AI là gì? Cán bộ công chức có cần quan tâm? Bài viết phân tích rõ tư duy đúng về AI – công cụ hỗ trợ, không thay thế, giúp cán bộ tiết kiệm thời gian và làm chủ công nghệ hiệu quả trong thời kỳ chuyển đổi số. AI không còn là khái niệm dành riêng cho ngành công nghệ. Vấn đề không phải là có nên áp dụng AI hay không, mà là nên bắt đầu từ đâu, sử dụng thế nào cho hiệu quả và đúng vai trò của mình?
I. AI là gì? Tại sao ngày càng được nhắc đến trong bộ máy hành chính công?
AI (Artificial Intelligence – Trí tuệ nhân tạo) là công nghệ mô phỏng khả năng tư duy, học hỏi và xử lý thông tin của con người bằng máy móc, đặc biệt là máy tính. Nói một cách dễ hiểu, AI giúp máy móc “hiểu”, “phân tích” và “gợi ý hành động” dựa trên dữ liệu đầu vào, gần giống như cách con người suy nghĩ và ra quyết định.
Trong khu vực hành chính công, AI không còn là khái niệm xa lạ. Nhiều quốc gia đã đưa AI vào hỗ trợ các công việc như:
- Tự động hóa quy trình xử lý văn bản
- Phân tích dữ liệu thống kê
- Tóm tắt nội dung cuộc họp
- Hỗ trợ người dân tra cứu thông tin, thực hiện thủ tục trực tuyến
Tại Việt Nam, các bộ, ngành cũng đang từng bước thử nghiệm và triển khai các ứng dụng AI, đặc biệt trong các lĩnh vực như y tế, giáo dục, giao thông, văn hóa – xã hội và tài chính công. AI trở thành một phần trong chiến lược chuyển đổi số quốc gia và là công cụ được khuyến khích áp dụng để nâng cao hiệu quả điều hành, quản lý.
II. Cán bộ công chức có cần quan tâm đến AI không?
2.1 Thực trạng công việc hành chính công
Cán bộ công chức, nhất là ở cấp cơ sở, thường phải xử lý khối lượng công việc lớn: tiếp dân, làm báo cáo, xử lý văn bản, tham mưu, tổng hợp số liệu,… trong khi nhân lực không tăng, yêu cầu về tiến độ và chất lượng ngày càng cao. AI có thể hỗ trợ giảm tải nhiều phần việc lặp lại, tốn thời gian, ví dụ như:
- Soạn thảo văn bản hành chính theo mẫu
- Tóm tắt nội dung dài thành các ý chính
- Đối chiếu, kiểm tra dữ liệu sơ bộ
- Gợi ý nội dung dự thảo báo cáo, kế hoạch
2.2 Yêu cầu mới trong thời kỳ chuyển đổi số
Trong các văn bản chỉ đạo gần đây, Quyết định số 03/NQ‑CP (2024) thực hiện Nghị quyết số 57‑NQ/TW về đột phá khoa học, công nghệ và CĐS. Trong chương trình hành động, Chính phủ nêu rõ:
“Xây dựng, ban hành chương trình đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức kiến thức về khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, kỹ năng số, công nghệ số cơ bản phục vụ chuyển đổi số quốc gia.”.
Việc biết cách sử dụng các công cụ AI trở thành một phần trong năng lực hành chính hiện đại. Cán bộ biết tận dụng AI sẽ:
- Thể hiện tư duy cập nhật, linh hoạt
- Chủ động hơn trong xử lý công việc
- Đáp ứng tốt hơn các tiêu chuẩn của nền hành chính điện tử
AI không thay thế cán bộ, nhưng những cán bộ không biết dùng AI sẽ bị chậm nhịp trong môi trường công vụ đang thay đổi nhanh chóng. Quan tâm đến AI không phải là lựa chọn công nghệ, mà là thái độ với công việc
III. Tư duy đúng về AI: Công cụ hỗ trợ – không thay thế con người
Khi AI bắt đầu được ứng dụng rộng rãi, một trong những lo ngại phổ biến nhất là: “Liệu AI có thay thế cán bộ công chức không?”
Thực tế, điều cần thay đổi trước tiên chính là tư duy tiếp cận AI:
→ AI là công cụ hỗ trợ con người làm việc tốt hơn, không phải là mối đe dọa.
3.1 AI hỗ trợ, còn con người quyết định
AI có thể giúp soạn thảo văn bản, phân tích dữ liệu, nhắc lịch họp, tóm tắt biên bản… nhưng không thể thay thế trách nhiệm hành chính, phán đoán tình huống hoặc xử lý mối quan hệ xã hội – những năng lực đặc thù của cán bộ công chức.
AI cũng không thể:
- Ký duyệt một văn bản hành chính thay con người
- Tham mưu chiến lược phù hợp với đặc thù địa phương
- Hiểu tâm lý người dân, linh hoạt trong tiếp công dân
Giống như máy tính, điện thoại – AI cũng là một công cụ. Cũng như trước đây cán bộ cần làm quen với tin học văn phòng, thư điện tử, phần mềm hành chính… thì hôm nay, AI là một bước tiến mới trong bộ công cụ phục vụ công vụ. Không dùng AI không phải là lỗi – nhưng dùng AI hiệu quả là điểm cộng lớn trong bối cảnh chuyển đổi số.
3.2 Tư duy đúng về AI giúp cán bộ làm chủ công nghệ
Hiện nay, không ít cán bộ vẫn giữ tâm lý chờ đợi, cho rằng: “Phần mềm là việc của phòng công nghệ thông tin” “Tôi không quen dùng máy móc, cứ làm bằng tay cho chắc” “AI là thứ mới mẻ, để sau cũng được”
Suy nghĩ đó khiến cán bộ trở thành người bị công nghệ dẫn dắt, thậm chí bị tụt lại phía sau, trong khi đáng lẽ cán bộ cần là người làm chủ và chọn lọc cách ứng dụng công nghệ phục vụ công việc của mình.
Suy nghĩ đúng cần xuất phát từ 3 điều:
✅ Một: AI không làm thay toàn bộ công việc, mà chỉ hỗ trợ một phần – đặc biệt là phần lặp đi lặp lại, mất thời gian.
Ví dụ:
- Khi anh/chị cần viết 10 mẫu thư mời họp, AI có thể gợi ý nội dung, bạn chỉ cần chỉnh sửa theo tình huống thực tế.
- Khi anh/chị phải đọc 15 trang báo cáo, AI có thể giúp tóm tắt những điểm chính trong vài phút.
✅ Hai: Cán bộ vẫn là người kiểm soát, chịu trách nhiệm cuối cùng, không phải “AI làm rồi là xong”.
Dù AI đề xuất nội dung gì, vẫn cần cán bộ rà soát, điều chỉnh cho phù hợp với ngữ cảnh thực tế và quy định pháp luật.
✅ Ba: Chủ động học cách dùng công cụ mới không phải vì áp lực, mà vì muốn làm việc thông minh hơn – đỡ vất vả hơn.
Giống như khi từng phải học tin học văn phòng để không bị tụt hậu, hôm nay cũng vậy – học cách sử dụng AI là để hỗ trợ chính mình.
→ AI không thay thế cán bộ. Nhưng cán bộ biết dùng AI sẽ làm việc tốt hơn – và sớm trở thành người dẫn dắt quá trình chuyển đổi số tại đơn vị.
IV. Những hiểu lầm phổ biến khi tiếp cận AI trong lĩnh vực hành chính công
Việc ứng dụng AI trong hành chính công là một xu hướng tất yếu. Tuy nhiên, nhiều cán bộ, công chức vẫn còn giữ những hiểu lầm hoặc rào cản tâm lý, khiến việc tiếp cận công cụ mới này gặp khó khăn. Dưới đây là 3 hiểu lầm phổ biến nhất:
a. “AI là công nghệ cao, chỉ dành cho chuyên gia”
Đây là suy nghĩ phổ biến nhất. Nhiều người hình dung AI như một hệ thống máy móc phức tạp, phải biết lập trình hoặc có trình độ kỹ thuật mới dùng được.
Sự thật: Rất nhiều công cụ AI hiện nay được thiết kế để ai cũng có thể sử dụng mà không cần kiến thức chuyên môn về công nghệ.
Ví dụ:
- Nhập một câu yêu cầu như: “Viết giúp tôi một báo cáo (mã hóa số liệu) kết quả kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm trong quý II”
→ AI có thể tạo ngay bản nháp nội dung, có thể chỉnh sửa lại cho phù hợp. - Gửi một file văn bản dài, nhờ AI tóm tắt 5 ý chính → có thể sử dụng ngay trong báo cáo hoặc trình bày trong cuộc họp.
b. “Phải cài phần mềm riêng mới dùng được”
Một số cán bộ cho rằng muốn dùng AI phải:
- Xin mua phần mềm riêng
- Cài đặt rườm rà
- Phải có hệ thống riêng do phòng kỹ thuật vận hành
Sự thật: Nhiều công cụ AI hiện nay hoàn toàn có thể dùng trực tuyến trên trình duyệt, không cần cài đặt gì.
Ví dụ:
- ChatGPT, Notion AI, Gamma, Copilot… chỉ cần tài khoản, truy cập web là sử dụng được.
- Ngay cả Microsoft Word, PowerPoint cũng đang tích hợp AI trong bộ Office mới.
c. “Dùng AI là gian lận hoặc lệ thuộc”
Có không ít e ngại cho rằng nếu để AI soạn nội dung thay mình thì sẽ:
- Thiếu trách nhiệm
- Không còn “tự làm – tự chịu”
- Gây ra sai sót nếu máy móc làm sai
Sự thật: Dùng AI đúng cách không phải gian lận, mà là một phần trong cải tiến công vụ.
- Cán bộ vẫn là người kiểm duyệt, chỉnh sửa và ký duyệt văn bản – AI không thể thay thế giai đoạn này.
- AI chỉ giúp tiết kiệm thời gian ở bước sơ khởi, tạo nháp, xử lý thông tin thô.
Giống như dùng máy in thay vì viết tay, dùng Excel thay vì tính nhẩm – AI là một bước tiến tiếp theo để cán bộ giảm tải áp lực và nâng cao hiệu suất.
V. Kết luận
AI là xu thế, nhưng hiệu quả đến đâu phụ thuộc vào cách chúng ta sử dụng. Với cán bộ công chức, AI không phải thứ quá xa vời mà chính là công cụ giúp giảm tải công việc, xử lý nhanh văn bản, tổng hợp báo cáo hiệu quả hơn mỗi ngày. Chỉ cần hiểu đúng và biết cách áp dụng, AI sẽ trở thành trợ lý đắc lực trong công vụ – chứ không thay thế ai cả.
📌 Nếu anh/chị muốn bắt đầu ứng dụng AI vào công việc hành chính, nhưng chưa biết cách, hãy tham gia group Zalo hỗ trợ 👉 [Tham gia group Zalo tại đây]
Tham khảo thông tin khóa học: tại đây
Hotline: 090 283 1123
Email: notevn.jsc@gmail.com
Website: note.edu.vn
Facebook: Viện Đào tạo quản trị và Hợp tác quốc tế
Địa chỉ: Đường D4, KDC Hồng Loan, P.Hưng Thạnh, Q.Cái Răng, TP. Cần Thơ