I. Giới thiệu tổng quan – Gemini AI là gì?
Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ trong khối cơ quan nhà nước, AI (trí tuệ nhân tạo) đang trở thành công cụ quan trọng hỗ trợ cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Không chỉ giúp giảm tải công việc hành chính, AI còn góp phần chuẩn hóa quy trình, nâng cao năng suất và chất lượng dịch vụ công.
Trong số đó, Gemini AI là gì đang là câu hỏi được nhiều người quan tâm. Đây là nền tảng trí tuệ nhân tạo do Google phát triển, được xem là thế hệ kế nhiệm của Bard, mang đến khả năng xử lý dữ liệu đa phương thức — hiểu và tạo nội dung từ văn bản, hình ảnh, âm thanh và video. Điều này giúp Gemini không chỉ trả lời câu hỏi, mà còn phân tích thông tin, tóm tắt tài liệu và hỗ trợ lập báo cáo một cách thông minh và chính xác.
Điểm đáng chú ý là Gemini có thể hoạt động trực tiếp trên hệ sinh thái Google (Docs, Sheets, Gmail, Slides…), tạo nên sự liền mạch với công việc hành chính – vốn phụ thuộc nhiều vào văn bản, biểu mẫu và báo cáo. Với khả năng này, Gemini đang dần trở thành “trợ lý hành chính ảo” đáng tin cậy cho nhiều đơn vị hành chính công.
II. Tính năng nổi bật của Gemini AI – mở rộng khả năng xử lý công việc hành chính
So với các công cụ AI thông thường, tính năng Gemini AI nổi bật ở khả năng kết hợp ngữ cảnh, dữ liệu và định dạng khác nhau. Điều này mang lại nhiều giá trị ứng dụng thực tế trong môi trường hành chính công:
Dưới đây là 5 tính năng nổi bật của Gemini AI và cách chúng có thể hỗ trợ trong môi trường cơ quan nhà nước:
- Đọc và so sánh tài liệu nhanh chóng
Gemini có thể xử lý hàng chục trang văn bản chỉ trong vài giây. Ví dụ, khi cần rà soát hai phiên bản Thông tư hoặc Nghị định, công cụ sẽ chỉ ra những điểm khác biệt chính, giúp cán bộ nắm nhanh nội dung thay đổi. - Phân tích video, hình ảnh và biểu đồ
Đối với các phòng ban có báo cáo thực địa hoặc khảo sát, Gemini có thể nhận diện nội dung trong ảnh, trích xuất số liệu hoặc mô tả bối cảnh, hỗ trợ tổng hợp minh chứng cho hồ sơ dự án mà không cần thao tác thủ công. - Nghiên cứu chuyên sâu và tổng hợp báo cáo
Gemini có khả năng tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn và tạo dàn ý báo cáo có cấu trúc logic, giúp cán bộ phòng kế hoạch hoặc giáo viên phụ trách chuyên đề dễ dàng chuẩn bị tài liệu phân tích. - Canvas – Phác thảo ý tưởng và quy trình
Tính năng Canvas cho phép lập sơ đồ công việc trực quan, phù hợp cho phòng tổ chức, cải cách hành chính khi cần trình bày quy trình hoặc kế hoạch triển khai. - Tạo hình ảnh minh họa phù hợp nội dung
Gemini có thể tạo hình minh họa cho slide, báo cáo hoặc tài liệu tập huấn, giúp bài trình bày sinh động, chuyên nghiệp mà không tốn thời gian thiết kế.
→ Nhờ đó, ứng dụng Gemini AI trong hành chính công không chỉ dừng ở mức thử nghiệm, mà đã bắt đầu đi vào thực tế, đặc biệt ở các đơn vị hành chính cấp sở, ngành và trường học công lập.
III. Cách sử dụng Gemini AI an toàn và hiệu quả
Hiểu đúng cách sử dụng Gemini AI là yếu tố quan trọng để phát huy giá trị công cụ mà vẫn đảm bảo an toàn dữ liệu.
- Đăng nhập và sử dụng tài khoản chính thống
Truy cập gemini.google.com bằng tài khoản Google cơ quan (nếu có). Việc này giúp đảm bảo bảo mật dữ liệu và tuân thủ chính sách thông tin nội bộ. - Đặt yêu cầu rõ ràng, có mục tiêu cụ thể
AI chỉ thông minh khi người dùng biết cách đặt câu hỏi. Nên dùng câu lệnh như “Tóm tắt công văn này trong 5 ý ngắn gọn, đúng ngôn ngữ hành chính” thay vì yêu cầu chung chung. - Tuyệt đối không nhập thông tin mật
Dù Gemini hoạt động trên nền tảng Google, dữ liệu nhập vào vẫn nằm ngoài phạm vi nội bộ. Vì vậy, chỉ nên dùng công cụ này cho các tài liệu công khai, báo cáo thường hoặc nội dung tập huấn. - Kiểm tra và chỉnh sửa lại trước khi phát hành
Khi Gemini AI hỗ trợ xử lý văn bản, người dùng vẫn phải rà soát, kiểm duyệt và chỉnh sửa theo đúng quy định thể thức. AI chỉ nên là công cụ hỗ trợ sơ bộ, không thay thế hoàn toàn vai trò chuyên môn. - Duy trì vai trò “người kiểm soát”
AI giúp giảm thời gian thao tác, nhưng con người quyết định độ chính xác. Khi hiểu lưu ý khi sử dụng Gemini AI, cán bộ sẽ vừa khai thác được sức mạnh công nghệ, vừa bảo đảm tuân thủ quy trình hành chính.
IV. Lợi ích – rủi ro khi áp dụng Gemini AI trong hành chính công
Khi triển khai rộng rãi công cụ này, các cơ quan cần thống nhất quy định về phạm vi và quy trình sử dụng. Một số lưu ý khi sử dụng Gemini AI gồm:
- Không để lộ thông tin nội bộ hoặc tài liệu công vụ.
- Kiểm tra độ chính xác của dữ liệu đầu ra.
- Chỉ sử dụng cho mục đích hỗ trợ, không dùng làm căn cứ pháp lý.
- Ưu tiên đào tạo cán bộ kỹ năng đánh giá và kiểm soát AI.
Việc kiểm soát chặt chẽ giúp đảm bảo Gemini được khai thác đúng hướng — hỗ trợ chứ không làm sai lệch quy trình hành chính. Do đó, các cơ quan cần xây dựng quy định về phạm vi, giới hạn và quy trình sử dụng AI trong văn phòng hành chính, đảm bảo hiệu quả và an toàn.
V. Kết luận
Gemini AI không chỉ là công cụ công nghệ mới mà còn là bước tiến giúp hành chính công tiến gần hơn với chuyển đổi số. Tuy nhiên, để sử dụng hiệu quả, cán bộ cần được hướng dẫn bài bản, hiểu giới hạn và ứng dụng đúng tình huống công việc.
Khóa học “Ứng dụng AI trong công việc hành chính công” do NOTE EDU triển khai sẽ giúp học viên nắm vững kỹ năng này – từ Gemini, ChatGPT, đến NotebookLM – để biến AI thành công cụ hỗ trợ hiệu quả trong nghiệp vụ, thay vì trở thành rủi ro tiềm ẩn.
📌 Tham gia cộng đồng học AI: Tham gia
🚀 Tham khảo khóa học “Ứng dụng AI trong hành chính công: Tại đây
Liên hệ với NOTE EDU:
Hotline: 0936.557.916
Email: edu@note.com.vn
Website: note.edu.vn
Facebook: Viện Đào tạo quản trị và Hợp tác quốc tế
Địa chỉ: Đường D4, KDC Hồng Loan, P.Hưng Thạnh, Q.Cái Răng, TP. Cần Thơ
