gia group Zalo tại đây]
Tham khảo thông tin khóa học: tại đây
Liên hệ với NOTE EDU:
Hotline: 0936 557 916
Email: edu@note.com.vn
Website: note.edu.vn
Facebook: Viện Đào tạo quản trị và Hợp tác quốc tế
Youtube: NOTE EDU – Viện Đào tạo và Hợp tác quốc tế
Địa chỉ: Đường D4, KDC Hồng Loan, P.Hưng Thạnh, Q.Cái Răng, TP. Cần Thơ
