AI kiểm tra số liệu kế toán hành chính công có thật sự hiệu quả? Bài viết chỉ ra các rủi ro hiện nay và cách áp dụng AI để tiết kiệm thời gian, giảm sai số. Trong bối cảnh dữ liệu kế toán ngày càng phức tạp, việc kiểm tra và đối chiếu thủ công không chỉ mất thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót nghiêm trọng. Đây cũng chính là lý do nhiều đơn vị hành chính công đang tìm đến giải pháp AI kiểm tra số liệu kế toán hành chính công – công nghệ hỗ trợ tự động phát hiện sai lệch, đối chiếu số liệu nhanh chóng và chính xác.
I. Thực trạng kiểm tra số liệu kế toán hiện nay
Tại nhiều cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp, việc kiểm tra số liệu kế toán vẫn chủ yếu được thực hiện bằng các bảng tính Excel thủ công. Nhân sự kế toán phải rà soát các báo cáo tài chính, đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp qua từng kỳ, từng khoản mục. Công việc này không chỉ chiếm nhiều thời gian mà còn dễ gây nhầm lẫn, đặc biệt khi số liệu phải kiểm tra liên kỳ hoặc tổng hợp từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau.
Thêm vào đó, khối lượng công việc hành chính ngày một tăng, trong khi nhân lực không thể mở rộng tương ứng, khiến việc rà soát số liệu càng trở nên áp lực hơn. Trong môi trường như vậy, chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả lớn trong kiểm toán nội bộ hoặc khi bị thanh tra, kiểm tra tài chính.
II. Rủi ro khi kiểm tra thủ công số liệu kế toán
Khi quá trình kiểm tra kế toán được thực hiện thủ công, những rủi ro sau gần như không thể tránh khỏi:
- Sai lệch báo cáo: Các con số giữa báo cáo chi tiết và báo cáo tổng hợp có thể không khớp nếu không kiểm tra đối chiếu đầy đủ.
- Chênh lệch dữ liệu: Một khoản chi có thể được ghi nhận ở nhiều nơi khác nhau, nhưng lại thiếu tính nhất quán về thời gian hoặc hạch toán sai tài khoản.
- Phát hiện sai sót chậm: Sai lệch chỉ được phát hiện sau nhiều kỳ báo cáo hoặc sau khi kiểm toán, dẫn đến xử lý bị động và mất nhiều thời gian khắc phục.
Tình trạng này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà còn ảnh hưởng đến uy tín và trách nhiệm của bộ phận tài chính – kế toán trong cơ quan nhà nước.
III. Ứng dụng AI đối chiếu số liệu sổ sách và phát hiện sai lệch
Sự xuất hiện của công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) trong lĩnh vực tài chính – kế toán mở ra hướng tiếp cận hoàn toàn mới. Với khả năng xử lý dữ liệu nhanh chóng, AI có thể hỗ trợ:
- Tự động so sánh số liệu giữa các kỳ báo cáo: AI sẽ đối chiếu cùng một chỉ tiêu giữa các tháng, quý, năm để phát hiện biến động bất thường.
- Cảnh báo chênh lệch tức thời: Ngay khi phát hiện số liệu không đồng nhất giữa các báo cáo, AI sẽ gợi ý các dòng dữ liệu cần kiểm tra lại.
- Gợi ý dòng dữ liệu nghi ngờ sai sót: Hệ thống có thể lọc ra các dòng ghi nhận bất thường (ví dụ: lệch lớn hơn X% so với kỳ trước) để kế toán viên tập trung xử lý.
- Tóm tắt báo cáo sai lệch: Thay vì đọc hàng ngàn dòng sổ sách, người kiểm tra chỉ cần xem bảng tổng hợp các điểm rủi ro được AI đề xuất.
Ví dụ thực tế: Tại nhiều đơn vị hành chính, kế toán thường lập các bảng tổng hợp ngân sách theo quý, sau đó đối chiếu với báo cáo chi tiết theo từng phòng ban. Với sự hỗ trợ của AI, hệ thống có thể phát hiện ngay việc một khoản chi đã được ghi ở báo cáo chi tiết nhưng thiếu ở báo cáo tổng hợp – điều mà nếu làm thủ công rất dễ bỏ sót. Ngoài ra, AI cũng có thể đưa ra gợi ý: “Khoản chi X bị lệch 12% so với kỳ trước” để kế toán rà soát kỹ hơn.
Sự kết hợp giữa AI đối chiếu số liệu sổ sách và kiểm tra theo logic kế toán giúp giảm thiểu tối đa sai lệch – điều mà phương pháp thủ công khó đảm bảo khi dữ liệu ngày càng nhiều và phức tạp.
IV. Phần mềm AI cho kế toán hành chính: Gợi ý công cụ kiểm tra tự động
Hiện nay có nhiều phần mềm và công cụ AI có thể tích hợp vào quy trình kiểm tra số liệu kế toán, phù hợp với các cơ quan hành chính:
- GPT in Sheets là công cụ tích hợp ChatGPT vào Google Sheets, cho phép người dùng đặt câu hỏi, phân tích, diễn giải và kiểm tra dữ liệu ngay trong bảng tính. Đây là lựa chọn phù hợp với các kế toán quen làm việc trên Google Sheets, hỗ trợ rà soát công thức, phát hiện bất thường, và hỗ trợ đối chiếu số liệu giữa các kỳ
- SafeBooks AI là phần mềm sử dụng trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán, phát hiện sai sót và cảnh báo bất thường. Giải pháp này đã được nhiều đơn vị trường học, cơ quan hành chính công áp dụng trong việc rà soát sổ sách, đặc biệt hiệu quả đối với bộ phận kế toán nội bộ có khối lượng dữ liệu lớn.
- Excel + Add-in AI là cách kết hợp Excel truyền thống với các công cụ AI như ChatGPT, giúp tự động kiểm tra công thức, so sánh dữ liệu, phát hiện chênh lệch và thậm chí gợi ý cách sửa lỗi. Giải pháp này dễ áp dụng với các kế toán hành chính công đã quen làm việc với Excel, không cần cài phần mềm phức tạp.
Các công cụ này đặc biệt phù hợp với phần mềm AI cho kế toán hành chính, khi không cần phải đầu tư hạ tầng phức tạp mà vẫn ứng dụng được trí tuệ nhân tạo vào thực tiễn công việc.
V. Ứng dụng AI kiểm tra báo cáo tài chính: Lợi ích mang lại
Việc ứng dụng AI trong kiểm tra – đối chiếu báo cáo tài chính không chỉ đơn thuần hỗ trợ kỹ thuật, mà còn mang lại những lợi ích mang tính chiến lược và hệ thống cho các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp.
a) Tiết kiệm đáng kể thời gian kiểm tra, đối chiếu
Thay vì phải mất hàng giờ, thậm chí nhiều ngày để rà soát từng con số, từng bảng biểu trong báo cáo tài chính, công cụ AI có thể tự động phát hiện bất thường, đối chiếu số liệu chéo chỉ trong vài phút. Điều này giúp giảm tải áp lực cho cán bộ kế toán, đặc biệt trong giai đoạn cao điểm báo cáo.
b) Giảm thiểu rủi ro sai số và bỏ sót dữ liệu
AI có khả năng quét toàn bộ dữ liệu để phát hiện các sai lệch nhỏ nhất, từ chênh lệch số dư, sai mã tiểu mục, đến các khoản thu – chi không khớp. Việc này giúp phát hiện sớm sai sót trước khi chuyển lên cơ quan kiểm toán hoặc lãnh đạo phê duyệt, tránh biến lỗi nhỏ thành hậu quả nghiêm trọng.
c) Chủ động kiểm soát lỗi – Không phụ thuộc vào kiểm tra thủ công
Thay vì chờ đến kỳ kiểm toán nội bộ hoặc kiểm tra của cấp trên mới phát hiện lỗi, bộ phận kế toán có thể tự kiểm tra thường xuyên bằng AI. Điều này tạo ra một môi trường làm việc chủ động, minh bạch và giảm nguy cơ bị động khi có thanh tra, giám sát đột xuất.
d) Tăng tính minh bạch, nâng cao độ tin cậy của số liệu
Khi cơ quan có thể chứng minh rằng số liệu tài chính đã được kiểm tra qua công cụ AI có tính chính xác cao, việc trình bày báo cáo với lãnh đạo, cơ quan chủ quản hay đơn vị kiểm toán sẽ trở nên thuyết phục hơn. Đây là yếu tố quan trọng giúp củng cố uy tín của đơn vị trong công tác tài chính – ngân sách.
e) Hỗ trợ chuẩn hóa và xây dựng quy trình kiểm tra tài chính hiện đại
Không chỉ dừng ở việc rà soát, nhiều công cụ AI hiện nay còn hỗ trợ chuẩn hóa quy trình kiểm tra, tạo mẫu soát xét, tự động gợi ý điểm bất thường và xây dựng nhật ký kiểm tra. Nhờ đó, bộ phận kế toán không chỉ kiểm tra nhanh mà còn kiểm tra có hệ thống, có căn cứ, sẵn sàng đối chiếu khi cần
VI. Kết luận
AI không thay thế kế toán, nhưng có thể trở thành “trợ lý kiểm toán nội bộ” đắc lực – đặc biệt trong giai đoạn chuyển đổi số ngành tài chính công. Thay vì tiếp tục dựa vào kiểm tra thủ công, tốn kém thời gian và dễ xảy ra sai sót, các cơ quan nên từng bước đưa công cụ kiểm tra số liệu tự động vào quy trình làm việc. NOTE EDU khuyến nghị các đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp nên chủ động tìm hiểu, thử nghiệm và ứng dụng AI trong từng phần việc nhỏ, từ kiểm tra sổ sách nội bộ đến đối chiếu số liệu liên kỳ. Việc chuyển đổi không chỉ giúp giảm áp lực, mà còn nâng cao chất lượng, độ tin cậy của số liệu kế toán trong môi trường ngày càng minh bạch và chuẩn hóa.
👉 Với các cán bộ, kế toán muốn bắt đầu tiếp cận AI theo hướng bài bản, thông qua các hình thức đào tạo phù hợp với đặc thù công việc kế toán hành chính sự nghiệp.. Anh/chị có thể tham khảo nội dung tai đây: “Khóa học Ứng dụng AI trong hành chính công”
Tham gia nhóm Zalo để nhận hỗ trợ: Tham gia ngay
Hotline: 090 283 1123
Email: notevn.jsc@gmail.com
Website: note.edu.vn
Facebook: Viện Đào tạo quản trị và Hợp tác quốc tế
Địa chỉ: Đường D4, KDC Hồng Loan, P.Hưng Thạnh, Q.Cái Răng, TP. Cần Thơ