Luật đấu thầu 2023 | Quy trình lập dự toán gói thầu mua sắm

Việc lập dự toán là một phần không thể thiếu trong quá trình chuẩn bị gói thầu. Luật Đấu thầu 2023 yêu cầu các đơn vị phải tuân thủ chặt chẽ các quy định về lập và thẩm định dự toán, từ đó đảm bảo rằng các gói thầu được thực hiện công khai, minh bạch và tuân thủ đúng các nguyên tắc về tiết kiệm và hiệu quả. Việc tuân thủ quy định mới của Luật giúp tăng cường tính công bằng, ngăn chặn tình trạng đấu thầu gian lận và bảo vệ quyền lợi của nhà nước, người dân.

I. Tổng quan về Luật Đấu thầu 2023 

Các điểm mới trong Luật Đấu thầu 2023: Luật Đấu thầu 2023 đưa ra nhiều thay đổi quan trọng có tác động trực tiếp đến quy trình mua sắm trong các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN). Các điểm mới bao gồm:

• Tăng cường tính minh bạch và công khai: Luật yêu cầu các đơn vị HCSN công khai thông tin về kế hoạch đấu thầu, kết quả đấu thầu, và thông tin liên quan đến nhà thầu. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng tham nhũng, gian lận trong quá trình mua sắm công.
• Quản lý hiệu quả ngân sách: sửa đổi luật đấu thầu 2023 mới yêu cầu các đơn vị phải lập và thẩm định dự toán một cách chi tiết và rõ ràng hơn, bảo đảm việc sử dụng ngân sách đúng mục đích và tránh lãng phí.
• Tăng cường trách nhiệm của các bên liên quan: Các tổ chức, cá nhân tham gia vào quá trình đấu thầu phải chịu trách nhiệm về quyết định của mình, từ khâu lập dự toán đến việc lựa chọn nhà thầu. Điều này nâng cao tính chuyên nghiệp và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
• Cải cách các phương thức đấu thầu: Luật Đấu thầu 2023 khuyến khích áp dụng các phương thức đấu thầu điện tử và đấu thầu qua mạng để giảm thiểu thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian và chi phí.

=> Full 17 điểm mới Luật Đấu thầu 2023

Tầm quan trọng của việc lập dự toán chính xác: 

• Đảm bảo tính minh bạch và công bằng: Dự toán chính xác giúp các bên liên quan hiểu rõ chi phí dự kiến và ngăn ngừa tình trạng thay đổi, bổ sung chi phí ngoài kế hoạch. Điều này góp phần duy trì tính công bằng trong quá trình đấu thầu.
• Tiết kiệm ngân sách: Việc lập dự toán sát với thực tế giúp tránh lãng phí và sử dụng ngân sách một cách hợp lý. Nó cũng đảm bảo rằng ngân sách đã được phân bổ cho các mục tiêu ưu tiên và đúng đắn.
  
• Đảm bảo tiến độ và chất lượng: Dự toán chính xác giúp xác định đúng khối lượng công việc và yêu cầu kỹ thuật, từ đó đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình. Nếu dự toán không chính xác, dễ dẫn đến việc thiếu hụt tài chính hoặc kéo dài thời gian thực hiện.
  
• Tuân thủ quy định pháp luật: Luật Đấu thầu 2023 (Luật ấu thầu số 22/2023/qh15), yêu cầu các đơn vị phải tuân thủ nghiêm ngặt việc lập và thẩm định dự toán. Dự toán sai lệch hoặc thiếu chính xác có thể dẫn đến vi phạm pháp luật và các hình thức xử lý hành chính, giảm uy tín của đơn vị HCSN.

II. Quy trình lập dự toán gói thầu mua sắm 

Bước 1:  Xác định nhu cầu và mục tiêu mua sắm

• Đánh giá nhu cầu: Trước khi lập dự toán, đơn vị cần đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu mua sắm, xác định rõ các sản phẩm, dịch vụ hoặc công trình cần thiết để phục vụ cho mục tiêu công việc hoặc dự án.
• Lập kế hoạch mua sắm: Đơn vị phải xây dựng kế hoạch mua sắm theo các nhu cầu đã được xác định, bao gồm thông tin chi tiết về thời gian, các bước tiến hành, các loại vật tư, thiết bị hoặc dịch vụ cần mua.

Bước 2:  Lập dự toán chi tiết cho gói thầu

• Phân tích, tính toán chi phí: Dự toán phải phản ánh chính xác các chi phí liên quan đến từng hạng mục trong gói thầu. Điều này bao gồm chi phí mua sắm vật tư, chi phí nhân công, chi phí vận chuyển, lắp đặt (nếu có), và các chi phí khác liên quan.
  
• Cập nhật giá trị vật tư, dịch vụ: Đơn vị phải tham khảo bảng giá vật tư, dịch vụ trên thị trường hoặc từ các nguồn cung cấp đã được phê duyệt. Cập nhật giá mới nhất đảm bảo tính chính xác của dự toán.
  
• Tính toán chi phí dự phòng: Đơn vị cần phải tính toán chi phí dự phòng cho các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch, chẳng hạn như thay đổi trong yêu cầu kỹ thuật hoặc điều kiện thị trường.

Bước 3:  Lập hồ sơ dự toán và thẩm định dự toán

• Chuẩn bị hồ sơ dự toán: Sau khi lập xong dự toán theo Luật Đấu thầu 22 2023, đơn vị cần hoàn thiện hồ sơ dự toán, bao gồm các bảng tính chi phí, các yếu tố tính toán và các tài liệu chứng minh sự hợp lý của dự toán.
• Thẩm định dự toán: Hồ sơ dự toán sẽ được gửi đến cơ quan hoặc bộ phận có thẩm quyền (thường là phòng tài chính, kế hoạch hoặc tổ chức có chức năng thẩm định) để kiểm tra tính hợp lý, chính xác và tuân thủ các quy định pháp lý. Cơ quan này sẽ thẩm định dự toán để đảm bảo không có sai sót và đáp ứng yêu cầu pháp lý.
  

Bước 4: Phê duyệt dự toán

• Sau khi thẩm định xong, dự toán sẽ được trình lên cấp có thẩm quyền để phê duyệt. Cấp phê duyệt có thể là giám đốc, ban giám đốc hoặc cơ quan tài chính cấp trên tùy thuộc vào quy mô và mức độ của gói thầu.
  
• Đảm bảo tuân thủ quy định: Việc phê duyệt dự toán phải tuân thủ các quy định của Luật Đấu thầu 2023, bao gồm việc đảm bảo tính hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả trong việc sử dụng ngân sách

Bước 5: Cập nhật và điều chỉnh dự toán nếu cần

• Trong trường hợp có sự thay đổi trong yêu cầu mua sắm hoặc tình hình thực tế (ví dụ: giá vật liệu tăng, thay đổi về yêu cầu kỹ thuật), đơn vị phải cập nhật hoặc điều chỉnh dự toán cho phù hợp.
• Mọi thay đổi phải được trình phê duyệt lại để đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ các nguyên tắc của Luật Đấu thầu năm 2023.

Bước 6: Công khai và lưu trữ dự toán

• Công khai thông tin dự toán: Sau khi dự toán được phê duyệt, thông tin về dự toán phải được công khai theo quy định của Luật Đấu thầu 2023. Điều này giúp tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm trong việc sử dụng ngân sách nhà nước.
  
• Lưu trữ hồ sơ: Các hồ sơ dự toán cần được lưu trữ đầy đủ, đúng quy định, phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra và giám sát trong tương lai.

Bước 7: Giám sát và kiểm tra trong quá trình thực hiện

• Sau khi dự toán đã được phê duyệt và gói thầu được triển khai, quá trình thực hiện sẽ được giám sát để đảm bảo rằng các chi phí thực tế không vượt quá mức dự toán đã được phê duyệt. Nếu có sai lệch, đơn vị cần phải có các biện pháp điều chỉnh kịp thời và báo cáo các cơ quan có thẩm quyền.

III. Kế toán cần lưu ý gì khi lập dự toán gói thầu theo Luật Đấu thầu 2023?

Tuân thủ quy định pháp lý: Kế toán cần đảm bảo dự toán được lập đúng theo các quy định của Luật Đấu thầu 2023 về trình tự, phương pháp lập và phê duyệt dự toán.
Cập nhật giá trị thực tế: Cần tham khảo và áp dụng giá vật tư, dịch vụ trên thị trường để đảm bảo dự toán phản ánh đúng giá trị thực tế tại thời điểm lập.
Tính toán chi phí dự phòng hợp lý: Cần tính toán các chi phí phát sinh và chi phí dự phòng hợp lý để tránh thiếu hụt ngân sách và đảm bảo thực hiện dự án suôn sẻ.
Đảm bảo tính minh bạch và công khai: Kế toán phải công khai thông tin dự toán theo quy định của pháp luật, giúp tăng cường tính minh bạch trong quá trình đấu thầu.
Lưu trữ hồ sơ đầy đủ và chính xác: Các tài liệu liên quan đến dự toán phải được lưu trữ đầy đủ để phục vụ công tác kiểm tra, giám sát hoặc thanh tra sau này.
Phê duyệt và điều chỉnh dự toán: Cần theo dõi việc phê duyệt dự toán đúng hạn và đảm bảo điều chỉnh kịp thời nếu có thay đổi trong yêu cầu hoặc chi phí phát sinh.

IV. Những sai lầm thường gặp khi lập dự toán và cách phòng tránh

4.1. Sai sót trong việc tính toán chi phí

• Sai lầm: Lập dự toán không chính xác do tính toán thiếu chi tiết hoặc sai số liệu về giá trị vật tư, chi phí nhân công, hoặc chi phí phát sinh.
  
• Cách phòng tránh:
  
  • Cập nhật thường xuyên bảng giá thị trường và thông tin từ các nhà cung cấp uy tín.
    
  • Tính toán chi phí chi tiết cho từng hạng mục và áp dụng các phương pháp tính toán hợp lý, bao gồm cả chi phí dự phòng.
    
  • Sử dụng phần mềm kế toán hoặc công cụ hỗ trợ để giảm thiểu sai sót trong tính toán.

4.2. Không tính toán đầy đủ chi phí phát sinh và dự phòng

• Sai lầm: Bỏ qua việc tính toán chi phí dự phòng cho các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch như thay đổi yêu cầu kỹ thuật, thay đổi giá cả nguyên vật liệu, hoặc các yếu tố bất ngờ khác.
  
• Cách phòng tránh:
  
  • Xác định tỷ lệ phần trăm chi phí dự phòng hợp lý (thường từ 5% – 10% tổng chi phí dự toán) để xử lý các tình huống phát sinh.
    
  • Thực hiện đánh giá rủi ro để dự đoán các yếu tố có thể ảnh hưởng đến chi phí và lập kế hoạch dự phòng phù hợp.
    

4.3. Không tuân thủ các quy định pháp lý và quy trình phê duyệt

• Sai lầm: Lập dự toán mà không tuân thủ đầy đủ các quy định của Luật Đấu thầu 2023 về trình tự, phương pháp và thời gian phê duyệt dự toán, dẫn đến việc dự toán không hợp pháp hoặc không được phê duyệt đúng hạn.
  
• Cách phòng tránh:
  
  • Nắm rõ các quy định và hướng dẫn về lập, thẩm định và phê duyệt dự toán theo những điểm mới của luật đấu thầu 2023 (Luật Đấu thầu 2023).
    
  • Đảm bảo quá trình phê duyệt được thực hiện đúng quy trình, với sự tham gia của các bộ phận có thẩm quyền.
    

4.4 Không công khai và minh bạch thông tin dự toán

• Sai lầm: Dự toán được lập nhưng không được công khai đầy đủ hoặc không đảm bảo tính minh bạch, dẫn đến thiếu sót hoặc nghi ngờ từ các bên liên quan.
  
• Cách phòng tránh:
  
  • Đảm bảo công khai thông tin về dự toán, kế hoạch đấu thầu và kết quả thẩm định dự toán theo yêu cầu của Luật Đấu thầu 22/2023/15
    
  • Tạo điều kiện cho các bên liên quan tham gia giám sát và kiểm tra thông tin.
    

4.5 Dự toán không phản ánh đúng nhu cầu thực tế

• Sai lầm: Lập dự toán không dựa trên nhu cầu thực tế hoặc có sự sai lệch giữa các yêu cầu thực tế và dự toán, dẫn đến thiếu hụt hoặc dư thừa ngân sách.
  
• Cách phòng tránh:
  
  • Đảm bảo việc lập dự toán dựa trên đánh giá chính xác nhu cầu thực tế của dự án hoặc gói thầu.
    
  • Tham khảo ý kiến của các chuyên gia, kỹ thuật viên hoặc người thực hiện dự án để xác định chính xác các yếu tố cần thiết.
    

4.6 Không lưu trữ và bảo mật hồ sơ dự toán đầy đủ

• Sai lầm: Không lưu trữ hoặc bảo mật các hồ sơ, tài liệu liên quan đến dự toán một cách đầy đủ và đúng quy định, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm tra, giám sát sau này.
  
• Cách phòng tránh:
  
  • Lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan đến dự toán một cách có hệ thống và đảm bảo an toàn, bảo mật.
    
  • Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử (nếu có) để dễ dàng truy xuất và kiểm tra khi cần thiết.
    

4.7 Không điều chỉnh dự toán khi có thay đổi

• Sai lầm: Lập dự toán một lần rồi không điều chỉnh khi có sự thay đổi về yêu cầu kỹ thuật, quy mô dự án, hoặc giá vật tư, dẫn đến tình trạng dự toán không còn chính xác.
  
• Cách phòng tránh:
  
  • Theo dõi và cập nhật dự toán định kỳ để phản ánh đúng các thay đổi trong yêu cầu hoặc tình hình thực tế.
    
  • Khi có thay đổi, lập lại dự toán và trình phê duyệt điều chỉnh kịp thời.

V. Kết luận

Dự toán chính xác đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong quá trình thực hiện gói thầu luật đấu thầu mới nhất 2023 mua sắm, không chỉ giúp bảo vệ ngân sách mà còn đảm bảo việc tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Việc lập dự toán đúng đắn giúp ngăn chặn các sai sót, đảm bảo nguồn lực được sử dụng hợp lý và tránh các rủi ro pháp lý. Khuyến nghị dành cho các đơn vị HCSN và kế toán là cần đặc biệt chú trọng đến việc lập dự toán, coi đây là một bước quan trọng để đảm bảo mua sắm hiệu quả, tiết kiệm và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính công.

👉 [ĐĂNG KÝ KHÓA HỌC]  Cập nhật Luật đấu thầu số 22/2023/QH15 – Nghị định số 24/2024/NĐ-CP – Thông tư số 06/2024/TT-BKHĐT ngay hôm nay để cập nhật kiến thức mới nhất và sẵn sàng áp dụng! 🚀

Hotline: 090 283 1123
Email: notevn.jsc@gmail.com
Website: note.edu.vn
Địa chỉ: Đường D4, KDC Hồng Loan, P. Hưng Thạnh, Q. Cái Răng, TP. Cần Thơ

Kết nối với chúng tôi trên Facebook để cập nhật tin tức mới nhất:
Facebook: Viện Đào tạo quản trị và Hợp tác quốc tế