Hướng dẫn sử dụng Notebook LM: Hệ thống hóa các văn bản, tra cứu nhanh, quản lý hiệu quả

Hướng dẫn sử dụng Notebook LM để tạo sổ tay công việc cá nhân, giúp cán bộ hành chính tra cứu, tóm tắt văn bản nhanh và quản lý công việc hiệu quả. Notebook LM đang trở thành chủ đề được nhiều cán bộ, công chức quan tâm, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ. Vậy làm thế nào để tận dụng tốt công cụ này? Sau đây là hướng dẫn sử dụng Notebook LM, dễ áp dụng để tạo sổ tay công việc cá nhân giúp anh/chị tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả chuyên môn.

I. Giới thiệu về Notebook LM 

1.1 Notebook LM là gì?

Trong bối cảnh công nghệ phát triển mạnh mẽ, việc ứng dụng các nền tảng hỗ trợ trí tuệ nhân tạo (AI) vào công tác hành chính đang trở nên phổ biến. Một trong những công cụ tiên tiến và dễ tiếp cận nhất hiện nay chính là Notebook LM – nền tảng ứng dụng AI do Google phát triển. Đây không chỉ là một nơi lưu trữ tài liệu, mà còn là công cụ giúp người dùng tạo ra “sổ tay điện tử” cá nhân từ chính những văn bản nghiệp vụ mình đang sử dụng.

Điểm nổi bật của Notebook LM nằm ở khả năng đọc hiểu, phân tích và trả lời truy vấn dựa trên tài liệu được tải lên. Người dùng có thể nhập các câu lệnh tự nhiên để yêu cầu hệ thống tóm tắt nội dung, hệ thống hóa văn bản, gợi ý quy trình công việc, hoặc thậm chí xây dựng sơ đồ tư duy. Nhờ vậy, cán bộ, công chức, viên chức có thể chủ động cá nhân hóa việc quản lý thông tin, nâng cao hiệu quả xử lý công vụ và tiết kiệm đáng kể thời gian làm việc.

1.2 Vì sao cán bộ nên sử dụng Notebook LM?

Trong môi trường hành chính công, khối lượng văn bản, biểu mẫu và quy trình mà một cán bộ cần ghi nhớ và tra cứu là rất lớn. Thay vì phải tìm kiếm thủ công qua từng file Word hay tài liệu giấy, cán bộ có thể sử dụng Notebook LM như một trợ lý ảo hỗ trợ trực tiếp trong công việc hàng ngày. Công cụ này không chỉ giúp tổng hợp và phân loại thông tin, mà còn có khả năng truy vấn theo ngữ cảnh cụ thể.

Một số lợi ích cụ thể khi cán bộ sử dụng Notebook LM bao gồm:

  • Rút ngắn thời gian tra cứu văn bản, biểu mẫu.
  • Nâng cao tính chủ động trong thực thi nhiệm vụ.
  • Hạn chế sai sót trong trình tự thủ tục.
  • Tạo tiền đề số hóa cá nhân hóa công vụ theo đúng tinh thần CCHC.

II. Hướng dẫn sử dụng Notebook LM 

Dưới đây là chi tiết hướng dẫn cách sử dụng Notebook LM dành cho cán bộ hành chính muốn số hóa quy trình làm việc cá nhân…

BƯỚC 1: KHỞI TẠO SỔ TAY MỚI

  • Truy cập vào: https://notebooklm.google.com/
  • Chọn “Create notebook” (Tạo mới).
  • Đặt tên:
     ➤ Sổ tay công việc cá nhân – [Tên đơn vị hoặc chức danh công chức]
Hướng dẫn sử dụng Notebook lm
Chọn “tạo mới” để khởi tạo sổ tay

BƯỚC 2: ĐÍNH KÈM TÀI LIỆU NGHIỆP VỤ

Tải lên các văn bản, tài liệu liên quan đến công việc chuyên môn, gồm:

  • ✅ Các văn bản pháp luật hiện hành
  • ✅ Cẩm nang hướng dẫn nghiệp vụ chuyên ngành
  • ✅ Công văn – Quyết định – Nghị định – Hướng dẫn kèm phụ lục biểu mẫu

Lưu ý: Tài liệu càng đầy đủ và sát với công việc thực tế, Notebook LM sẽ hỗ trợ càng chính xác.

hướng dẫn sử dụng notebook lm tải tệp
Tải các tài liệu liên quan công việc vào Notebook LM

BƯỚC 3: DÁN CÂU LỆNH GỢI Ý VÀO Ô TRUY VẤN

Hướng dẫn sử dụng Notebook LM tạo lệnh
Nhập câu lệnh tùy biến theo vị trí công tác và mục đích

Anh/chị có thể sử dụng một trong các câu lệnh sau, tùy thuộc vào vị trí công tác.

🔷 CÂU LỆNH MẪU 1 – Văn phòng HĐND và UBND:

Tôi là công chức tại Văn phòng HĐND và UBND cấp xã/huyện. Dựa trên các tài liệu đã tải lên (quyết định, nghị định, hướng dẫn), hãy giúp tôi: 

  1. Hệ thống hoá các nhóm văn bản theo chủ đề: quản lý văn bản, quy trình ban hành nghị quyết, giám sát HĐND, xử lý đơn thư,…
  2. Tóm tắt nội dung chính và điểm mới theo từng văn bản (gồm mục đích, đối tượng, nội dung chính, hiệu lực).
  3. Gợi ý quy trình xử lý công việc định kỳ theo chức năng của Văn phòng (dạng checklist hoặc sơ đồ).
  4. Cung cấp ví dụ tình huống thực tế (ví dụ: tiếp nhận kiến nghị cử tri → xử lý ra sao).
  5. Trình bày kết quả dưới dạng bảng, gạch đầu dòng, dễ lưu thành Sổ tay điện tử để tra cứu nhanh.

Lưu ý: Khi anh chị đặt lệnh  (quyết định, nghị định, hướng dẫn) Thì anh chị cần tải lên các văn bản phù hợp, chẳng hạn:

– Nghị định 41/2024/NĐ-CP (về phân cấp ngân sách)

– Nghị quyết 190/NQ-HĐND (của cấp tỉnh/huyện về phân bổ ngân sách)

– Quyết định, kế hoạch công tác năm của đơn vị

🔷 CÂU LỆNH MẪU 2 – Dành cho phòng Kinh tế / Kinh tế – Hạ tầng – Đô thị

Tôi làm việc tại Phòng Kinh tế – Hạ tầng – Đô thị cấp huyện. Với các văn bản đã tải lên, vui lòng: 

  1. Tách nội dung theo các mảng: phát triển tiểu thủ công nghiệp, thương mại, quản lý xây dựng cơ bản, đô thị, quy hoạch, đấu thầu,…
  2. Tóm tắt điểm chính và nhiệm vụ của cán bộ phòng theo từng mảng.
  3. Gợi ý biểu mẫu, kế hoạch mẫu, hoặc quy trình thường gặp (ví dụ: quy trình thẩm định hồ sơ xây dựng nhà dân cư).
  4. Hướng dẫn cách hệ thống hoá văn bản theo ngữ cảnh (tìm đúng luật – đúng việc).
  5. Xuất kết quả thành bảng biểu, sơ đồ, kèm lưu ý thực hiện theo nhiệm vụ chuyên môn.

🔷 CÂU LỆNH MẪU 3 – Phòng Văn hóa – Xã hội

Tôi đang công tác tại Phòng Văn hóa – Xã hội. Với các tài liệu tôi đã đính kèm, hãy:

  1. Liệt kê toàn bộ các nhiệm vụ, công việc được quy định
  2. Chia nhóm theo lĩnh vực (giáo dục, văn hóa, thể thao, dân số, y tế…)
  3. Phân loại theo đặc điểm: nhiệm vụ thường xuyên / theo quý / theo năm / đột xuất
  4. Tạo sơ đồ tư duy hoặc bảng tổng hợp nhiệm vụ
  5. Nếu có thể, xây dựng quy trình từng bước đối với một số nhiệm vụ có hướng dẫn rõ ràng (ví dụ: giám sát giáo dục, tổ chức sự kiện, lập báo cáo…)

BƯỚC 4: TRÍCH XUẤT SƠ ĐỒ SỔ TAY

Sau khi nhập câu lệnh:

  1. Nhấn “Lưu truy vấn” dưới dạng ghi chú.
  2. Chọn “Chuyển thành nguồn” (Make source).
  3. Bỏ tích các tài liệu không liên quan.
  4. Nhấn “Sơ đồ tư duy” (Mind Map).
  5. Tích lại đúng các nguồn gốc có liên quan.
  6. Truy vấn từng nhiệm vụ để hoàn thiện bản đồ công việc cá nhân.
hướng dẫn sử dụng notebook lm tạo sơ đồ tư duy
Truy vấn từng nội dung theo sơ đồ tư duy

 

🎥VIDEO HƯỚNG DẪN TRỰC QUAN:

III. Ứng dụng thực tế của Notebook LM trong công việc hàng ngày

Sau khi thiết lập sổ tay cá nhân, cán bộ có thể sử dụng Notebook LM như một công cụ hỗ trợ công việc hằng ngày. Thay vì tìm kiếm thủ công qua từng văn bản, hệ thống sẽ giúp trả lời ngay những câu hỏi như: “Nghị định 41 có điểm mới gì?”, “Quy trình xử lý kiến nghị cử tri gồm những bước nào?”, hoặc “Soạn dàn ý (giám sát giáo dục, tổ chức sự kiện, lập báo cáo.) dựa trên những nội dung cần có theo quy định?”

Nhờ khả năng phân tích theo ngữ cảnh, sổ tay không chỉ là nơi lưu trữ văn bản, mà còn là công cụ tư duy – giúp cán bộ hệ thống hóa nhiệm vụ theo tháng, quý, hoặc theo từng lĩnh vực chuyên môn. Việc này đặc biệt hữu ích khi cần bàn giao công việc, tập huấn nội bộ hoặc chuẩn bị báo cáo định kỳ.

Dù không thay thế phần mềm nghiệp vụ, Notebook LM đóng vai trò như một “sổ tay thông minh” giúp cán bộ làm chủ tài liệu – làm đúng, làm nhanh, và làm chắc chắn hơn.

IV. Kết luận

Việc áp dụng Notebook LM không chỉ là một bước tiến trong tổ chức công việc cá nhân, mà còn là cách để từng cán bộ hành chính chủ động tham gia vào tiến trình chuyển đổi số của đơn vị mình. Tại NOTE EDU, chúng tôi hiểu rằng công nghệ chỉ thực sự hiệu quả khi đi kèm hướng dẫn cụ thể, nội dung sát thực tiễn và phương pháp dễ áp dụng.

📌 Nếu anh/chị chưa rõ cách thực hiện, hãy tham gia nhóm hỗ trợ để được hướng dẫn cụ thể hơn  [Tham gia group Zalo tại đây]

Tham khảo thông tin khóa học: Tại đây

Thông tin liên hệ:

Văn phòng: Đường D4, KDC Hồng Loan, P. Hưng Thạnh, Q. Cái Răng, TP. Cần Thơ

Hotline: 0931.640.679

Website: https://note.edu.vn

Facebook: Viện Đào tạo quản trị và Hợp tác quốctế

YouTube: NOTE EDU – Kế toán hành chính sự nghiệp

Zalo Group: https://zalo.me/g/qmnqoo325