AI số hóa tài liệu hành chính giúp tự động phân loại công văn, tìm kiếm nhanh, giảm 80% thời gian xử lý hồ sơ. Xem ngay giải pháp dễ ứng dụng cho cơ quan. Mất hàng giờ mỗi ngày để lọc, đặt tên và lưu trữ hàng loạt công văn đến – đi? Tài liệu lưu trữ rải rác, tìm lại lúc cần thì mất cả buổi? Đây là thực trạng chung tại nhiều cơ quan hành chính, nơi hồ sơ vẫn còn tồn đọng dưới dạng giấy hoặc file không phân loại rõ ràng. Bài viết này sẽ chỉ ra cụ thể công nghệ nào giúp anh/chị làm được điều đó, các giải pháp phổ biến tại Việt Nam, và lộ trình triển khai đơn giản mà hiệu quả, kể cả anh/chị không rành kỹ thuật.
I. Thực trạng lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan hành chính
Tại nhiều đơn vị hành chính nhà nước, hồ sơ công văn vẫn được lưu trữ dưới dạng giấy từ trong tủ hồ sơ truyền thống. Các tài liệu quan trọng như văn bản đi – đến, quyết định, hồ sơ nhân sự, tài liệu tài chính… thường được phân loại theo năm, loại văn bản và được đặt trong các tủ, kệ thép hoặc phòng lưu trữ.
Tuy nhiên, phương thức này bộc lộ nhiều hạn chế:
- Khó tra cứu nhanh khi cần gấp tài liệu
- Dễ thất lạc, hỏng hóc do yếu tố môi trường hoặc sai sót con người
- Khó đảm bảo tính liên thông, chia sẻ giữa các bộ phận
Nhiều đơn vị đã nhận thấy sự bất cập nhưng chưa có giải pháp triển khai hiệu quả.
II. Những khó khăn khi chưa số hóa hồ sơ, tài liệu
Việc chưa áp dụng công nghệ số trong lưu trữ tài liệu hành chính không chỉ gây bất tiện và khó khăn. Tại cơ quan hành chính, hồ sơ, công văn và tài liệu vẫn đang được lưu trữ chủ yếu bằng giấy, dẫn đến nhiều bất cập trong quá trình làm việc. Khi chưa số hóa, việc tìm kiếm văn bản thường mất nhiều thời gian do phải lục tìm thủ công trong tủ hồ sơ hoặc sổ mục lục dày đặc. Thậm chí, nhiều tài liệu dễ bị thất lạc, rách nát hoặc mờ chữ theo thời gian, gây khó khăn trong tra cứu và đối chiếu. Ngoài ra, việc lưu trữ tài liệu giấy chiếm nhiều không gian, đòi hỏi phải có kho lưu trữ riêng, tốn chi phí bảo quản, in ấn và nhân lực sắp xếp. Khi cần chia sẻ hoặc trình lãnh đạo phê duyệt, tài liệu giấy thường phải photo, chuyển tay hoặc gửi đường công văn, khiến quy trình chậm trễ, dễ xảy ra sai sót hoặc nhầm lẫn. Quan trọng hơn, trong môi trường làm việc từ xa hoặc họp trực tuyến, việc phụ thuộc vào tài liệu giấy khiến công việc bị gián đoạn, khó phối hợp.
Hơn thế, việc chưa số hóa còn khiến cơ quan chậm thích nghi với yêu cầu chuyển đổi số quốc gia.
III. Giải pháp AI hỗ trợ số hóa và phân loại tài liệu hành chính
Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng được đẩy mạnh, các công nghệ như AI (trí tuệ nhân tạo), OCR (nhận dạng ký tự quang học) và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) đang trở thành trụ cột trong việc số hóa tài liệu.
a) AI OCR – Tự động nhận diện và chuyển đổi văn bản
OCR (Optical Character Recognition) cho phép quét và nhận dạng chữ viết từ tài liệu giấy, PDF hoặc ảnh chụp, sau đó chuyển thành văn bản số có thể chỉnh sửa và lưu trữ.
Điểm mạnh hiện nay:
- Nhận diện tiếng Việt có dấu chính xác cao.
- Nhận diện bảng biểu, chữ viết tay tương đối tốt.
- Tự động tách dòng – căn lề – giữ định dạng gốc.
🛠 Công cụ phổ biến ở Việt Nam:
- FPT.AI Reader:
Tối ưu cho tài liệu hành chính tiếng Việt. Có khả năng nhận dạng biểu mẫu, bảng biểu phức tạp.
- VietOCR (mã nguồn mở, tùy chỉnh):
Nhiều đơn vị sử dụng kết hợp với Tesseract để nhận dạng văn bản tiếng Việt.
- Zalo AI OCR (tích hợp trong hệ sinh thái Zalo Cloud):
Dễ dùng với các đơn vị đã số hóa dữ liệu qua Zalo hoặc tích hợp chatbot.
b) AI phân loại – Gắn nhãn và sắp xếp tài liệu theo ngữ cảnh
AI không chỉ đọc nội dung mà còn hiểu được loại văn bản, ngày ban hành, tên cơ quan phát hành… để tự động phân loại theo thư mục hợp lý. Hệ thống có thể gợi ý tên file, nhóm chủ đề, hỗ trợ xây dựng cấu trúc lưu trữ khoa học.
🛠 Công cụ phổ biến tại Việt Nam:
- FPT.AI Tagging:
Gắn nhãn tự động, trích xuất trường dữ liệu (ví dụ: số văn bản, ngày ký…).
- Hệ thống quản lý văn bản nội bộ có tích hợp AI như:
- MISA eOffice (phiên bản mới tích hợp AI hỗ trợ trích xuất dữ liệu)
- C-Office, iDesk (nhiều đơn vị nhà nước đang sử dụng, có module AI tùy chỉnh)
- MISA eOffice (phiên bản mới tích hợp AI hỗ trợ trích xuất dữ liệu)
c) AI tìm kiếm thông minh
Khác với tìm kiếm theo từ khóa thông thường, AI cho phép truy vấn theo ngữ nghĩa, nhận diện từ đồng nghĩa và liên kết các tài liệu liên quan. Điều này giúp tra cứu nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian.
🛠 Công cụ phổ biến tại Việt Nam:
- FPT.AI Search:
Hệ thống tìm kiếm tiếng Việt, hỗ trợ tra cứu theo ngữ nghĩa. Có thể tích hợp với hệ thống nội bộ.
- Nền tảng tích hợp MISA AMIS hoặc FSI (Tập đoàn FSI Việt Nam):
Cung cấp bộ giải pháp số hóa – phân loại – tra cứu tài liệu chuẩn cho cơ quan nhà nước, tích hợp AI.
Việc triển khai các giải pháp AI “Make in Vietnam” như FPT.AI, Zalo AI, MISA, FSI… cho phép các đơn vị hành chính công chủ động số hóa dữ liệu, đồng thời bảo mật – tiết kiệm chi phí – dễ triển khai theo từng giai đoạn.
IV. Lợi ích khi Ứng dụng AI số hóa tài liệu hành chính
Việc ứng dụng AI vào công tác số hóa và quản lý tài liệu hành chính mang lại nhiều giá trị thiết thực cho các cơ quan nhà nước. Trước hết, AI giúp rút ngắn đáng kể thời gian tìm kiếm tài liệu – từ hàng chục phút xuống chỉ còn vài giây – nhờ khả năng nhận diện từ khóa và truy xuất thông minh. Việc phân loại, lưu trữ tập trung và có thể phân quyền truy cập linh hoạt giúp đảm bảo an toàn, bả thiểu nguy cơ thất lạc, sai sót trong quá trình lưu trữ hoặc chuyển giao hồ sơ, đặc biệt khi có thay đổi nhân sự. Từ đó, tiết kiệm diện tích lưu trữ vật lý, tối ưu nguồn lực vận hành, và nâng cao năng lực đáp ứng trong các đợt kiểm tra, thanh tra hoặc báo cáo định kỳ. Nhiều đơn vị sau khi triển khai thử nghiệm đã ghi nhận sự chuyển biến rõ rệt về hiệu suất làm việc và tính chuyên nghiệp trong quản lý văn bản chỉ sau 3–6 tháng.
V. Đề xuất triển khai số hóa bằng AI tại đơn vị hành chính
Để quá trình số hóa tài liệu bằng AI đạt hiệu quả cao, các đơn vị hành chính cần có kế hoạch triển khai bài bản và phù hợp với năng lực nội tại. Trước tiên, đơn vị nên tiến hành khảo sát, rà soát các nhóm hồ sơ cần ưu tiên số hóa – có thể bắt đầu từ văn bản đi – đến hoặc tài liệu lưu trữ lâu năm. Tiếp đó, cần chuẩn hóa cấu trúc lưu trữ: thiết lập hệ thống thư mục, quy định cách đặt tên file, loại định dạng phù hợp. Sau khi chuẩn bị, đơn vị có thể triển khai số hóa bằng cách sử dụng máy scan kết hợp công nghệ AI OCR để chuyển đổi văn bản giấy thành dữ liệu số. Hệ thống AI sẽ hỗ trợ phân loại, gắn nhãn và lưu trữ theo logic đã thiết lập. Đồng thời, tổ chức các buổi đào tạo, tập huấn cho cán bộ sử dụng thành thạo công cụ tìm kiếm, truy xuất và cập nhật tài liệu. Quá trình nên được thực hiện theo từng giai đoạn – theo phòng, theo nhóm văn bản – để dễ kiểm soát, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh kịp thời.
VI. Kết luận
AI số hóa tài liệu hành chính không còn là xu hướng mà đang trở thành nhu cầu thiết yếu trong quá trình hiện đại hóa hành chính nhà nước. Các cơ quan, đơn vị nên chủ động xây dựng lộ trình triển khai. Không còn phụ thuộc vào phương pháp lưu trữ giấy, không lo thất lạc hay tìm mãi không ra tài liệu, AI đang trở thành trợ lý đắc lực cho hành chính công hiện đại.
Anh/chị muốn học cách ứng dụng AI vào xử lý văn bản hành chính, phân loại công văn, lập báo cáo định kỳ và nhiều nghiệp vụ khác, hãy tham khảo ngay khóa học “Ứng dụng AI trong hành chính công” tại NOTE EDU
Khóa học phù hợp với người không chuyên kỹ thuật – hướng dẫn thực hành từ A đến Z, giúp anh/chị tiết kiệm thời gian, làm việc hiệu quả và bắt kịp xu hướng số hóa của ngành.
Hotline: 090 283 1123
Email: notevn.jsc@gmail.com
Website: note.edu.vn
Facebook: Viện Đào tạo quản trị và Hợp tác quốc tế
Địa chỉ: Đường D4, KDC Hồng Loan, P.Hưng Thạnh, Q.Cái Răng, TP. Cần Thơ