Bài viết này sẽ phân tích tổng quan về kế toán hành chính sự nghiệp, chỉ ra những sai sót phổ biến trong quá trình thực hiện công tác kế toán, đồng thời đề xuất giải pháp khắc phục hiệu quả. Ngoài ra, những kinh nghiệm thực tế từ các kế toán viên lâu năm cũng sẽ giúp bạn tránh được những lỗi sai không đáng có và nâng cao chất lượng công tác kế toán tại đơn vị.
I. Tổng quan
Thông tư 24/2024/TT-BTC, do Bộ Tài chính ban hành ngày 17/4/2024, là một văn bản pháp lý quan trọng, hướng dẫn chi tiết về Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Thông tư này sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2025, và áp dụng cho năm tài chính 2025.
Điểm nổi bật của Thông tư 24/2024/TT-BTC:
- Cập nhật và hoàn thiện Chế độ kế toán:
- Thông tư này được ban hành nhằm cập nhật và hoàn thiện các quy định về kế toán trong lĩnh vực hành chính, sự nghiệp, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính công.
- Đây là sự thay đổi và cập nhật để phù hợp với tình hình thực tế hiện tại.
- Hướng dẫn chi tiết:
- Thông tư 24 cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán, mở sổ kế toán, và các nghiệp vụ kế toán khác.
- Giúp cho việc thực hiện kế toán được thống nhất và chính xác.
- Áp dụng từ năm 2025:
- Các đơn vị hành chính, sự nghiệp cần nắm bắt và chuẩn bị sẵn sàng để áp dụng các quy định mới từ năm tài chính 2025.
Thông tư 24/2024/TT-BTC đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng công tác kế toán, góp phần vào việc quản lý tài chính công hiệu quả hơn.
II. Những sai sót phổ biến và cách khắc phục
2.1 Sai sót trong hạch toán tài khoản.
Ghi nhận sai tài khoản doanh thu và chi phí
- Sai sót: Ghi nhận doanh thu từ hoạt động chính vào tài khoản khác như thu nhập khác.
- Hậu quả: Ảnh hưởng đến việc tính toán lợi nhuận và thuế phải nộp.
- Ví dụ: Doanh thu từ bán hàng lẽ ra ghi vào TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, nhưng lại ghi vào TK 711 – Thu nhập khác.
Sử dụng sai tài khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
- Sai sót: Lẫn lộn giữa tài khoản TK 111 – Tiền mặt và TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
- Hậu quả: Khó kiểm soát dòng tiền, có thể gây sai lệch số liệu khi quyết toán thuế.
- Ví dụ: Khi nộp tiền vào ngân hàng nhưng vẫn ghi nhận vào TK 111 thay vì chuyển sang TK 112.
Ghi nhận sai tài khoản công nợ
- Sai sót: Không phân biệt rõ TK 131 – Phải thu khách hàng và TK 331 – Phải trả nhà cung cấp.
- Hậu quả: Gây khó khăn trong đối soát công nợ, ảnh hưởng đến dòng tiền.
- Ví dụ: Khoản tiền khách hàng ứng trước lẽ ra ghi nhận vào TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện, nhưng lại ghi vào TK 131.
Không theo dõi và hạch toán đúng tài khoản hàng tồn kho
- Sai sót: Không sử dụng tài khoản phù hợp như TK 156 – Hàng hóa, mà ghi nhận vào chi phí ngay khi mua hàng.
- Hậu quả: Sai lệch giá vốn hàng bán và kết quả kinh doanh.
- Ví dụ: Mua hàng nhập kho nhưng lại ghi vào TK 632 – Giá vốn hàng bán ngay lập tức.
Sai sót khi phân loại chi phí
- Sai sót: Lẫn lộn giữa TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh và TK 627 – Chi phí sản xuất chung.
- Hậu quả: Ảnh hưởng đến việc xác định giá thành sản phẩm và lợi nhuận.
- Ví dụ: Chi phí tiền điện phục vụ sản xuất ghi nhầm vào TK 642 thay vì TK 627.
Cách khắc phục
- Xem xét lại hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 24.
- Rà soát định kỳ báo cáo tài chính để phát hiện sai sót kịp thời.
- Sử dụng phần mềm kế toán để tự động phân loại tài khoản chính xác.
- Đào tạo nhân viên kế toán để nắm rõ nguyên tắc hạch toán theo quy định.
Nhầm lẫn giữa các nguồn thu và nguồn chi
Ghi nhận nhầm giữa thu và chi:
Sai sót:
- Ghi nhầm khoản thu vào chi phí hoặc ngược lại.
- Ví dụ: Một khoản thu tiền bán hàng lại ghi vào tài khoản chi phí như TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh.
- Hậu quả: Làm sai lệch doanh thu, chi phí, lợi nhuận và nghĩa vụ thuế.
Cách khắc phục:
- Rà soát kỹ chứng từ trước khi hạch toán.
- Kiểm tra tài khoản đối ứng khi hạch toán.
Nhầm lẫn giữa khoản tạm ứng và chi phí
Sai sót:
- Khi tạm ứng tiền cho nhân viên để mua hàng nhưng lại ghi nhận ngay vào chi phí thay vì TK 141 – Tạm ứng.
- Ví dụ: Ứng tiền mua nguyên vật liệu nhưng chưa có hóa đơn, thay vì ghi vào TK 141, lại ghi vào TK 627 – Chi phí sản xuất chung.
- Hậu quả: Làm tăng chi phí không hợp lý, gây sai lệch số liệu kế toán.
Cách khắc phục:
- Khi ứng tiền, ghi nhận vào TK 141.
- Chỉ chuyển sang chi phí khi có hóa đơn hợp lệ.
Nhầm lẫn giữa hoàn ứng và thu nhập khác
Sai sót:
- Khi nhân viên hoàn ứng số tiền dư nhưng lại ghi nhận vào TK 711 – Thu nhập khác thay vì giảm TK 141.
- Hậu quả: Làm tăng sai doanh thu, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và thuế thu nhập doanh nghiệp.
Cách khắc phục:
- Khi hoàn ứng, ghi giảm TK 141 thay vì đưa vào thu nhập.
- Kiểm tra các khoản mục trước khi hạch toán.
Nhầm lẫn giữa tiền thu từ khách hàng và tiền vay
Sai sót:
- Khi nhận tiền từ khách hàng nhưng lại hạch toán vào TK 341 – Vay nợ thay vì TK 131 – Phải thu khách hàng.
- Hậu quả: Làm sai lệch công nợ, ảnh hưởng đến dòng tiền và nghĩa vụ trả nợ.
Cách khắc phục:
- Kiểm tra nội dung giao dịch và hợp đồng trước khi ghi sổ.
- Tách biệt rõ ràng tài khoản phải thu và tài khoản vay.
Ghi nhận sai khoản chi hộ và chi phí thực tế
Sai sót:
- Khi doanh nghiệp chi hộ đối tác nhưng lại ghi nhận vào chi phí của công ty.
- Ví dụ: Thanh toán tiền điện nước cho bên thuê mặt bằng nhưng lại ghi vào TK 642 thay vì TK 138 – Phải thu khác.
- Hậu quả: Làm tăng chi phí không hợp lý, ảnh hưởng đến lợi nhuận và quyết toán thuế.
Cách khắc phục:
- Doanh thu chỉ ghi nhận khi quyền sở hữu hàng hóa/dịch vụ đã chuyển giao.
- Đối với khoản tiền nhận trước, ghi nhận vào TK 3387, chỉ khi hoàn thành dịch vụ mới chuyển sang doanh thu.
- Rà soát sổ sách định kỳ để phát hiện sai lệch.
2.2 Sai sót trong ghi nhận doanh thu và chi phí
Ghi nhận thiếu hoặc sai thời điểm thu – chi
Sai sót thường gặp:
🔹 Ghi nhận doanh thu khi chưa thực sự phát sinh (hoặc ngược lại, chưa ghi nhận doanh thu khi đã phát sinh).
🔹 Ghi nhận chi phí khi chưa có đầy đủ chứng từ hợp lệ.
🔹 Nhận tiền trước từ khách hàng nhưng không ghi nhận vào TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện mà hạch toán thẳng vào doanh thu.
Không phân biệt rõ các khoản thu từ ngân sách và thu sự nghiệp
Sai sót thường gặp:
🔹 Nhầm lẫn giữa thu từ ngân sách nhà nước (NSNN) và thu từ hoạt động sự nghiệp.
🔹 Ghi nhận thu từ NSNN vào tài khoản thu sự nghiệp hoặc ngược lại.
🔹 Không hạch toán riêng biệt, gây khó khăn khi quyết toán.
Cách khắc phục:
- Lập danh mục nguồn thu rõ ràng, phân biệt thu ngân sách và thu sự nghiệp.
- Sử dụng tài khoản kế toán phù hợp:
TK 511: Doanh thu hoạt động kinh doanh chính.
TK 531: Giảm trừ doanh thu (nếu có chiết khấu, hàng bán trả lại).
TK 711: Thu nhập khác.
- Đối chiếu với ngân sách Cấp phát và hợp đồng sự nghiệp để tránh nhầm lẫn.
Cách xử lý và điều chỉnh sổ sách khi phát hiện sai sót
Nếu phát hiện sai sót trong kỳ kế toán hiện tại:
- Lập bút toán điều chỉnh ngay trong kỳ.
- Ghi chú trong sổ sách kế toán để theo dõi.
Nếu sai sót đã ảnh hưởng đến kỳ trước:
🔹 Xác định mức độ ảnh hưởng:
- Nếu chưa lập báo cáo tài chính → Điều chỉnh ngay trong kỳ hiện tại.
- Nếu đã lập báo cáo tài chính → Điều chỉnh vào đầu kỳ kế toán tiếp theo.
🔹 Cách điều chỉnh sổ sách:
- Sai doanh thu: Ghi bút toán điều chỉnh giảm/tăng doanh thu (TK 511, 711).
- Sai chi phí: Điều chỉnh lại chi phí vào TK phù hợp (TK 627, 642, 632).
- Sai thu từ ngân sách/sự nghiệp: Hạch toán lại đúng tài khoản.
Lưu ý: Nếu sai sót ảnh hưởng đến báo cáo thuế đã nộp, cần làm tờ khai bổ sung để điều chỉnh thuế GTGT, thuế TNDN (nếu có).
2.3 Sai sót trong quản lý tài sản cố định
2.3.1 Ghi nhận sai giá trị tài sản cố định và công cụ dụng cụ
Sai sót thường gặp:
🔹 Nhầm lẫn giữa tài sản cố định (TSCĐ) và công cụ dụng cụ (CCDC).
🔹 Ghi nhận sai nguyên giá tài sản (không tính chi phí vận chuyển, lắp đặt).
🔹 Không cộng dồn các khoản chi phí liên quan vào giá trị tài sản.
Cách khắc phục:
Phân biệt rõ TSCĐ và CCDC theo tiêu chuẩn:
- TSCĐ: Giá trị từ 50 triệu đồng trở lên, thời gian sử dụng trên 1 năm.
- CCDC: Giá trị dưới 50 triệu đồng hoặc thời gian sử dụng dưới 1 năm.
Khi ghi nhận TSCĐ, phải tính đầy đủ các khoản:
- Giá mua.
- Chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử.
- Thuế không được hoàn lại.
Nếu sai sót đã xảy ra, lập bút toán điều chỉnh lại nguyên giá TSCĐ hoặc phân bổ lại chi phí cho CCDC.
2.3.2 Không cập nhật hao mòn tài sản theo quy định
Sai sót thường gặp:
🔹 Không trích hao mòn TSCĐ hoặc trích sai mức quy định.
🔹 Không tính hao mòn với TSCĐ đã hết khấu hao nhưng vẫn sử dụng.
🔹 Quên điều chỉnh hao mòn khi nâng cấp tài sản.
Cách khắc phục:
Trích hao mòn đúng quy định:
- Chỉ trích hao mòn với TSCĐ thuộc nguồn vốn kinh doanh.
- Mức trích hao mòn theo khung thời gian sử dụng tại Thông tư 45/2013/TT-BTC.
Kiểm tra định kỳ danh sách TSCĐ để đảm bảo tất cả tài sản đang dùng đều có tính hao mòn phù hợp.
Nếu phát hiện sai sót, lập bút toán điều chỉnh chi phí khấu hao để cập nhật đúng số liệu.
2.3.3 Hướng dẫn kiểm kê và điều chỉnh số liệu đúng quy định
Quy trình kiểm kê tài sản cố định
🔹 Bước 1: Thành lập tổ kiểm kê, lập biên bản kiểm kê theo mẫu.
🔹 Bước 2: Đối chiếu số liệu sổ sách với thực tế sử dụng.
🔹 Bước 3: Ghi nhận tình trạng tài sản, xác định nguyên nhân chênh lệch (mất mát, hao mòn bất thường…).
🔹 Bước 4: Lập bút toán điều chỉnh nếu có sai sót về nguyên giá, hao mòn, số lượng TSCĐ.
Cách điều chỉnh số liệu khi có sai sót
– Trường hợp thiếu TSCĐ:
- Xác định nguyên nhân mất mát, hư hỏng.
- Nếu lỗi do cá nhân, yêu cầu bồi thường.
- Nếu thanh lý, ghi giảm TSCĐ (TK 211, 214).
– Trường hợp thừa TSCĐ chưa ghi sổ:
- Kiểm tra lại hồ sơ mua sắm.
- Nếu hợp lệ, bổ sung vào danh mục và trích hao mòn từ kỳ phát sinh.
– Trường hợp hao mòn sai sót:
- Tính lại mức trích hao mòn đúng quy định.
- Ghi nhận chi phí khấu hao điều chỉnh vào kỳ hiện tại.
2.4 Sai sót khi lập báo cáo tài chính kế toán hành chính sự nghiệp
Việc lập báo cáo tài chính (BCTC) theo Thông tư 24/2023/TT-BTC yêu cầu sự chính xác trong việc ghi nhận thu – chi, tài sản – nguồn vốn. Dưới đây là một số sai sót phổ biến và cách khắc phục cho kế toán hành chính sự nghiệp để đảm bảo số liệu đúng đắn.
2.4.1 Nhầm lẫn giữa báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách
Sai sót thường gặp kế toán hành chính sự nghiệp:
🔹 Nhầm lẫn giữa Báo cáo tài chính (BCTC) và Báo cáo quyết toán ngân sách (BCQTNS).
🔹 Ghi nhận sai nguồn thu giữa thu ngân sách cấp và thu từ hoạt động kinh doanh.
🔹 Không tách biệt rõ ràng các khoản chi theo nguồn vốn (chi từ ngân sách, chi từ nguồn khác).
Cách khắc phục:
Phân biệt rõ hai loại báo cáo:
- Báo cáo tài chính: Phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động kinh doanh.
- Báo cáo quyết toán ngân sách: Phản ánh thu – chi ngân sách và việc sử dụng ngân sách.
- Sử dụng đúng tài khoản kế toán để ghi nhận các khoản thu – chi theo nguồn gốc.
- Rà soát số liệu trước khi lập báo cáo để tránh nhầm lẫn.
2.4.2 Sai số trong cân đối thu – chi, tài sản – nguồn vốn
Sai sót thường gặp:
- Tổng doanh thu – chi phí không khớp với lợi nhuận trên báo cáo kết quả kinh doanh.
- Chênh lệch giữa tổng tài sản và tổng nguồn vốn trên bảng cân đối kế toán.
- Nhầm lẫn khi hạch toán các khoản vay, tạm ứng, quỹ khen thưởng phúc lợi.
Cách khắc phục:
Kiểm tra số liệu từng khoản mục:
- So sánh tổng doanh thu – chi phí với lợi nhuận trước thuế.
- Đảm bảo tổng tài sản luôn bằng tổng nguồn vốn.
- Xác minh các khoản chi phí, công nợ, doanh thu phát sinh để khớp số liệu.
- Kiểm tra định kỳ sổ cái kế toán và đối chiếu với báo cáo tài chính.
2.4.3 Cách đối chiếu và kiểm tra để tránh sai lệch số liệu
Bước 1: Kiểm tra sổ sách kế toán trước khi lập báo cáo
- So sánh tổng doanh thu, chi phí trong sổ cái với bảng cân đối kế toán.
- Kiểm tra xem các khoản chi phí có hóa đơn chứng từ hợp lệ không.
Bước 2: Đối chiếu số liệu giữa các báo cáo
- Bảng cân đối kế toán: Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn.
- Báo cáo kết quả kinh doanh: Doanh thu – Chi phí = Lợi nhuận.
- Bảng lưu chuyển tiền tệ: Dòng tiền vào – Dòng tiền ra phải khớp với số dư tiền cuối kỳ.
Bước 3: Kiểm tra chênh lệch và điều chỉnh nếu cần
- Nếu phát hiện chênh lệch, kiểm tra lại từng khoản mục để điều chỉnh.
- Nếu sai sót ảnh hưởng đến báo cáo thuế đã nộp, cần lập tờ khai bổ sung để điều chỉnh.
III. Kinh nghiệm thực tế giúp kế toán hạn chế sai sót
Để hạn chế sai sót trong kế toán hành chính sự nghiệp theo Thông tư 24/2023/TT-BTC, kế toán viên cần nắm rõ các quy định, áp dụng công cụ hỗ trợ phù hợp và thực hiện quy trình kiểm tra chéo trước khi nộp báo cáo. Dưới đây là một số kinh nghiệm thực tế giúp giảm thiểu rủi ro kế toán.
3.1 Lưu ý quan trọng khi làm kế toán theo Thông tư 24
🔹 Nắm rõ các nguyên tắc ghi nhận thu – chi:
- Doanh thu chỉ ghi nhận khi hoàn thành nghĩa vụ cung cấp hàng hóa/dịch vụ.
- Chi phí chỉ hợp lệ khi có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
🔹 Phân biệt rõ các nguồn thu – chi:
- Thu từ ngân sách nhà nước (NSNN) không được hạch toán chung với doanh thu từ hoạt động sản xuất – kinh doanh.
- Các khoản thu sự nghiệp phải ghi nhận theo đúng tài khoản kế toán quy định.
🔹 Chú ý hạch toán đúng tài khoản kế toán:
- Không sử dụng sai tài khoản kế toán, tránh ảnh hưởng đến quyết toán thuế.
- Đối chiếu tài khoản công nợ để tránh nhầm lẫn giữa thuế GTGT, thuế TNCN và thuế TNDN.
🔹 Kiểm soát chứng từ kế toán đầy đủ:
- Kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra trước khi kê khai thuế.
- Đảm bảo chứng từ chi phí hợp lệ, đúng đối tượng và có đầy đủ chữ ký.
3.2 Công cụ hỗ trợ giúp giảm thiểu sai sót trong hạch toán
🔹 Phần mềm kế toán chuyên dụng:
- Sử dụng phần mềm như SAFEBOOKS giúp tự động hóa nhiều công việc kế toán, giảm thiểu lỗi nhập liệu.
- Kiểm tra nhanh đối chiếu sổ sách với báo cáo tài chính.
🔹 Excel quản lý thu – chi:
- Dùng file Excel định dạng sẵn để theo dõi doanh thu, chi phí và công nợ.
- Áp dụng công thức kiểm tra chéo để tránh nhầm lẫn số liệu.
🔹 Tra cứu hóa đơn điện tử:
- Kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra trên cổng tra cứu của Tổng cục Thuế để tránh hóa đơn giả, hóa đơn sai thông tin.
- Đảm bảo hóa đơn đúng ngày, đúng mã số thuế doanh nghiệp.
🔹 Đối chiếu thuế qua hệ thống thuế điện tử eTax:
- Kiểm tra báo cáo thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN trên hệ thống của cơ quan thuế.
- Đối chiếu số liệu với sổ kế toán để tránh chênh lệch.
3.3 Quy trình kiểm tra chéo trước khi nộp báo cáo
Bước 1: Đối chiếu sổ sách kế toán với thực tế
- So sánh số dư tiền mặt với sổ quỹ tiền mặt.
- Đối chiếu tài khoản ngân hàng với sao kê ngân hàng.
- Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả xem có khớp với hợp đồng, hóa đơn không.
Bước 2: Kiểm tra logic số liệu giữa các báo cáo
- Bảng cân đối kế toán: Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn.
- Báo cáo kết quả kinh doanh: Doanh thu – Chi phí = Lợi nhuận.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Số dư tiền đầu kỳ + Tiền vào – Tiền ra = Số dư cuối kỳ.
Bước 3: Rà soát thuế trước khi nộp
- Kiểm tra hóa đơn GTGT đầu vào, đầu ra.
- Đối chiếu thuế GTGT với tờ khai thuế đã nộp.
- Kiểm tra bảng lương, bảo hiểm xã hội để tránh thiếu sót thuế TNCN.
Bước 4: Kiểm tra chéo với đồng nghiệp (nếu có)
- Nếu có bộ phận kiểm soát nội bộ, gửi báo cáo để kiểm tra lại lần cuối.
- Nếu làm kế toán một mình, dành thời gian kiểm tra lại toàn bộ số liệu trước khi nộp báo cáo.
Bước 5: Lưu trữ hồ sơ đầy đủ sau khi nộp báo cáo
- In và lưu trữ bản cứng báo cáo tài chính.
- Lưu trữ file mềm và đối chiếu với cơ quan thuế nếu cần.
IV. Kết luận
Tóm lại, những lỗi phổ biến trong kế toán hành chính sự nghiệp thường xoay quanh việc hạch toán sai tài khoản, ghi nhận không chính xác doanh thu và chi phí, quản lý tài sản cố định chưa chặt chẽ và lập báo cáo tài chính thiếu sự cân đối. Để tránh những sai sót này, kế toán viên cần nắm vững các quy định của Thông tư 24/2024/TT-BTC, đặc biệt là về hệ thống tài khoản, nguyên tắc ghi nhận doanh thu, chi phí, và các quy định về quản lý tài sản cố định. Đồng thời, việc xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu và sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng sẽ giúp giảm thiểu rủi ro sai sót. Kế toán hành chính sự nghiệp cũng cần chủ động cập nhật kiến thức, tham gia các khóa đào tạo để nâng cao năng lực chuyên môn, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác kế toán hành chính sự nghiệp.
Hotline: 090 283 1123
Email: notevn.jsc@gmail.com
Website: note.edu.vn
Địa chỉ: Đường D4, KDC Hồng Loan, P. Hưng Thạnh, Q. Cái Răng, TP. Cần Thơ
Kết nối với chúng tôi trên Facebook để cập nhật tin tức mới nhất:
Facebook: Viện Đào tạo quản trị và Hợp tác quốc tế