Khám phá AI trong hành chính công: công cụ mạnh mẽ giúp xử lý dữ liệu, phục vụ người dân, nhưng đâu là giới hạn mà AI chưa thể thay thế? AI trong hành chính công đang dần trở thành xu hướng tất yếu trong cải cách bộ máy quản lý nhà nước. Từ chatbot hỗ trợ người dân đến hệ thống phân tích dữ liệu, AI hứa hẹn mang lại nhiều đột phá. Tuy nhiên, để ứng dụng hiệu quả, cần hiểu rõ AI có thể làm gì và đâu là giới hạn mà công nghệ này chưa thể thay thế con người.
I. AI trong hành chính công – bối cảnh và xu hướng
1.1. Tại sao AI được đưa vào hành chính công?
AI trong hành chính công xuất phát từ nhu cầu cải cách bộ máy quản lý, nơi mà khối lượng hồ sơ, văn bản và yêu cầu phục vụ ngày càng lớn. Nếu không có công nghệ hỗ trợ, cán bộ dễ quá tải, dẫn đến chậm trễ và sai sót. AI mang lại lời giải khi có thể xử lý nhanh dữ liệu, tối ưu quy trình và hỗ trợ giao tiếp hiệu quả hơn với người dân.
1.2. Xu hướng quốc tế
Nhiều quốc gia đã chứng minh AI là công cụ quan trọng để hiện đại hóa hành chính công. Tại Singapore, AI được dùng để phân tích dữ liệu dân cư, giao thông nhằm xây dựng chính sách đô thị thông minh. Ở Bắc Âu, chính phủ triển khai chatbot để giải đáp dịch vụ công, giúp người dân tiếp cận thông tin 24/7. Những mô hình này cho thấy AI không chỉ phục vụ lĩnh vực kinh tế mà còn nâng cao hiệu quả quản trị xã hội.
1.3. Định hướng tại Việt Nam
Ở Việt Nam, việc ứng dụng AI trong hành chính công không chỉ là xu hướng công nghệ, mà còn được đặt trong định hướng chiến lược của Đảng và Chính phủ. Nổi bật có Quyết định 127/QĐ-TTg (2021) phê duyệt Chiến lược quốc gia về nghiên cứu, phát triển và ứng dụng trí tuệ nhân tạo đến năm 2030, trong đó nêu rõ mục tiêu đưa AI vào quản lý, điều hành nhà nước. Tiếp đó, Nghị quyết 57-NQ/TW (2024) và Nghị quyết 66-NQ/TW (2025) đều nhấn mạnh yêu cầu đẩy mạnh chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ số và ứng dụng AI trong cải cách hành chính.
Song song, nhiều văn bản điều hành khác của Chính phủ và Bộ Thông tin & Truyền thông cũng khẳng định việc khai thác AI là một trong những trụ cột để nâng cao hiệu quả phục vụ người dân, doanh nghiệp. Như vậy, định hướng ứng dụng AI trong hành chính công ở Việt Nam không chỉ là thử nghiệm đơn lẻ, mà là một nhiệm vụ có căn cứ pháp lý, nằm trong chiến lược dài hạn nhằm xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và hiệu quả hơn.
II. AI có thể làm gì trong hành chính công?
a) Soạn thảo, tổng hợp và trình bày văn bản hành chính
AI có thể tóm tắt nhanh nội dung văn bản dài, hệ thống hóa các quy định theo từng lĩnh vực, và gợi ý phác thảo báo cáo, bài phát biểu, kế hoạch công tác. Một số công cụ thậm chí hỗ trợ tạo slide thuyết trình từ văn bản đầu vào, giúp cán bộ tiết kiệm thời gian chuẩn bị. Đây là những công việc thường xuyên tại các phòng ban UBND, phòng văn hóa – xã hội, kinh tế – hạ tầng, nên AI trở thành “trợ lý văn bản” đắc lực.
b) Hỗ trợ xử lý hồ sơ và quy trình thủ tục
AI có thể tự động phân loại hồ sơ, kiểm tra giấy tờ còn thiếu, và trích xuất dữ liệu từ tài liệu giấy để nhập vào hệ thống. Bên cạnh đó, AI gợi ý các bước xử lý theo quy định, đồng thời theo dõi tiến độ và nhắc việc khi sắp trễ hạn.
Nhờ vậy, thủ tục hành chính được giải quyết nhanh hơn, ít sai sót hơn, giảm tải cho cán bộ và nâng cao mức độ hài lòng của người dân.
c) Tăng hiệu quả quản lý và phục vụ
Nhiều địa phương đã thí điểm chatbot AI song ngữ giúp người dân tra cứu thủ tục hành chính 24/7, giảm áp lực cho bộ phận một cửa. Với AI, câu trả lời có thể được cá nhân hóa, dễ hiểu và chính xác theo quy định hiện hành. Điều này vừa tăng sự hài lòng của người dân, vừa giúp cán bộ tập trung vào những việc phức tạp hơn.
d) Phân tích và dự báo dữ liệu quản lý
AI không chỉ xử lý mà còn có khả năng phân tích dữ liệu để phát hiện xu hướng. Chẳng hạn, hệ thống có thể nhận diện sự gia tăng đột biến của một loại thủ tục hành chính trong một thời gian ngắn, từ đó cảnh báo cơ quan quản lý để điều chỉnh nguồn lực kịp thời. Đây là điểm mạnh hỗ trợ công tác chỉ đạo, điều hành dựa trên bằng chứng số.
III. AI không thể làm gì trong hành chính công
a) Ra quyết định mang tính pháp lý
AI chỉ có thể đưa ra gợi ý, phân tích, nhưng quyết định cuối cùng trong các thủ tục hành chính – như cấp giấy phép, công nhận quyền sử dụng đất, xử lý khiếu nại – vẫn phải do cán bộ chịu trách nhiệm. Đây là nguyên tắc quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và trách nhiệm giải trình.
b) Thay thế sự thấu hiểu xã hội và giao tiếp con người
Nhiều tình huống hành chính không chỉ dựa vào dữ liệu, mà còn cần sự lắng nghe, đối thoại và linh hoạt theo bối cảnh xã hội. AI không thể thay thế sự đồng cảm của cán bộ khi tiếp xúc với người dân, nhất là trong những trường hợp khó khăn, phức tạp hoặc nhạy cảm.
c) Hạn chế trong việc xử lý tình huống đặc thù
Trong thực tế, nhiều hồ sơ hành chính không chỉ là những thủ tục lặp lại đơn giản, mà có yếu tố phức tạp, chưa có tiền lệ hoặc vướng nhiều quy định chồng chéo. Đây là điểm yếu của AI, bởi công nghệ này chủ yếu dựa vào dữ liệu quá khứ và các mẫu có sẵn để đưa ra kết quả. Điều đó cho thấy AI không thể thay thế phán đoán linh hoạt của con người trong các trường hợp đặc thù, nhất là khi liên quan đến quyền lợi hợp pháp của người dân.
IV. Thách thức khi triển khai AI trong hành chính công
4.1 Vấn đề dữ liệu và bảo mật
Dữ liệu là nền tảng để AI hoạt động, nhưng ở nhiều cơ quan hành chính công tại Việt Nam, dữ liệu vẫn còn phân tán, thiếu chuẩn hóa và chưa được kết nối liên thông. Điều này khiến AI khó học hỏi và đưa ra kết quả chính xác. Chẳng hạn, một hồ sơ dân cư có thể được lưu trữ ở nhiều nơi với thông tin khác nhau, dẫn đến sự sai lệch khi AI phân tích.
Bên cạnh đó, bảo mật dữ liệu cá nhân là một yêu cầu bắt buộc. AI có khả năng xử lý khối lượng lớn thông tin nhạy cảm (như hồ sơ hộ tịch, đất đai, tài chính), nên nếu không có quy trình quản trị chặt chẽ, nguy cơ rò rỉ hoặc bị khai thác sai mục đích sẽ rất lớn. Đây là lý do Chính phủ luôn nhấn mạnh nguyên tắc bảo vệ quyền riêng tư khi triển khai các ứng dụng số trong hành chính công.
4.2 Năng lực cán bộ và khả năng tiếp nhận công nghệ
Một thách thức khác là năng lực số của đội ngũ cán bộ công chức. Nhiều người đã quen với quy trình thủ công, khi áp dụng công nghệ mới dễ gặp tâm lý e ngại, thậm chí lo sợ AI sẽ thay thế công việc của mình. Nếu không có chương trình đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng số thường xuyên, cán bộ có thể lúng túng, dẫn tới việc AI không phát huy được hiệu quả.
Đặc biệt, hành chính công không chỉ cần thao tác kỹ thuật mà còn yêu cầu tính chính xác pháp lý và sự thấu hiểu xã hội. Cán bộ cần được hướng dẫn để biết khi nào nên dựa vào AI, khi nào phải tự mình thẩm định và ra quyết định.
4.3 Cơ chế pháp lý và quy định sử dụng AI
Khung pháp lý cho AI ở Việt Nam đang trong quá trình hoàn thiện. Nhiều câu hỏi lớn vẫn chưa có lời giải rõ ràng, chẳng hạn:
- Nếu AI đưa ra gợi ý sai, trách nhiệm thuộc về ai?
- Làm thế nào để đảm bảo tính minh bạch trong việc sử dụng AI, tránh tình trạng “máy quyết định thay người”?
- Các quy định về an ninh mạng, bảo mật thông tin có bao phủ hết các tình huống phát sinh từ AI chưa?
Chính phủ đã ban hành Chiến lược quốc gia về AI (QĐ 127/2021) và các Nghị quyết gần đây như 57-NQ/TW (2024), 66-NQ/TW (2025), trong đó có định hướng ứng dụng AI vào quản trị công. Tuy nhiên, việc cụ thể hóa thành luật, nghị định và thông tư hướng dẫn vẫn là bước tiếp theo cần được đẩy nhanh để đảm bảo hành lang pháp lý vững chắc.
4.4 Sự chấp nhận của đội ngũ cán bộ công chức
AI có thể mang lại nhiều lợi ích, nhưng việc triển khai thành công phụ thuộc rất lớn vào thái độ và sự chấp nhận của cán bộ công chức – những người trực tiếp sử dụng công cụ này. Một số cán bộ có thể lo lắng rằng AI sẽ làm giảm vai trò của mình, hoặc e ngại vì chưa quen với công nghệ mới. Nếu không có sự đồng thuận và chủ động tiếp nhận, AI khó được ứng dụng sâu rộng.
Do đó, điều quan trọng là phải truyền thông rõ ràng rằng AI chỉ là công cụ hỗ trợ chứ không thay thế con người, đồng thời đi kèm các chương trình đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng số. Khi cán bộ thấy rõ lợi ích thực tế – như giảm áp lực hồ sơ, tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả xử lý – họ sẽ có động lực mạnh mẽ hơn để chủ động khai thác AI trong công việc hằng ngày.
V. Kết luận
AI trong hành chính công là xu hướng tất yếu, góp phần giảm tải khối lượng công việc, nâng cao hiệu quả phục vụ và minh bạch quy trình quản lý nhà nước. Tuy nhiên, AI chỉ đóng vai trò công cụ hỗ trợ, không thể thay thế trách nhiệm, phán đoán và quyết định cuối cùng của cán bộ công chức. Để phát huy tối đa giá trị, việc ứng dụng AI cần gắn với đào tạo kỹ năng số cho đội ngũ, hoàn thiện khung pháp lý và triển khai trên nền dữ liệu thống nhất.
Với cách tiếp cận đúng đắn, AI sẽ trở thành “trợ lý thông minh” đắc lực, đồng hành cùng cơ quan hành chính công trong tiến trình cải cách và phục vụ người dân, doanh nghiệp tốt hơn.
📌 Nếu anh/chị muốn bắt đầu ứng dụng AI vào công việc hành chính, nhưng chưa biết cách, hãy tham gia group Zalo hỗ trợ 👉 [Tham gia group Zalo tại đây]
Tham khảo thông tin khóa học: tại đây
Liên hệ với NOTE EDU:
Hotline: 090 283 1123
Email: notevn.jsc@gmail.com
Website: note.edu.vn
Facebook: Viện Đào tạo quản trị và Hợp tác quốc tế
Youtube: NOTE EDU – Viện Đào tạo và Hợp tác quốc tế
Địa chỉ: Đường D4, KDC Hồng Loan, P.Hưng Thạnh, Q.Cái Răng, TP. Cần Thơ
