1. Kế toán hành chính sự nghiệp là gì?
Kế toán hành chính sự nghiệp là người đảm nhận công tác kế toán tại các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước như cơ quan hành chính, tổ chức chính trị – xã hội, trường học, bệnh viện công lập…Kế toán hành chính sự nghiệp có trách nhiệm ghi chép, phản ánh và kiểm soát các hoạt động tài chính, đảm bảo việc sử dụng ngân sách công minh bạch và hiệu quả.
2. Vai trò của kế toán hành chính sự nghiệp
Kế toán hành chính sự nghiệp đóng vai trò then chốt trong việc quản lý tài chính công tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. Cụ thể,
- Tuân thủ và thực hiện đúng các quy định, tiêu chuẩn về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp do Nhà nước ban hành
- Đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính, tăng cường kiểm soát và quản lý tài sản công, chi quỹ ngân sách Nhà nước, nâng cao chất lượng công tác quản lý đơn vị hành chính
- Đảm bảo sự thống nhất về nội dung và phương pháp kế toán với chế độ kế toán hiện hành và các yêu cầu quản lý của Nhà nước.
- Lập và quản lý hồ sơ kế toán một cách khoa học và đầy đủ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, kiểm tra và đối chiếu số liệu tài chính khi cần thiết
- Lập các báo cáo tài chính định kỳ và báo cáo quyết toán ngân sách theo quy định, đảm bảo các báo cáo này phản ánh chính xác tình hình tài chính của đơn vị và tuân thủ đúng thời hạn.
3. Nhiệm vụ của kế toán hành chính sự nghiệp
Kế toán hành chính sự nghiệp thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Ghi chép và phản ánh: Ghi chép và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thống tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình thành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị.
- Kiểm soát và theo dõi: Kiểm soát và theo dõi tình hình chấp hành dự toán thu chi, tình hình triển khai các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, đồng thời kiểm tra tình hình quản lý, sử dụng vật tư tài sản ở đơn vị, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính sách của Nhà nước.
- Quản lý và phân phối nguồn kinh phí: Kiểm soát và theo dõi tình hình phân phối nguồn kinh phí cho các đơn vị cấp dưới cần dự toán và cả tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị này
- Lập và nộp báo cáo tài chính: Định kỳ lập và nộp các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính đúng hạn theo quy định.
- Cung cấp thông tin và tài liệu: Cung cấp các thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch dự toán, xây dựng định mức chi tiêu, phân tích và đánh giá hiệu quả của việc sử dụng các nguồn kinh phí tại đơn vị.
4. Các nghiệp vụ kế toán cơ bản trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Kế toán hành chính sự nghiệp không chỉ ghi chép số liệu thu – chi ngân sách mà còn đảm nhiệm toàn bộ hoạt động tài chính, tài sản trong đơn vị. Dưới đây là những mảng nghiệp vụ chính cần nắm vững:
✅ Kế toán tiền và vật tư
Ghi nhận quá trình nhận – sử dụng kinh phí, các khoản chi tiêu theo dự toán, theo dõi tồn kho vật tư, văn phòng phẩm, và hạch toán xử lý phần chênh lệch, hao hụt (nếu có).
✅ Kế toán tài sản cố định
Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tài sản: nhận cấp phát, mua mới, thanh lý, hao mòn.
Điểm khác biệt quan trọng:
- Doanh nghiệp: khấu hao tài sản cố định theo tháng
- HCSN: hao mòn tài sản cố định ghi nhận theo năm
✅ Kế toán các khoản thu
Phân biệt rõ nguồn thu:
- Đơn vị có thu (trường học, bệnh viện): tài khoản 511
- Đơn vị có hoạt động kinh doanh: tài khoản 311 hoặc 131 tùy từng hình thức thu.
✅ Kế toán tiền lương và bảo hiểm
Thực hiện các bút toán về lương, BHXH, BHYT, BHTN, Công đoàn. Đảm bảo đúng quỹ lương được duyệt và đúng quy định pháp luật hiện hành.
✅ Kế toán các khoản phải trả
Theo dõi công nợ với nhà cung cấp, chi trả cho cán bộ, học viên (nếu có), các khoản phải nộp về ngân sách.
✅ Kế toán các nguồn kinh phí
Ghi nhận và theo dõi các khoản kinh phí được ngân sách cấp như:
- Kinh phí hoạt động thường xuyên
- Kinh phí không thường xuyên
- Kinh phí dự án, chương trình mục tiêu
✅ Kế toán hoạt động kinh doanh (nếu có)
Một số đơn vị HCSN có thêm hoạt động sản xuất, dịch vụ, đấu thầu – cần hạch toán nguồn thu – chi tách biệt theo từng hoạt động.
✅ Kế toán các khoản chi
Phân loại chi theo nhóm:
- Chi thường xuyên (lương, điện nước…)
- Chi không thường xuyên (mua sắm thiết bị, sửa chữa lớn)
- Chi dự án
✅ Kế toán chi phí & doanh thu sản xuất kinh doanh
Ghi nhận chi phí cho các hoạt động dịch vụ như:
- Chi nhân công, nguyên liệu
- Khấu hao tài sản, phân bổ công cụ
- Ghi nhận doanh thu từ bán hàng, dịch vụ, tổ chức sự kiện…
✅ Kết chuyển cuối kỳ
Cuối kỳ kế toán, thực hiện kết chuyển các khoản dự toán, kinh phí, chi phí, doanh thu để xác định kết quả hoạt động tài chính.
✅ Sổ sách kế toán & báo cáo tài chính
Hoàn thiện sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối, báo cáo quyết toán kinh phí và các biểu mẫu phục vụ cho thanh tra – kiểm toán.
5. Hệ thống định khoản kế toán hành chính sự nghiệp thông tư 24/2024)
💡 Lưu ý: Các bút toán mới nhất cần cập nhật theo Thông tư 24/2024/TT-BTC áp dụng từ 01/01/2025.
5.1 Thông tư 24 kế toán Hạch toán các khoản thu
- a) Thu từ ngân sách nhà nước cấp
- Khi nhận dự toán kinh phí do ngân sách nhà nước cấp:
Khi đơn vị nhận được thông báo về dự toán kinh phí được cấp:
Nợ TK 008 – Dự toán chi ngân sách nhà nước
Có TK 461 – Nguồn kinh phí đã hình thành
- Khi được cấp kinh phí từ ngân sách nhà nước:
Khi kinh phí được chuyển vào tài khoản của đơn vị:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (hoặc Nợ TK 111 – Tiền mặt)
Có TK 461 – Nguồn kinh phí đã hình thành
- b) Thu từ nguồn viện trợ, tài trợ, đóng góp
- Khi nhận được tài trợ, viện trợ bằng tiền:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (hoặc Nợ TK 111 – Tiền mặt)
Có TK 461 – Nguồn kinh phí đã hình thành - Khi nhận viện trợ, tài trợ bằng hiện vật:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (nếu là vật liệu)
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ (nếu là công cụ, dụng cụ)
Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (nếu là tài sản cố định)
Có TK 461 – Nguồn kinh phí đã hình thành
- c) Thu phí, lệ phí và các khoản thu khác
Thu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước:
Khi thu được các khoản phí, lệ phí phải nộp vào ngân sách nhà nước:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (nếu thu bằng tiền mặt)
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu thu bằng chuyển khoản)
Có TK 337 – Phải nộp ngân sách nhà nước
Nộp phí, lệ phí vào ngân sách nhà nước:
Khi nộp các khoản phí, lệ phí đã thu vào ngân sách nhà nước:
Nợ TK 337 – Phải nộp ngân sách nhà nước
Có TK 111 – Tiền mặt (nếu nộp bằng tiền mặt)
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu nộp bằng chuyển khoản)
Thu phí, lệ phí được khấu trừ, để lại:
Đối với các khoản phí, lệ phí được phép khấu trừ, để lại theo quy định:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (nếu thu bằng tiền mặt)
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu thu bằng chuyển khoản)
Có TK 511 – Doanh thu hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ
Các khoản thu khác:
Khi phát sinh các khoản thu khác ngoài ngân sách:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 511 – Doanh thu hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ
5.2 Hạch toán các khoản chi
Hạch toán chi thường xuyên
- a) Chi lương, phụ cấp cho cán bộ, công nhân viên
- Khi xác định tiền lương, phụ cấp phải trả:
Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
Có TK 334 – Phải trả người lao động - Khi thanh toán tiền lương qua ngân hàng hoặc tiền mặt:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu chuyển khoản)
Có TK 111 – Tiền mặt (nếu chi bằng tiền mặt)
- b) Chi bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp
- Khi trích bảo hiểm từ lương người lao động:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 332 – Các khoản phải nộp theo lương - Khi nộp tiền bảo hiểm cho cơ quan bảo hiểm xã hội:
Nợ TK 332 – Các khoản phải nộp theo lương
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- c) Chi mua văn phòng phẩm, dịch vụ hành chính
- Khi mua văn phòng phẩm, hàng hóa sử dụng ngay:
Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán - Khi sử dụng văn phòng phẩm đã nhập kho:
Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu - Khi chi cho dịch vụ thuê ngoài (vệ sinh, điện, nước, mạng…):
Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán
Hạch toán chi đầu tư phát triển
- a) Chi đầu tư xây dựng cơ bản
- Khi phát sinh chi phí đầu tư xây dựng cơ bản:
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả nhà thầu - Khi công trình hoàn thành, đưa vào sử dụng:
Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình
Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
- b) Chi mua sắm tài sản cố định
- Khi mua tài sản cố định (máy móc, thiết bị…):
Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình
Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán - Khi tính khấu hao tài sản cố định (nếu có):
Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
Có TK 214 – Hao mòn tài sản cố định
Hạch toán chi chuyển nguồn và xử lý chênh lệch thu – chi
- a) Chuyển nguồn kinh phí cuối năm
- Khi xác định kinh phí còn dư cần chuyển nguồn:
Nợ TK 461 – Nguồn kinh phí đã hình thành
Có TK 337 – Phải trả ngân sách nhà nước - Khi thực hiện chuyển nguồn kinh phí sang năm sau:
Nợ TK 337 – Phải trả ngân sách nhà nước
Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- b) Xử lý chênh lệch thu – chi
- Nếu có số chênh lệch thu lớn hơn chi (kết dư):
Nợ TK 461 – Nguồn kinh phí đã hình thành
Có TK 421 – Kết quả hoạt động tài chính - Nếu số chi lớn hơn số thu (bội chi):
Nợ TK 421 – Kết quả hoạt động tài chính
Có TK 461 – Nguồn kinh phí đã hình thành
Lưu ý:
- Tất cả các khoản chi phải có chứng từ hợp lệ theo quy định của Nhà nước.
- Việc hạch toán phải tuân thủ Thông tư 24/2024/TT-BTC để đảm bảo tính minh bạch và chính xác.
5.3 Hạch toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ
5.3.1 Tiêu chí ghi nhận tài sản cố định
Theo quy định, tài sản được ghi nhận là TSCĐ khi đáp ứng đủ các tiêu chí sau:
- Thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên.
- Giá trị từ 10 triệu đồng trở lên.
- Thuộc quyền sở hữu hoặc sử dụng hợp pháp của đơn vị.
- Được sử dụng vào hoạt động của đơn vị hành chính, sự nghiệp.
Ví dụ: Máy tính, xe ô tô, máy in, bàn ghế văn phòng…Nếu không đủ điều kiện là TSCĐ, tài sản đó sẽ được ghi nhận là công cụ dụng cụ và phân bổ dần vào chi phí hoạt động.
- a) Khi mua sắm tài sản cố định
Nghiệp vụ: Khi đơn vị mua TSCĐ bằng nguồn kinh phí.
- Nợ TK 211 – Tài sản cố định
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 112, 331 – Tiền gửi ngân hàng hoặc phải trả nhà cung cấp
- b) Khi trích hao mòn TSCĐ (đối với đơn vị hành chính sự nghiệp)
Nghiệp vụ: Định kỳ, đơn vị trích hao mòn tài sản cố định theo quy định.
- Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
- Có TK 214 – Hao mòn tài sản cố định
- c) Khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ
Nghiệp vụ: Khi đơn vị thanh lý hoặc nhượng bán tài sản cố định.
- Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ
- Nợ TK 811 – Chi phí thanh lý
- Có TK 211 – Nguyên giá TSCĐ
2.3.2 Tiêu chí ghi nhận tài sản cố định
- Có giá trị dưới 10 triệu đồng hoặc không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ.
- Vẫn được sử dụng lâu dài nhưng không trích hao mòn như TSCĐ.
Ví dụ: Dụng cụ văn phòng, máy khoan, bộ đồ bảo hộ, phần mềm nhỏ lẻ…
- a) Khi mua CCDC
Nghiệp vụ: Khi đơn vị mua công cụ dụng cụ về sử dụng.
- Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 112, 331 – Tiền gửi ngân hàng hoặc phải trả nhà cung cấp
- b) Khi xuất dùng CCDC
Nghiệp vụ: Khi đưa công cụ dụng cụ vào sử dụng, phân bổ dần vào chi phí.
- Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
- Có TK 153 – Công cụ dụng cụ
6. Các kỹ năng quan trọng đối với kế toán HCSN
Để đảm nhiệm tốt vai trò này, kế toán cần nắm vững:
- Kỹ năng chuyên môn: ghi sổ, hạch toán, lập báo cáo
- Sử dụng phần mềm kế toán chuyên biệt
- Hiểu biết pháp lý: Luật Kế toán, Luật Ngân sách, Thông tư hướng dẫn
- Kỹ năng phân tích tài chính công phục vụ lập dự toán, điều chỉnh ngân sách
- Tin học văn phòng, soạn thảo, giao tiếp hành chính
7. Phân loại kế toán các đơn vị hành chính sự nghiệp
- Đơn vị hành chính sự nghiệp có nguồn thu dịch vụ: Là những tổ chức công lập ngoài khoản ngân sách Nhà nước cấp phát, còn có thêm doanh thu từ hoạt động cung ứng dịch vụ để bù đắp chi phí vận hành. Ví dụ: bệnh viện thu viện phí, trường công lập thu học phí từ học sinh.
- Đơn vị hành chính sự nghiệp hưởng ngân sách toàn phần: Là các tổ chức mà toàn bộ chi phí hoạt động được đảm bảo từ ngân sách Nhà nước, không phát sinh nguồn thu ngoài ngân sách. Điển hình như các cơ quan chuyên môn cấp huyện, xã như phòng tài chính, phòng nội vụ,…
- Đơn vị hành chính sự nghiệp có hoạt động kinh doanh: Là nhóm đơn vị ngoài nhiệm vụ chuyên môn còn triển khai thêm các hoạt động sản xuất – dịch vụ nhằm tạo thêm nguồn lực tài chính. Ví dụ: trung tâm sản xuất giống nông lâm nghiệp do tỉnh hoặc huyện quản lý.
- ĐơN vị hành chính sự nghiệp triển khai dự án: Là các đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước để thực hiện những chương trình có mục tiêu phục vụ cộng đồng, như chương trình chăm sóc sức khỏe sinh sản, tuyên truyền y tế hoặc giáo dục cộng đồng tại tuyến cơ sở.
8. Kết luận
Kế toán hành chính sự nghiệp là một hệ thống nghiệp vụ đặc thù, gắn liền với ngân sách nhà nước, chịu sự quản lý chặt chẽ của các cơ quan tài chính – kiểm toán. Người làm kế toán HCSN không chỉ cần giỏi nghiệp vụ mà còn phải tuân thủ pháp luật, nắm vững chế độ kế toán công, đặc biệt trong giai đoạn chuyển đổi từ Thông tư 107 sang Thông tư 24.
Hotline: 090 283 1123
Email: notevn.jsc@gmail.com
Website: note.edu.vn
Facebook: Viện Đào tạo quản trị và Hợp tác quốc tế
Địa chỉ: Đường D4, KDC Hồng Loan, P.Hưng Thạnh, Q.Cái Răng, TP. Cần Thơ