KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP LÀ GÌ? VAI TRÒ VÀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN NHÀ NƯỚC.

1. Kế toán hành chính sự nghiệp là gì?

Kế toán hành chính sự nghiệp là gì
Kế toán hành chính sự nghiệp là gì

Kế toán hành chính sự nghiệp là người đảm nhận công tác kế toán tại các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước như cơ quan hành chính, tổ chức chính trị – xã hội, trường học, bệnh viện công lập…Kế toán hành chính sự nghiệp có trách nhiệm ghi chép, phản ánh và kiểm soát các hoạt động tài chính, đảm bảo việc sử dụng ngân sách công minh bạch và hiệu quả.

2. Vai trò của kế toán hành chính sự nghiệp

Kế toán hành chính sự nghiệp đóng vai trò then chốt trong việc quản lý tài chính công tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. Cụ thể,

  • Tuân thủ và thực hiện đúng các quy định, tiêu chuẩn về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp do Nhà nước ban hành
  • Đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính, tăng cường kiểm soát và quản lý tài sản công, chi quỹ ngân sách Nhà nước, nâng cao chất lượng công tác quản lý đơn vị hành chính
  • Đảm bảo sự thống nhất về nội dung và phương pháp kế toán với chế độ kế toán hiện hành và các yêu cầu quản lý của Nhà nước.
  • Lập và quản lý hồ sơ kế toán một cách khoa học và đầy đủ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, kiểm tra và đối chiếu số liệu tài chính khi cần thiết
  • Lập các báo cáo tài chính định kỳ và báo cáo quyết toán ngân sách theo quy định, đảm bảo các báo cáo này phản ánh chính xác tình hình tài chính của đơn vị và tuân thủ đúng thời hạn.

3. Nhiệm vụ của kế toán hành chính sự nghiệp

Kế toán hành chính sự nghiệp thực hiện các nhiệm vụ sau:​

  • Ghi chép và phản ánh: Ghi chép và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thống tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình thành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị.
  • Kiểm soát và theo dõi: Kiểm soát và theo dõi tình hình chấp hành dự toán thu chi, tình hình triển khai các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, đồng thời kiểm tra tình hình quản lý, sử dụng vật tư tài sản ở đơn vị, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính sách của Nhà nước.
  • Quản lý và phân phối nguồn kinh phí: Kiểm soát và theo dõi tình hình phân phối nguồn kinh phí cho các đơn vị cấp dưới cần dự toán và cả tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị này
  • Lập và nộp báo cáo tài chính: Định kỳ lập và nộp các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính đúng hạn theo quy định.​
  • Cung cấp thông tin và tài liệu: Cung cấp các thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch dự toán, xây dựng định mức chi tiêu, phân tích và đánh giá hiệu quả của việc sử dụng các nguồn kinh phí tại đơn vị.​

4. Các nghiệp vụ kế toán cơ bản trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Nghiệp vụ kế toán hành chính sự nghiệp là gì
Nghiệp vụ của kế toán hành chính sự nghiệp là gì

Kế toán hành chính sự nghiệp không chỉ ghi chép số liệu thu – chi ngân sách mà còn đảm nhiệm toàn bộ hoạt động tài chính, tài sản trong đơn vị. Dưới đây là những mảng nghiệp vụ chính cần nắm vững:

✅ Kế toán tiền và vật tư

Ghi nhận quá trình nhận – sử dụng kinh phí, các khoản chi tiêu theo dự toán, theo dõi tồn kho vật tư, văn phòng phẩm, và hạch toán xử lý phần chênh lệch, hao hụt (nếu có).

✅ Kế toán tài sản cố định

Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tài sản: nhận cấp phát, mua mới, thanh lý, hao mòn.
 Điểm khác biệt quan trọng:

  • Doanh nghiệp: khấu hao tài sản cố định theo tháng
  • HCSN: hao mòn tài sản cố định ghi nhận theo năm

✅ Kế toán các khoản thu

Phân biệt rõ nguồn thu:

  • Đơn vị có thu (trường học, bệnh viện): tài khoản 511
  • Đơn vị có hoạt động kinh doanh: tài khoản 311 hoặc 131 tùy từng hình thức thu.

✅ Kế toán tiền lương và bảo hiểm

Thực hiện các bút toán về lương, BHXH, BHYT, BHTN, Công đoàn. Đảm bảo đúng quỹ lương được duyệt và đúng quy định pháp luật hiện hành.

✅ Kế toán các khoản phải trả

Theo dõi công nợ với nhà cung cấp, chi trả cho cán bộ, học viên (nếu có), các khoản phải nộp về ngân sách.

✅ Kế toán các nguồn kinh phí

Ghi nhận và theo dõi các khoản kinh phí được ngân sách cấp như:

  • Kinh phí hoạt động thường xuyên
  • Kinh phí không thường xuyên
  • Kinh phí dự án, chương trình mục tiêu

✅ Kế toán hoạt động kinh doanh (nếu có)

Một số đơn vị HCSN có thêm hoạt động sản xuất, dịch vụ, đấu thầu – cần hạch toán nguồn thu – chi tách biệt theo từng hoạt động.

✅ Kế toán các khoản chi

Phân loại chi theo nhóm:

  • Chi thường xuyên (lương, điện nước…)
  • Chi không thường xuyên (mua sắm thiết bị, sửa chữa lớn)
  • Chi dự án

✅ Kế toán chi phí & doanh thu sản xuất kinh doanh

Ghi nhận chi phí cho các hoạt động dịch vụ như:

  • Chi nhân công, nguyên liệu
  • Khấu hao tài sản, phân bổ công cụ
  • Ghi nhận doanh thu từ bán hàng, dịch vụ, tổ chức sự kiện…

✅ Kết chuyển cuối kỳ

Cuối kỳ kế toán, thực hiện kết chuyển các khoản dự toán, kinh phí, chi phí, doanh thu để xác định kết quả hoạt động tài chính.

✅ Sổ sách kế toán & báo cáo tài chính

Hoàn thiện sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối, báo cáo quyết toán kinh phí và các biểu mẫu phục vụ cho thanh tra – kiểm toán.

5. Hệ thống định khoản kế toán hành chính sự nghiệp thông tư 24/2024)

💡 Lưu ý: Các bút toán mới nhất cần cập nhật theo Thông tư 24/2024/TT-BTC áp dụng từ 01/01/2025.

5.1 Hệ thống tài khoản

Thông tư 24/2024/TT-BTC quy định chi tiết hệ thống tài khoản kế toán tại Phụ lục I kèm theo. Hệ thống này bao gồm các tài khoản cấp 1 và cấp 2, được phân loại theo từng nhóm nghiệp vụ cụ thể. Dưới đây là một số tài khoản chính:​

Loại 1: Tài sản

  • 111 – Tiền mặt

    • 1111 – Tiền Việt Nam
    • 1112 – Ngoại tệ
  • 112 – Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

    • 1121 – Tiền Việt Nam
    • 1122 – Ngoại tệ
  • 152 – Vật liệu
  • 211 – Tài sản cố định hữu hình
  • 213 – Tài sản cố định vô hình

Loại 3: Nguồn kinh phí

  • 311 – Nguồn kinh phí hoạt động
  • 312 – Nguồn kinh phí dự án
  • 313 – Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản

Loại 5: Chi phí

  • 511 – Chi phí hoạt động
  • 512 – Chi phí dự án
  • 513 – Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản

Loại 7: Doanh thu

  • 711 – Doanh thu hoạt động
  • 712 – Doanh thu dự án
  • 713 – Doanh thu đầu tư xây dựng cơ bản

Nguyên tắc định khoản kế toán

Thông tư 24/2024/TT-BTC hướng dẫn nguyên tắc định khoản kế toán dựa trên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể:​

    • Thu tiền mặt từ ngân sách nhà nước:

      • Nợ TK 111 (Tiền mặt)
      • Có TK 311 (Nguồn kinh phí hoạt động)​
    • Chi tiền mặt để mua vật tư:

      • Nợ TK 152 (Vật liệu)
      • Có TK 111 (Tiền mặt)​
    • Chi tiền gửi ngân hàng để thanh toán lương:

      • Nợ TK 511 (Chi phí hoạt động)
      • Có TK 112 (Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc)​
    • Ghi nhận doanh thu từ hoạt động dịch vụ:

      • Nợ TK 112 (Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc)
      • Có TK 711 (Doanh thu hoạt động)​

5.2 Hạch toán các khoản chi

🔹 Chi thường xuyên từ nguồn ngân sách (nguồn 311)

Ví dụ: Chi tiền điện nước bằng tiền mặt

  • Nợ TK 5111 – Chi phí hoạt động thường xuyên

  • Có TK 1111 – Tiền mặt
    (Ghi nhận chi phí hoạt động và thanh toán tiền mặt)

🔹 Chi mua vật tư, hàng hóa dùng ngay (không nhập kho)

Ví dụ: Mua văn phòng phẩm bằng chuyển khoản

  • Nợ TK 5111 – Chi phí hoạt động thường xuyên

  • Có TK 1121 – Tiền gửi Kho bạc
    (Không qua TK 152 vì không nhập kho)

🔹 Chi trả lương, phụ cấp, BHXH

Ví dụ: Chi lương cho viên chức từ nguồn NSNN

  • Nợ TK 5111 – Chi phí hoạt động thường xuyên

  • Có TK 3341 – Phải trả cán bộ, công chức
    (Khi phát sinh nghĩa vụ trả)

  • Nợ TK 3341

  • Có TK 1111 / 1121
    (Khi thanh toán tiền lương)

🔹 Chi mua tài sản cố định

Ví dụ: Mua máy tính thanh toán qua kho bạc

  • Nợ TK 2111 – TSCĐ hữu hình

  • Có TK 1121 – Tiền gửi kho bạc

→ Sau đó trích khấu hao:

  • Nợ TK 5111

  • Có TK 2141 – Hao mòn TSCĐ hữu hình

🔹 Chi cho hoạt động dự án (nguồn 312)

Ví dụ: Thanh toán chi phí tập huấn thuộc dự án

  • Nợ TK 5121 – Chi phí dự án

  • Có TK 1121 – Tiền gửi kho bạc

🔹 Chi đầu tư xây dựng cơ bản (nguồn 313)

Ví dụ: Chi cho xây dựng công trình

  • Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

  • Có TK 1121

Khi hoàn thành:

  • Nợ TK 2131 hoặc 2111 (ghi nhận tài sản)

  • Có TK 241

Lưu ý:

  • Loại 5 (511, 512, 513) được phân theo loại chi: thường xuyên, dự án, đầu tư.

  • Nguồn kinh phí loại 3 chỉ hạch toán khi ghi nhận nguồn hoặc ghi giảm nguồn, không đồng thời ghi Có khi chi.

  • Các nghiệp vụ cần có chứng từ chi tiêu hợp lệ như dự toán, đề nghị thanh toán, hóa đơn…

5.3 Hạch toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ

5.3.1 Tiêu chí ghi nhận tài sản cố định

Theo quy định, tài sản được ghi nhận là TSCĐ khi đáp ứng đủ các tiêu chí sau:

  •  Thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên.
  • Giá trị từ 10 triệu đồng trở lên.
  • Thuộc quyền sở hữu hoặc sử dụng hợp pháp của đơn vị.
  • Được sử dụng vào hoạt động của đơn vị hành chính, sự nghiệp.

Ví dụ: Máy tính, xe ô tô, máy in, bàn ghế văn phòng…Nếu không đủ điều kiện là TSCĐ, tài sản đó sẽ được ghi nhận là công cụ dụng cụ và phân bổ dần vào chi phí hoạt động.

  1. a) Khi mua sắm tài sản cố định

Nghiệp vụ: Khi đơn vị mua TSCĐ bằng nguồn kinh phí.

  • Nợ TK 211 – Tài sản cố định
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
  • Có TK 112, 331 – Tiền gửi ngân hàng hoặc phải trả nhà cung cấp
  1. b) Khi trích hao mòn TSCĐ (đối với đơn vị hành chính sự nghiệp)

Nghiệp vụ: Định kỳ, đơn vị trích hao mòn tài sản cố định theo quy định.

  • Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
  • Có TK 214 – Hao mòn tài sản cố định
  1. c) Khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ

Nghiệp vụ: Khi đơn vị thanh lý hoặc nhượng bán tài sản cố định.

  • Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ
  • Nợ TK 811 – Chi phí thanh lý
  • Có TK 211 – Nguyên giá TSCĐ

2.3.2 Tiêu chí ghi nhận tài sản cố định

  • Có giá trị dưới 10 triệu đồng hoặc không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ.
  • Vẫn được sử dụng lâu dài nhưng không trích hao mòn như TSCĐ.

Ví dụ: Dụng cụ văn phòng, máy khoan, bộ đồ bảo hộ, phần mềm nhỏ lẻ…

  1. a) Khi mua CCDC

Nghiệp vụ: Khi đơn vị mua công cụ dụng cụ về sử dụng.

  • Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
  • Có TK 112, 331 – Tiền gửi ngân hàng hoặc phải trả nhà cung cấp
  1. b) Khi xuất dùng CCDC

Nghiệp vụ: Khi đưa công cụ dụng cụ vào sử dụng, phân bổ dần vào chi phí.

  • Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
  • Có TK 153 – Công cụ dụng cụ

6. Các kỹ năng quan trọng đối với kế toán HCSN

Để đảm nhiệm tốt vai trò này, kế toán cần nắm vững:

  • Kỹ năng chuyên môn: ghi sổ, hạch toán, lập báo cáo
  • Sử dụng phần mềm kế toán chuyên biệt 
  • Hiểu biết pháp lý: Luật Kế toán, Luật Ngân sách, Thông tư hướng dẫn
  • Kỹ năng phân tích tài chính công phục vụ lập dự toán, điều chỉnh ngân sách
  • Tin học văn phòng, soạn thảo, giao tiếp hành chính

7. Phân loại kế toán các đơn vị hành chính sự nghiệp

  • Đơn vị hành chính sự nghiệp có nguồn thu dịch vụ: Là những tổ chức công lập ngoài khoản ngân sách Nhà nước cấp phát, còn có thêm doanh thu từ hoạt động cung ứng dịch vụ để bù đắp chi phí vận hành. Ví dụ: bệnh viện thu viện phí, trường công lập thu học phí từ học sinh.
  • Đơn vị hành chính sự nghiệp hưởng ngân sách toàn phần: Là các tổ chức mà toàn bộ chi phí hoạt động được đảm bảo từ ngân sách Nhà nước, không phát sinh nguồn thu ngoài ngân sách. Điển hình như các cơ quan chuyên môn cấp huyện, xã như phòng tài chính, phòng nội vụ,…
  • Đơn vị hành chính sự nghiệp có hoạt động kinh doanh: Là nhóm đơn vị ngoài nhiệm vụ chuyên môn còn triển khai thêm các hoạt động sản xuất – dịch vụ nhằm tạo thêm nguồn lực tài chính. Ví dụ: trung tâm sản xuất giống nông lâm nghiệp do tỉnh hoặc huyện quản lý.
  • ĐơN vị hành chính sự nghiệp triển khai dự án: Là các đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước để thực hiện những chương trình có mục tiêu phục vụ cộng đồng, như chương trình chăm sóc sức khỏe sinh sản, tuyên truyền y tế hoặc giáo dục cộng đồng tại tuyến cơ sở.

8. Kết luận

Kế toán hành chính sự nghiệp là một hệ thống nghiệp vụ đặc thù, gắn liền với ngân sách nhà nước, chịu sự quản lý chặt chẽ của các cơ quan tài chính – kiểm toán. Người làm kế toán HCSN không chỉ cần giỏi nghiệp vụ mà còn phải tuân thủ pháp luật, nắm vững chế độ kế toán công, đặc biệt trong giai đoạn chuyển đổi từ Thông tư 107 sang Thông tư 24.

Hotline: 090 283 1123
Email: notevn.jsc@gmail.com
Website: note.edu.vn
Facebook: Viện Đào tạo quản trị và Hợp tác quốc tế
Địa chỉ: Đường D4, KDC Hồng Loan, P.Hưng Thạnh, Q.Cái Răng, TP. Cần Thơ