Trong năm 2025, nhu cầu viết báo cáo định kỳ bằng AI đang ngày càng tăng lên tại các cơ quan hành chính và tổ chức công. Không chỉ giúp rút ngắn thời gian, công cụ AI còn hỗ trợ định dạng báo cáo đúng mẫu, gợi ý nội dung phù hợp và giảm thiểu sai sót trong quá trình tổng hợp số liệu. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa lợi ích này, anh/chị cần hiểu rõ quy trình viết báo cáo – từ chuẩn bị dữ liệu đến lựa chọn công cụ và trình bày báo cáo hoàn chỉnh.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách viết báo cáo định kỳ bằng AI hiệu quả nhất trong năm 2025, kèm theo mẫu và cách áp dụng cụ thể theo từng lĩnh vực.
I. Tổng quan về báo cáo định kỳ
1.1 Tổng quan báo cáo định kỳ
Báo cáo định kỳ là tài liệu hành chính được lập theo chu kỳ cố định như tháng, quý, năm. Đây là căn cứ quan trọng để đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ, nhận diện vấn đề và đề xuất giải pháp cải thiện. Trong nhiều cơ quan, báo cáo định kỳ còn phản ánh trực tiếp năng lực điều hành và khả năng phối hợp nội bộ.
Các loại báo cáo thường gặp bao gồm:
- Báo cáo chuyên môn (giáo dục, y tế, lao động – xã hội…);
- Báo cáo tài chính – hành chính (ngân sách, tài sản công…);
- Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ theo chương trình, kế hoạch năm…
Tuy quen thuộc, việc lập báo cáo vẫn gây nhiều áp lực cho cán bộ do: khối lượng công việc lớn, dữ liệu phân tán, yêu cầu cao về hình thức và dễ bị lặp nội dung giữa các kỳ.
1.2 Những khó khăn thường gặp khi lập báo cáo:
Dù nhiều cán bộ đã quen với việc lập báo cáo, nhưng vẫn gặp một số vướng mắc như:
- Thiếu thời gian, quá tải công việc: Lập báo cáo chỉ là một phần trong rất nhiều nhiệm vụ được giao.
- Số liệu phân tán hoặc không đồng nhất: Mỗi bộ phận quản lý một phần dữ liệu, gây khó trong tổng hợp.
- Áp lực về mặt hình thức, cách trình bày: Nhiều đơn vị yêu cầu nội dung vừa đủ, cô đọng nhưng cũng phải đúng mẫu biểu.
- Lặp lại câu chữ – thiếu điểm nhấn mới: Đặc biệt với các báo cáo tháng, quý thường có nội dung tương tự nhau.
II. Cách viết báo cáo định kỳ hiệu quả bằng AI
Trong thực tế, nhiều cán bộ hành chính vẫn phải viết báo cáo bằng tay hoặc soạn trên Word, Excel theo kiểu “chắp vá dữ liệu” từng kỳ. Việc này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót, trùng lặp nội dung và khó kiểm soát tiến độ tổng hợp.
Trong bối cảnh dữ liệu ngày càng nhiều, yêu cầu báo cáo ngày càng cao, việc ứng dụng AI để hỗ trợ viết báo cáo định kỳ là một giải pháp thiết thực. AI có thể:
- Tự động gợi ý nội dung theo mục tiêu, lĩnh vực;
- Tóm tắt dữ liệu nhanh hơn;
- Chuẩn hóa câu chữ, trình bày;
- Hỗ trợ dịch, trích dẫn, hoặc viết lại nội dung theo giọng văn phù hợp.
2.1 Xác định cấu trúc báo cáo trước khi dùng AI
AI không thể tự viết ra một bản báo cáo chuẩn nếu người dùng không xác định được mục đích báo cáo và bố cục nội dung. Do đó anh/chị cần:
- Xác định người đọc: Cấp trên, cơ quan chuyên môn, tổ công tác liên ngành…;
- Mục đích: Theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả, đề xuất điều chỉnh…;
- Phạm vi và dữ liệu đầu vào: tháng/quý/năm? Báo cáo toàn ngành hay lĩnh vực cụ thể?
2.2 Gợi ý bố cục cơ bản (áp dụng cho hầu hết các lĩnh vực)
- Mở đầu: Nêu căn cứ, mục tiêu, phạm vi báo cáo;
- Tình hình thực hiện:
- Tóm tắt số liệu chính;
- Những điểm nổi bật;
- So sánh với kỳ trước;
- Tóm tắt số liệu chính;
- Khó khăn, tồn tại: Có thể phân nhóm theo nguyên nhân khách quan – chủ quan;
- Đề xuất, kiến nghị: Gắn liền với vấn đề đã nêu, tránh chung chung;
- Kết luận: Định hướng cho kỳ tới (nếu có).
III. Cách triển khai câu lệnh viết báo cáo định kỳ phù hợp
3.1 Cấu trúc & nội dung cần có của một báo cáo định kỳ
Mẫu báo cáo định kỳ thường gồm:
1. Phần mở đầu:
- Thời gian thực hiện: Tháng/quý/năm nào.
- Căn cứ: Quy định, kế hoạch, công văn chỉ đạo.
- Mục đích báo cáo: Tổng hợp tình hình, đánh giá kết quả, đề xuất phương hướng…
2. Nội dung chính:
a. Tình hình triển khai / Hoạt động đã thực hiện
- Các hoạt động chính đã triển khai trong kỳ
- Số liệu, tiến độ thực hiện
b. Kết quả đạt được
- Số liệu cụ thể: số ca, số lượng, chỉ tiêu đạt được
- Mức độ hoàn thành, kết quả nổi bật
c. Tồn tại – Hạn chế
- Các vấn đề còn tồn đọng, chưa đạt
- Vướng mắc trong quá trình thực hiện
d. Nguyên nhân
- Phân tích nguyên nhân khách quan – chủ quan
- Nhấn mạnh các vấn đề về nhân lực, ngân sách, phối hợp…
3. Phương hướng – Kiến nghị
- Kế hoạch, mục tiêu kỳ sau
- Đề xuất hỗ trợ, giải pháp khắc phục
4. Kết thúc báo cáo
- Ngày báo cáo
- Họ tên, chức vụ “Người lập báo cáo”
Đây là cấu trúc mẫu chuẩn có thể dùng cho giáo dục (báo cáo dạy học), y tế (báo cáo tiêm chủng), sản xuất (báo cáo tiến độ)…
3.2 Các trường hợp để tạo câu lệnh tối ưu
Để AI hỗ trợ hiệu quả, anh/chị cần mô tả rõ nhu cầu bằng mẫu lệnh (prompt). Có 2 trường hợp phổ biến:
✅ Trường hợp 1: Chưa có bảng số liệu – chỉ cần AI hỗ trợ nội dung
Ví dụ lệnh:
Hãy viết một báo cáo định kỳ tháng 7 về công tác tiêm chủng tại xã A theo cấu trúc sau:
- Phần mở đầu: thời gian, căn cứ, mục đích báo cáo
- Nội dung chính:
– a. Tình hình triển khai
– b. Kết quả đạt được
– c. Tồn tại – Hạn chế
– d. Nguyên nhân
- Phương hướng – Kiến nghị
- Kết thúc báo cáo: ngày lập báo cáo, người lập
Ghi chú: Văn phong hành chính, ngắn gọn, súc tích, có điểm nhấn về số liệu nếu có.
✅ Trường hợp 2: Đã có số liệu (bảng Excel hoặc copy từ phần mềm):
Dán trực tiếp bảng số liệu (nếu nhỏ) hoặc file Excel vào khung chat AI như sau đó ra lệnh cho AI viết.
Ví dụ lệnh khi có bảng số liệu:
Từ bảng số liệu sau viết giúp tôi báo cáo định kỳ theo cấu trúc hành chính gồm:
- Phần mở đầu: thời gian, căn cứ, mục đích báo cáo
- Nội dung chính:
- Tình hình triển khai
- Kết quả đạt được
- Tồn tại – Hạn chế
- Nguyên nhân
3. Phương hướng – Kiến nghị
4. Kết thúc báo cáo (ngày lập, người lập)
Văn phong hành chính, rõ ràng, có thể trích số liệu nổi bật từ bảng nếu phù hợp.
3.3 Các công cụ khác và cách dùng đơn giản
| Công cụ | Ưu điểm | Cách dùng đơn giản |
| ChatGPT | Gợi ý nội dung từng phần báo cáo, viết lại câu cho gọn, sáng | Gõ yêu cầu kiểu: “Viết giúp tôi phần 2 của báo cáo khám bệnh quý II từ số liệu sau…” |
| Canva Docs / Gamma | Tạo báo cáo trình bày chuyên nghiệp, có đồ họa đẹp | Nhập nội dung gợi ý → chọn layout phù hợp → AI tự trình bày slide |
| Notion AI / Google Docs AI | Viết nội dung logic, tránh lặp ý, giúp định dạng văn bản | Gõ yêu cầu trực tiếp, công cụ đề xuất từng đoạn |
| Excel + AI Add-on | Phân tích số liệu tự động, tạo biểu đồ nhanh | Nhập số liệu bảng → chọn Add-on AI → yêu cầu tóm tắt nội dung chính |
IV. Ứng dụng AI theo lĩnh vực cụ thể
Giáo dục
- Soạn báo cáo chuyên môn: tổng hợp tình hình dạy học, thi cử, chuyên đề, thao giảng.
- AI có thể hỗ trợ viết phần đánh giá giáo viên, học sinh theo tiêu chí – tiết kiệm thời gian, dễ điều chỉnh theo mẫu của Phòng/Sở.
Y tế
- Báo cáo tiêm chủng, khám chữa bệnh, y tế dự phòng, dân số – kế hoạch hóa gia đình.
- AI giúp tổng hợp số liệu từ Excel, viết phần phân tích tình hình, nguyên nhân ca tăng/giảm, đề xuất nhân lực – vật tư.
Sản xuất – doanh nghiệp
- Báo cáo sản lượng, tỷ lệ lỗi, năng suất – cải tiến kỹ thuật.
- AI hỗ trợ rút gọn mô tả kỹ thuật, viết phần tồn tại – kiến nghị rõ ràng, tránh liệt kê khô cứng.
Hành chính – UBND cấp xã/huyện
- Báo cáo định kỳ của các phòng ban: báo cáo tháng, quý về kinh tế – văn hóa – xã hội.
- Dùng AI để viết phần mở đầu theo mẫu cố định, phần đánh giá có thể gợi ý tự động từ số liệu nhập vào.
Văn hóa – xã hội
- Báo cáo lĩnh vực an sinh, bảo trợ xã hội, người có công, bình đẳng giới…
- AI gợi ý cách viết văn bản nhấn vào kết quả nhân văn – đồng thời viết được phần tồn tại đúng ngữ cảnh xã hội.
V. Kết luận
Viết báo cáo định kỳ không chỉ là một công việc mang tính thủ tục, mà còn là cơ sở để đánh giá, điều hành và ra quyết định trong cơ quan. Việc ứng dụng AI vào quy trình này không thay thế con người, mà giúp tiết kiệm thời gian, giảm áp lực xử lý thủ công và nâng cao chất lượng nội dung trình bày.
Nếu anh/chị là cán bộ hành chính công đang muốn từng bước làm quen với cách ứng dụng AI vào công việc hàng ngày – từ viết báo cáo, trình bày slide, đến hỗ trợ tổng hợp dữ liệu tôi NOTE EDU hiện có khóa học thực hành chuyên sâu được thiết kế riêng cho lĩnh vực này Khóa học không đi vào kỹ thuật phức tạp mà tập trung vào thao tác dễ hiểu, áp dụng được ngay với công việc thực tế của cán bộ công.
Đăng ký khóa học: Ứng dụng AI trong quản trị & hành chính công
Tham gia nhóm để được tư vấn và nhận tài liệu mẫu miễn phí: Vào nhóm
Hotline: 090 283 1123
Email: notevn.jsc@gmail.com
Website: note.edu.vn
Facebook: Viện Đào tạo quản trị và Hợp tác quốc tế
Địa chỉ: Đường D4, KDC Hồng Loan, P.Hưng Thạnh, Q.Cái Răng, TP. Cần Thơ